SharePoint KI: M365 Wissenssuche mit KI-Chatbot und korrekter Berechtigungsprüfung
SharePoint KI macht Ihre M365-Dokumente per Chatbot durchsuchbar – mit präziser Berechtigungsprüfung und ohne Copilot-Lizenzkosten.
SharePoint Chatbot – Wissenssuche mit KI ohne Microsoft Copilot
SharePoint enthält das Wissen Ihres Unternehmens – aber die Suche ist oft unbefriedigend. Ein SharePoint KI-Chatbot ändert das: Mitarbeiter stellen Fragen in natürlicher Sprache und erhalten präzise Antworten aus SharePoint-Dokumenten, Listen und Seiten – mit korrekter Berechtigungsprüfung. Nur Inhalte, für die der Nutzer Leseberechtigung hat, fließen in die Antwort ein. Keine Microsoft Copilot Lizenz erforderlich, keine Datenweitergabe an Microsoft, vollständige Kontrolle über Modell und Infrastruktur. Die M365 Wissenssuche mit KI ist die kosteneffiziente Alternative, die Ihre bestehende SharePoint-Investition maximiert.
Ihre Vorteile mit SharePoint KI und M365 Wissenssuche
SharePoint KI macht Ihr M365-Wissen per KI-Chatbot zugänglich – berechtigungskonform, ohne Copilot-Kosten und mit hoher Antwortqualität.
Berechtigungskonforme Wissenssuche
Der SharePoint Chatbot liefert nur Antworten aus Dokumenten, für die der anfragende Nutzer Leseberechtigung hat – keine versehentliche Offenlegung vertraulicher Inhalte.
Copilot-Alternative ohne Lizenzkosten
Volle KI-Wissenssuche über SharePoint ohne Microsoft Copilot Lizenz von 30 Euro pro Nutzer monatlich – bei vergleichbarer Funktionalität für Dokumentensuche.
Vollständige Datenkontrolle
Dokumente und Anfragen verlassen nicht Ihre Azure-Umgebung – keine Datenweitergabe an Microsoft für Modelltraining, volle DSGVO-Konformität.
Ab wann macht SharePoint KI Wissenssuche Sinn?
SharePoint KI lohnt sich für Unternehmen, die Microsoft 365 und SharePoint produktiv einsetzen und eine KI-gestützte Wissenssuche benötigen, ohne Microsoft Copilot-Lizenzen zu erwerben. Besonders geeignet für Unternehmen mit großen SharePoint-Dokumentenbeständen, strengen Datenschutzanforderungen oder dem Wunsch nach vollständiger Kontrolle über das eingesetzte KI-Modell.
SharePoint Online als primäres Dokumentenmanagementsystem produktiv im Einsatz
Microsoft Copilot-Lizenzkosten zu hoch oder Datenschutzvorgaben erlauben keine Copilot-Nutzung
Mitarbeiter verbringen täglich Zeit mit SharePoint-Dokumentensuche und finden relevante Inhalte nicht schnell genug
Verwandte Lösungen
Ausgewählte Lösungsbereiche aus unserem Portfolio
Anwendungsbeispiele für SharePoint KI und M365 Wissenssuche im Unternehmenseinsatz
SharePoint Chatbot und M365 Wissenssuche mit KI optimieren Dokumentenrecherche in Verwaltung, Produktion und IT.
Verwaltung: Richtlinien und Prozessdokumente per KI finden
Eine Behörde ermöglicht Mitarbeitern, Verwaltungsvorschriften und Prozessbeschreibungen aus SharePoint per KI-Chatbot in natürlicher Sprache abzufragen.
Wissenssuche über alle SharePoint-Dokumentenbibliotheken der Behörde
Berechtigungsprüfung stellt sicher, dass nur freigegebene Dokumente als Antwortbasis dienen
Antworten mit direkten SharePoint-Links für schnellen Zugriff auf Quelldokument
Produktion: Technische Spezifikationen schnell abrufen
Ein Industrieunternehmen ermöglicht Produktionsmitarbeitern, technische Spezifikationen und Prüfberichte aus SharePoint per KI-Chatbot in Teams abzurufen.
Integration des SharePoint KI-Chats als Tab im Teams-Kanal
Suche über Produktspezifikationen, Zeichnungen und Qualitätsprüfberichte
Versionstracking: Chatbot verwendet immer die aktuelle Dokumentenversion
IT-Onboarding: Neuen Mitarbeitern Wissen zugänglich machen
Ein Versicherungsunternehmen nutzt den SharePoint KI-Chatbot für das IT-Onboarding – neue Mitarbeiter finden Anleitungen und Systemdokumentationen per Frage.
Onboarding-Dokumente, IT-Handbücher und Systemanleitungen vollständig indexiert
Neue Mitarbeiter reduzieren Rückfragen an IT-Helpdesk um messbar mehr als 40 Prozent
Persönliche SharePoint-Berechtigungen bestimmen, welche Dokumente abrufbar sind
Kernfunktionen: Was steckt im Paket?
SharePoint KI von Pexon verbindet M365-Wissenssuche mit KI-Chatbot – berechtigungskonform, datenschutzkonform und als Copilot-Alternative.
Berechtigungskonformes Retrieval
Jede Suchanfrage prüft SharePoint-Berechtigungen des anfragenden Nutzers – nur berechtigte Dokumente fließen als Kontext in die KI-Antwort ein.
SharePoint REST API-Integration
Direkter Zugriff über SharePoint REST API auf Dokumente, Listen, Seiten und Metadaten – keine Middleware, kein Sync-Delay.
Inkrementelle Delta-Synchronisation
Änderungen in SharePoint werden über Delta-API automatisch erkannt und inkrementell in den Index übertragen – Index immer aktuell.
Suche über Dokumente, Listen und Seiten
SharePoint KI durchsucht nicht nur Dokumentenbibliotheken, sondern auch SharePoint-Listen und -Seiten – vollständige Wissensabdeckung.
Kein Microsoft Copilot erforderlich
Vollständige KI-Wissenssuche über SharePoint ohne Copilot-Lizenz – geringere Lizenzkosten bei voller Kontrolle über Modell und Infrastruktur.
Teams-Integration als Tab
Der SharePoint KI-Chatbot wird als Tab in Teams-Kanälen eingebettet – Wissenssuche ohne Wechsel aus der gewohnten Arbeitsumgebung.
Unser Ansatz: In 3 Phasen zum Erfolg
Unser bewährter Ansatz liefert schnelle Ergebnisse und schafft eine nachhaltige Lösung, die mit Ihnen wächst.
Phase 1: SharePoint-Analyse und Berechtigungskonzept
Phase 1
Wir analysieren Ihre SharePoint-Struktur, Dokumentenvolumen und Berechtigungskonzepte und entwickeln die KI-Architektur für berechtigungskonforme Wissenssuche.
- Aufnahme SharePoint-Struktur, Sites, Bibliotheken und Berechtigungsgruppen
- Definition Indexierungsumfang und Berechtigungsfilter-Strategie
- Entscheidung LLM-Backend und Chatbot-Integrationskanal
Phase 2: Indexierung und Berechtigungsfilter-Implementierung
Phase 2
Wir implementieren den SharePoint-Indexer mit Berechtigungsfilterung, bauen die RAG-Architektur auf und führen die initiale Vollindexierung durch.
- SharePoint-Indexer-Implementierung mit REST API und Delta-Sync
- Berechtigungsfilter-Logik im Retrieval-Layer
- Initiale Vollindexierung und Qualitätsprüfung
Phase 3: Chatbot-Integration, Teams-Einbettung und Übergabe
Phase 3
Wir integrieren das SharePoint KI-Backend in den Chatbot, betten die Lösung in Teams ein und übergeben mit vollständiger Dokumentation und Schulung.
- Chatbot-Implementierung mit SharePoint-RAG-Backend und Quellenangaben
- Teams-Tab-Integration und Rollout-Konfiguration
- Dokumentation, Pilotbetrieb und Übergabe an IT-Team
Sichern Sie sich Ihre kostenfreie Erstberatung
Analyse Ihres individuellen Bedarfs
Erste Empfehlungen zu passenden Produkten und Umsetzungsstrategien
Transparente Einblicke in unsere Methoden, Technologien & Referenzen
Ihr Nutzen auf einen Blick: Von „Vorher“ zu „Nachher“
So verändert SharePoint KI mit berechtigungskonformem Chatbot die Wissenssuche in Ihrem Unternehmen.
Vorher
SharePoint-Suche liefert ungenaue Ergebnisse bei natürlichsprachigen Fragen und findet relevante Dokumente oft nicht
Mitarbeiter wissen nicht, in welcher Bibliothek das gesuchte Dokument liegt – manuelle Navigation kostet Zeit
KI-Chatbots ohne Berechtigungsprüfung liefern Antworten aus Dokumenten, die der Nutzer nicht sehen darf
Microsoft Copilot-Lizenzen zu teuer für alle Mitarbeiter, die von der Wissenssuche profitieren würden
Nachher
Natürlichsprachige Fragen liefern präzise Antworten aus SharePoint-Dokumenten in Sekunden
Antworten enthalten direkten Link zur SharePoint-Seite oder Datei – schneller Zugriff auf Quelldokument
Berechtigungsfilter stellt sicher, dass nur Dokumente mit Lesezugriff des Nutzers in Antworten einfließen
Kosteneffiziente Copilot-Alternative für die gesamte Belegschaft – ohne Einzellizenz je Nutzer
Doppelter Mehrwert für Ihr Unternehmen
Für die Unternehmensführung
Kosteneffizienz: SharePoint KI als Copilot-Alternative spart bei 500 Nutzern bis zu 180.000 Euro jährlich gegenüber Microsoft Copilot-Lizenzen.
Datenschutz und Compliance: Vollständige Kontrolle über Datenverarbeitung und Modellwahl – keine Daten verlassen die eigene Azure-Umgebung, DSGVO-konform betreibbar.
Produktivitätssteigerung: Schnellere Wissenssuche spart Wissensarbeitern 20 bis 40 Minuten täglich – messbare Produktivitätssteigerung für die gesamte Belegschaft.
Für Fachbereiche und IT
Nahtlose Teams-Integration: Der SharePoint KI-Chatbot erscheint als Tab im Teams-Kanal – Mitarbeiter verlassen die Arbeitsumgebung nicht und benötigen keine separate Anmeldung.
Bestehende Berechtigungen genutzt: SharePoint-Berechtigungsgruppen werden direkt übernommen – keine separate Rechteverwaltung für den KI-Chatbot notwendig.
Administrierbar durch IT-Team: Indexierungsumfang, LLM-Backend und Berechtigungsfilter werden zentral konfiguriert – IT behält volle Kontrolle ohne Abhängigkeit von Microsoft-Lizenzen.
SharePoint KI Starter
SharePoint KI-Chatbot mit berechtigungskonformem Retrieval über eine SharePoint-Site – als Teams-Tab bereitgestellt.
Ihre Investition
ab 16.500 €
SharePoint-Analyse und Berechtigungskonzept
SharePoint-Indexer mit REST API und inkrementellem Delta-Sync
Berechtigungskonformes Retrieval im RAG-Layer
KI-Chatbot mit Quellenangaben und SharePoint-Links
Teams-Tab-Integration und Rollout-Konfiguration
Dokumentation, Schulung und Pilotbetrieb-Unterstützung
100% unverbindlich mit echtem Mehrwert
Erfahren Sie mehr über unsere Data-Services und Cloud Consulting Leistungen.
Ihre Experten
Wir verbinden strategisches Know-how mit technologischer Exzellenz.
Phillip Pham
Geschäftsführer
Robin Werner
Head of Azure
100% unverbindlich mit echtem Mehrwert
Häufige Fragen
Zusammenfassung einiger Fragen unserer Kunden
Wie funktioniert die Berechtigungsprüfung im SharePoint KI-Chatbot?
Bei jeder Anfrage wird über die SharePoint REST API geprüft, auf welche Dokumente der anfragende Nutzer Lesezugriff hat. Im Retrieval werden nur Dokument-Chunks berücksichtigt, die mit den Berechtigungen des Nutzers übereinstimmen.
Ist der SharePoint KI-Chatbot eine vollständige Alternative zu Microsoft Copilot?
Für den Anwendungsfall Dokumentensuche und Wissensabruf ja. Microsoft Copilot bietet zusätzlich Integration in Word, Excel und Outlook. Der SharePoint KI-Chatbot ist die kosteneffiziente Lösung wenn der Schwerpunkt auf Dokumentensuche liegt.
Kann der Chatbot auch SharePoint-Listen durchsuchen?
Ja. Im Standard- und Premium-Paket werden neben Dokumentenbibliotheken auch SharePoint-Listen indexiert. Listeneinträge werden als strukturierter Text aufbereitet und sind per KI-Chatbot abrufbar.
Welche SharePoint-Versionen werden unterstützt?
Wir unterstützen SharePoint Online und SharePoint Server ab Version 2019. SharePoint Server 2016 ist mit eingeschränktem API-Umfang ebenfalls möglich – Kompatibilität prüfen wir im Rahmen der Anforderungsanalyse.
Wie viele SharePoint-Dokumente kann das System verarbeiten?
Das System skaliert ohne technische Grenzen auf hunderttausende Dokumente. Bei sehr großen Beständen empfehlen wir eine gezielte Priorisierung relevanter Dokumentenbibliotheken, um Indexierungskosten und Suchqualität zu optimieren.
Aktuelles Fachwissen zu Data & AI
Bedrock Knowledge Bases: Managed RAG 2026 im Check
Bedrock Knowledge Bases 2026: managed RAG mit Ingestion, Chunking, OpenSearch, GraphRAG. Wann Managed statt Eigenbau, wo die Grenzen liegen. Ehrliche Pexon-Einordnung.
Offene KI-Plattform: BDEW-Katalog braucht die Schicht 2026
Der BDEW-Katalog 2020 ist das Menü. Die Offene KI-Plattform ist die Küche: Gateway, Register, Kill-Switch, Code an Sie.
KI Wartungsplanung Stadtwerke: Assistenz statt Autopilot
KI Wartungsplanung Stadtwerke scheitert an Disposition und Daten, nicht am Modell. Assistenz mit Freigabe, Lastprognose ist kein Angebot.
Sichern Sie sich Ihre kostenfreie Erstberatung
Analyse Ihres individuellen Bedarfs
Erste Empfehlungen zu passenden Produkten und Umsetzungsstrategien
Transparente Einblicke in unsere Methoden, Technologien & Referenzen
Sie suchen einen Partner für Ihr Projekt?
Wir geben unser Bestes, um Sie zufriedenzustellen.
Auf der Suche nach einem spannenden Job?
Schau dir jetzt unsere offenen Stellen an und finde deinen neuen Job bei Pexon.