KI-Dokumentenmanagement mit SharePoint: Automatische Klassifizierung, Extraktion und Compliance

Tausende unstrukturierte Dokumente automatisch klassifizieren, Daten extrahieren und Compliance sicherstellen. SharePoint als DMS mit KI von Pexon und Aurum.

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KI-Dokumentenmanagement: Wenn Dokumente sich selbst organisieren

In den meisten Unternehmen liegen Zehntausende Dokumente unstrukturiert auf Netzlaufwerken, in SharePoint und in E-Mail-Postfächern. Verträge werden manuell gesucht, Rechnungen von Hand geprüft, Compliance-relevante Dokumente sind nicht auffindbar. Die Lösung: SharePoint als zentrale DMS-Plattform kombiniert mit KI für automatische Klassifizierung, Datenextraktion und Compliance-Prüfung. Azure AI Document Intelligence erkennt Dokumenttypen, extrahiert Felder und ordnet Dokumente automatisch zu. Pexon liefert die KI-Klassifizierung und Dokumenten-KI mit Erfahrung aus Projekten bei Allianz, Liebherr und Reinhausen. Aurum baut die SharePoint-DMS-Architektur mit Metadaten, Berechtigungen und Retention Policies.

Microsoft Beratung

Vorteile eines KI-gestützten Dokumentenmanagements mit SharePoint

Drei Gründe, warum KI-Dokumentenmanagement mit SharePoint mehr ist als eine digitale Ablage.

Automatische Dokumentenklassifizierung

Die KI erkennt Dokumenttypen automatisch: Verträge, Rechnungen, Protokolle, technische Dokumentation. Kein manuelles Taggen, kein falsches Ablegen. Jedes Dokument landet am richtigen Ort.

Intelligente Datenextraktion

Azure AI Document Intelligence extrahiert Felder aus Dokumenten: Vertragslaufzeiten, Rechnungsbeträge, Lieferantendaten, Fristen. Strukturierte Daten statt unstrukturierter PDFs.

Compliance automatisch sicherstellen

Retention Policies, Sensitivity Labels und automatische Compliance-Checks stellen sicher dass Dokumente nach DSGVO, NIS2 und branchenspezifischen Regulierungen behandelt werden.

Ab wann macht KI-Dokumentenmanagement mit SharePoint Sinn?

Das KI-Dokumentenmanagement richtet sich an Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen und strengen Compliance-Anforderungen. Besonders relevant für regulierte Branchen die Vertragsverwaltung, Rechnungsprüfung und Compliance-Dokumentation automatisieren wollen.

Unternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitern und mehr als 100.000 Dokumenten in Ablagesystemen

Fachbereichsleiter und Compliance-Verantwortliche die Dokumentenprozesse automatisieren und Compliance sicherstellen wollen

Branchen: Banken, Versicherungen, Energie, Produktion mit regulatorischen Anforderungen

KI-Dokumentenmanagement: Drei Use Cases mit sofortigem Impact

Von der automatischen Vertragserkennung bis zur DIN-Normen-Compliance. Konkrete Lösungen für dokumentenintensive Prozesse.

Automatische Vertragserkennung bei Versicherungen

Versicherungsverträge, Policen und Schadensakten werden automatisch erkannt, klassifiziert und die relevanten Felder extrahiert. Vertragslaufzeiten, Deckungssummen und Fristen werden strukturiert erfasst.

Azure AI Document Intelligence erkennt Vertragstypen und extrahiert Schlüsselfelder

Automatische Fristenverwaltung mit Erinnerungen für Kündigungstermine

Volltextsuche über alle Verträge mit semantischem Verständnis

Frachtrechnungsprüfung mit KI

Eingehende Frachtrechnungen werden automatisch erfasst, mit Aufträgen abgeglichen und auf Plausibilität geprüft. Abweichungen werden markiert, korrekte Rechnungen automatisch freigegeben.

OCR und KI-Extraktion von Rechnungspositionen, Mengen und Preisen

Automatischer Abgleich mit Bestellungen und Lieferscheinen

Anomalie-Erkennung: Preisabweichungen, Doppelrechnungen und fehlende Positionen

DIN-Normen-Compliance-Check

Technische Dokumentation wird automatisch gegen DIN-Normen und interne Standards geprüft. Die KI erkennt fehlende Abschnitte, veraltete Referenzen und Abweichungen von Vorgaben.

KI-gestützte Prüfung technischer Dokumente gegen DIN und ISO Normen

Automatische Erkennung veralteter Normenverweise und fehlender Pflichtabschnitte

Compliance-Report mit konkreten Handlungsempfehlungen

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Kernfunktionen: Was steckt im Paket?

Sechs Gründe, warum Pexon und Aurum die richtige Kombination für KI-Dokumentenmanagement sind.

Erfahrung aus Projekten bei Allianz, Liebherr und Reinhausen

Pexon hat KI-Dokumentenmanagement für Konzerne und Mittelständler implementiert. Vertragsanalyse, Rechnungsprüfung und technische Dokumentation in regulierten Branchen.

SharePoint als Enterprise-DMS-Plattform

Aurum konfiguriert SharePoint als vollwertiges DMS: Metadaten-Architektur, Berechtigungskonzept, Retention Policies und Records Management. Keine zusätzliche DMS-Software nötig.

Azure AI Document Intelligence

Microsofts KI-Service für Dokumentenverarbeitung: OCR, Layouterkennung, Feldextraktion und Custom Models für branchenspezifische Dokumenttypen. In Azure EU gehostet.

0,38 EUR pro User pro Monat für den AI-Chatbot

Der Pexon AI-Chatbot für Dokumentensuche kostet nur 0,38 EUR pro Nutzer pro Monat. Mitarbeiter fragen in natürlicher Sprache und erhalten Antworten aus dem DMS.

DSGVO und NIS2 Compliance ab Tag 1

Sensitivity Labels, Retention Policies und automatische Compliance-Checks stellen die Einhaltung von DSGVO, NIS2 und branchenspezifischen Regulierungen sicher.

Messbare Ergebnisse in 6 Wochen

In 30 bis 60 Projekttagen steht Ihr KI-Dokumentenmanagement. Erste automatische Klassifizierungen laufen nach 3 Wochen. Die Volltextsuche mit KI ist nach 4 Wochen produktiv.

Unser Ansatz: In 3 Phasen zum Erfolg

Unser bewährter Ansatz liefert schnelle Ergebnisse und schafft eine nachhaltige Lösung, die mit Ihnen wächst.

Phase 1: Dokumenten-Analyse und KI-Strategie

Phase 1

Wir analysieren Ihr Dokumentenaufkommen, identifizieren die wichtigsten Dokumenttypen und definieren die KI-Klassifizierungsregeln und Extraktionsfelder.

Analyse: Dokumentenvolumen, Typen, Ablageorte und aktuelle Prozesse
Definition der Klassifizierungskategorien und Extraktionsfelder
SharePoint DMS-Architektur: Metadaten, Berechtigungen, Retention

Phase 2: KI-Training und DMS-Aufbau

Phase 2

Aurum baut die SharePoint DMS-Architektur. Pexon trainiert die KI-Modelle für Klassifizierung und Extraktion auf Ihren Dokumenttypen.

Aurum: SharePoint DMS mit Content Types, Metadaten und Workflows
Pexon: Custom Document Intelligence Models für Ihre Dokumenttypen
Integration in bestehende Prozesse: ERP, CRM, E-Mail

Phase 3: Migration und Optimierung

Phase 3

Bestehende Dokumente werden migriert und automatisch klassifiziert. Die KI-Modelle werden anhand der Ergebnisse optimiert und die Erkennungsrate gesteigert.

Migration bestehender Dokumente mit automatischer KI-Klassifizierung
Optimierung der Erkennungsrate basierend auf realen Ergebnissen
Schulungen für Endanwender und DMS-Administratoren

Beratungsgespräch

Sichern Sie sich Ihre kostenfreie Erstberatung

Analyse Ihres individuellen Bedarfs

Erste Empfehlungen zu passenden Produkten und Umsetzungsstrategien

Transparente Einblicke in unsere Methoden, Technologien & Referenzen

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Ihr Nutzen auf einen Blick: Von „Vorher“ zu „Nachher“

Der Unterschied zwischen manuellem Dokumentenmanagement und KI-gestütztem DMS mit SharePoint.

Vorher

Dokumente liegen unstrukturiert auf Netzlaufwerken und in E-Mail-Postfächern

Verträge werden manuell gesucht, Fristen werden verpasst

Rechnungsprüfung dauert Tage und ist fehleranfällig

Compliance-Prüfungen sind manuell und finden nur stichprobenartig statt

Nachher

Alle Dokumente automatisch klassifiziert und in SharePoint DMS organisiert

Verträge mit automatischer Fristenverwaltung und proaktiven Erinnerungen

Rechnungen werden in Minuten automatisch geprüft und abgeglichen

Compliance wird automatisch und flächendeckend sichergestellt

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Doppelter Mehrwert für Ihr Unternehmen

Unsere Lösung schafft Wert auf allen Ebenen – von der strategischen Unternehmensführung bis in die operativen Fachbereiche.

Für Fachbereichsleiter und Compliance-Verantwortliche

Compliance automatisch nachweisen: Retention Policies und Audit-Logs dokumentieren automatisch welche Dokumente wann klassifiziert, geändert und gelöscht wurden. Compliance-Reports auf Knopfdruck für interne und externe Prüfer.

Verträge nie wieder vergessen: Die KI extrahiert Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen automatisch. Proaktive Erinnerungen 90, 60 und 30 Tage vor Fristablauf. Keine verpassten Kündigungstermine mehr.

Prozesskosten um 60 Prozent senken: Automatische Rechnungsprüfung, Vertragsextraktion und Dokumentenklassifizierung reduzieren manuelle Arbeit drastisch. Typisch sehen wir 60 Prozent Kostensenkung bei dokumentenintensiven Prozessen.

Für IT-Verantwortliche und Architekten

SharePoint als Enterprise-DMS nutzen: Keine zusätzliche DMS-Software nötig. SharePoint Online mit Content Types, Managed Metadata und Records Management wird zum vollwertigen Dokumentenmanagementsystem.

Azure AI Document Intelligence als Managed Service: Keine eigene KI-Infrastruktur betreiben. Azure AI Document Intelligence ist ein Managed Service mit Pay-per-Use Abrechnung. Custom Models werden in Ihrer Azure-Umgebung trainiert und betrieben.

Integration in bestehende Systeme: Power Automate verbindet das DMS mit ERP, CRM und E-Mail. Extrahierte Rechnungsdaten fließen automatisch in SAP. Vertragsdaten werden im CRM aktualisiert. Alles über Standard-Connectors.

KI-Dokumentenmanagement Komplett

SharePoint DMS mit KI-gestützter Klassifizierung, Datenextraktion und Compliance-Automation. Von der Analyse bis zum produktiven Betrieb in 30 bis 60 Projekttagen.

Ihre Investition

ca. 30 bis 60 PT

Includes:

Dokumenten-Analyse und KI-Strategie

SharePoint DMS-Architektur durch Aurum mit Content Types und Retention

Azure AI Document Intelligence mit Custom Models durch Pexon

AI-Chatbot für natürlichsprachliche Dokumentensuche (0,38 EUR pro User pro Monat)

Migration bestehender Dokumente mit automatischer Klassifizierung

Schulungen und 3 Monate Optimierungsphase

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Drei Einstiegspunkte für KI-Dokumentenmanagement mit SharePoint

Dokumenten-Assessment

Analyse und KI-Strategie

ab 8.000 EUR

Ideal für Unternehmen die wissen wollen wie KI ihre Dokumentenprozesse verbessern kann

Analyse des Dokumentenaufkommens und der wichtigsten Dokumenttypen

Proof of Concept: KI-Klassifizierung auf einer Stichprobe von 1.000 Dokumenten

Roadmap mit Priorisierung und ROI-Schätzung

KI-DMS Komplett

SharePoint DMS mit KI-Klassifizierung

30 bis 60 PT

Ideal für Unternehmen die ein vollständiges KI-Dokumentenmanagement aufbauen wollen

SharePoint DMS-Architektur mit Metadaten und Compliance

Custom Document Intelligence Models für Ihre Dokumenttypen

Migration und 3 Monate Optimierung

Fachprozess-Automation

KI für einen spezifischen Dokumentenprozess

15 bis 30 PT

Ideal für Unternehmen die einen konkreten Dokumentenprozess automatisieren wollen

Fokus auf einen Use Case: Rechnungsprüfung, Vertragsanalyse oder Compliance-Check

Azure AI Document Intelligence Custom Model für diesen Prozess

Integration in bestehende Systeme via Power Automate

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Ihre Experten

Wir verbinden strategisches Know-how mit technologischer Exzellenz.

Phillip Pham

Geschäftsführer

Constantin Budin

Lead Consultant Data & AI

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Häufige Fragen

Zusammenfassung einiger Fragen unserer Kunden

Was kostet KI-Dokumentenmanagement mit SharePoint?

Ein Dokumenten-Assessment mit Proof of Concept startet bei 8.000 EUR. Ein vollständiges KI-DMS mit SharePoint-Architektur, Custom KI-Modellen und Migration umfasst 30 bis 60 Projekttage. Für einzelne Fachprozesse wie Rechnungsprüfung oder Vertragsanalyse bieten wir Pakete ab 15 Projekttagen.

Wie genau ist die automatische Dokumentenklassifizierung?

Mit Azure AI Document Intelligence und Custom Models erreichen wir typisch 90 bis 95 Prozent Erkennungsrate bei der Dokumentenklassifizierung. Bei spezialisierten Dokumenttypen wie Rechnungen oder Verträgen liegt die Feldextraktion bei 85 bis 95 Prozent Genauigkeit. Die Modelle werden mit Ihren Dokumenten trainiert und kontinuierlich optimiert.

Ersetzt das unsere bestehende DMS-Software?

Das hängt von Ihrem aktuellen System ab. SharePoint Online mit KI-Erweiterung kann viele klassische DMS-Systeme ersetzen. Für Unternehmen die bereits SharePoint nutzen ist die KI-Erweiterung nahtlos. Bei anderen DMS-Systemen prüfen wir im Assessment ob eine Migration oder eine Integration sinnvoller ist.

Ist die Lösung DSGVO-konform?

Ja. SharePoint Online und Azure AI Document Intelligence laufen in EU-Rechenzentren. Sensitivity Labels schützen personenbezogene Daten. Retention Policies stellen Löschfristen sicher. Die KI-Modelle werden in Ihrer Azure-Umgebung trainiert und betrieben. Keine Daten verlassen Ihren Tenant.

Wie lange dauert es bis die KI produktiv klassifiziert?

Erste Klassifizierungsergebnisse liefert ein Proof of Concept nach 2 bis 3 Wochen. Produktionsreife Custom Models sind nach 4 bis 6 Wochen trainiert und validiert. Die Migration und Klassifizierung bestehender Dokumente dauert je nach Volumen weitere 2 bis 4 Wochen. Insgesamt 2 bis 3 Monate bis zum produktiven Vollbetrieb.