Document Intelligence · Auftragsautomatisierung
KI-Posteingang und Auftragsautomatisierung: E-Mails automatisch zu Vorgängen
Kurz gesagt
Aufträge und Belege erreichen Sie per E-Mail und werden bis heute von Hand abgetippt. Pexon baut die Automatisierung: Jede Mail wird eingeordnet, die Daten aus Text und Anhang ausgelesen und als Vorgang in Ihrer bestehenden Datenbank angelegt. Modularer Festpreis ab 21.000 EUR, Kontrolle bleibt in Ihrem Team. Ihr Team behält die Kontrolle, das System bereitet vor, die finale Bestätigung erfolgt per Klick.
ab 21.000 EUR modular
Azure Document Intelligence
Human-in-the-Loop
Warum jede Auftrags-Mail von Hand erfasst teuer wird
Für Operations-Leiter, kaufmännische Leiter und Fachabteilungen im Mittelstand, bei denen täglich Aufträge oder Belege per E-Mail eingehen und in ein bestehendes System übertragen werden: Diese manuelle Erfassung ist ein wiederkehrender Copy-Paste-Aufwand, der mit dem Volumen zum Engpass wird.
Copy-Paste als täglicher Zeitfresser
Die relevanten Angaben stehen je nach Fall an unterschiedlichen Stellen in E-Mail und Anhang. Einfache Regeln reichen nicht, deshalb wird jede Mail von Hand abgetippt.
Fehler und Verzögerung mit dem Volumen
Mit steigender Menge steigen Erfassungsfehler und Durchlaufzeit. Aus einem Prozessdetail wird ein Skalierungsproblem, das direkt an den Kunden durchschlägt.
Skalierung scheitert an der Erfassung
Das Geschäft wächst, die manuelle Auftragserfassung wächst nicht mit. Der Engpass sitzt im Posteingang, nicht im Markt.
Was die Automatisierung liefert
Ein modularer Festpreis mit klarem Ergebnis, kein SaaS-Abo und kein offenes Beratungsbudget.
ab 21.000 EUR, modularer Festpreis
Der Grundausbau aus Erfassung und Prüfoberfläche startet ab 21.000 EUR netto, der Vollausbau reicht bis 36.000 EUR netto. (Pexon Festpreis-Angebot)
Human-in-the-Loop Kontrolle bleibt bei Ihnen
Das System bereitet jeden Vorgang vor, die finale Bestätigung erfolgt per Klick durch Ihr Team. (Pexon Lösungsdesign)
Azure DI ohne eigenes Modelltraining
Die Extraktion läuft auf Azure Document Intelligence, ohne aufwändiges Training eines eigenen Modells. (Pexon Lösungsdesign)
in Ihr System kein Software-Wechsel
Die Lösung schreibt direkt in Ihre bestehende Datenbank, Ihre Anwendungsoberfläche wird nicht nachgebaut und nicht abgelöst. (Pexon Lösungsdesign)
Ab wann sich die Automatisierung lohnt
Eine KI-Posteingangs-Automatisierung lohnt sich, sobald strukturierte Aufträge oder Belege täglich per E-Mail eingehen, sie manuell in ein System übertragen werden oder die Erfassung mit dem Wachstum zum Engpass wird. Mit verpflichtender Freigabe, keine freigabefreie Automatik.
ab 21.000 EUR
Grundausbau, modular bis 36.000 EUR
Human-in-the-Loop
finale Bestätigung per Klick
Azure DI
Extraktion ohne Modelltraining
Anwendungsbeispiele
Use Case 01
Postfach abrufen & einordnen
Jede eingehende Mail mit allen Anhängen wird abgerufen und eingeordnet: Auftrag oder Anfrage, vollständig oder unvollständig, neuer oder bestehender Vorgang.
Sortiert statt sortieren.
Use Case 02
Auftragsdaten auslesen
Kunde, Ansprechpartner, Aktenzeichen, Datum und Art des Auftrags werden aus E-Mail-Text und Anhang ausgelesen.
Strukturierte Felder aus jeder Mail.
Use Case 03
Vorgang anlegen
Der Vorgang wird direkt in Ihrer bestehenden Datenbank angelegt, ohne Nachbau Ihrer Anwendungsoberfläche.
Ihr System, automatisch befüllt.
Use Case 04
Prüfen & bestätigen
In einer schlanken Oberfläche sehen Sie links das Originaldokument, rechts die ausgelesenen Felder mit Ampellogik, und bestätigen per Klick.
Sichere Werte grün, unsichere zur Prüfung.
Integration in Ihre Umgebung
Passt die Automatisierung in unsere Landschaft? Ihr System und Ihr Betriebsmodell geben den Rahmen.
Anbindung
ERP / Fachanwendung · Direkter Schreibzugriff auf Ihre bestehende Datenbank, ohne Ablösung Ihres Systems.
Ihre Fallvarianten · Ihre Pflichtfelder, Fallunterscheidungen und Freigabe-Regeln werden abgebildet.
Ihre Postfächer · Ein oder mehrere Postfächer, E-Mail-Text plus mehrere Anhänge je Mail.
Betrieb & Kontrolle
Auf Ihrer VM · Betrieb auf Ihrer bestehenden virtuellen Maschine, Ihre Daten bleiben bei Ihnen.
Test der Schreibzugriffe · Die Schreibzugriffe validieren Sie zuerst in einer Testumgebung.
Human-in-the-Loop · Jeder Vorgang wird vorbereitet, freigegeben wird durch Ihr Team.
Wie die KI-Auftragsautomatisierung bei Pexon funktioniert
1
Prozess-Check
In einem kurzen Discovery klären wir System, Volumen pro Monat und Fallvarianten.
2
Erfassung & Datenanlage
Postfach-Abruf, Einordnung, Extraktion und das Anlegen des Vorgangs in Ihrer Datenbank.
3
Prüfoberfläche
Die schlanke Oberfläche mit Originaldokument, ausgelesenen Feldern und Ampellogik.
4
Optionale Module
Ressourcen-Vermittlung und Rechnungsvorbereitung als optionale Ausbaustufen.
5
Integration & Test
Anbindung und Validierung der Schreibzugriffe in einer Testumgebung.
6
Go-Live & Einweisung
Produktivsetzung inklusive Einweisung Ihres Teams.
Warum Pexon statt Inhouse-Entwicklung
Weiter manuell abtippen
-Copy-Paste bindet Kapazität
-Fehler und Verzögerung mit dem Volumen
-Skalierung scheitert am Posteingang
Standard-SaaS-Tool
-Liest Belege, endet an der Systemgrenze
-Bildet Ihre Fallvarianten nicht ab
-Kein Schreibzugriff in Ihr ERP
Mit Pexon
✓Custom-Integration in Ihr System
✓Ihre Fallvarianten und Freigabe-Workflows
✓Human-in-the-Loop, modularer Festpreis
In 4 Phasen zur produktiven Lösung
1
Discovery
Prozess-Check
System, Volumen pro Monat und Fallvarianten aufnehmen.
2
Grundausbau
Erfassung & Prüfoberfläche
Einordnung, Extraktion, Datenanlage und die Ampel-Oberfläche.
3
Ausbau
Optionale Module
Ressourcen-Vermittlung und Rechnungsvorbereitung nach Bedarf.
4
Go-Live
Integration, Test, Einweisung
Schreibzugriffe testen, produktiv setzen, Team einweisen.
Modularer Festpreis
Modulare Festpreis-Ausbaustufen vom Grundausbau bis zum Vollausbau, inklusive Integration, Test und Go-Live.
Ihre Investition
ab 21.000 EUR netto
Grundausbau · Vollausbau bis 36.000 EUR · modular
Enthält:
Grundausbau · Erfassung, Einordnung, Datenanlage und die Prüf- und Korrekturoberfläche.
Ausbaustufen · Ressourcen-Vermittlung und Rechnungsvorbereitung als optionale Module.
Integration & Go-Live · Anbindung, Test der Schreibzugriffe und Einweisung Ihres Teams.
100 % unverbindlich, ohne Verpflichtung
Häufige Fragen
Was macht eine KI-Posteingangs-Automatisierung genau?
Sie ruft Ihre Postfächer automatisch ab, ordnet jede eingehende E-Mail ein, also Auftrag oder Anfrage, vollständig oder nicht, liest die relevanten Daten aus Text und Anhängen aus und legt daraus einen Vorgang in Ihrer bestehenden Datenbank an. Unklare Mails werden zur manuellen Prüfung ausgesteuert.
Übernimmt das System die Erfassung vollautomatisch oder prüfen wir noch?
Sie prüfen. Pexon setzt bewusst auf Human-in-the-Loop: Das System bereitet jeden Vorgang vor, in einer schlanken Oberfläche sehen Sie links das Originaldokument und rechts die ausgelesenen Felder mit Ampellogik für sichere und unsichere Werte. Die finale Bestätigung erfolgt per Klick durch Ihr Team.
Wie lange dauert die Einführung und was kostet sie?
Die Lösung ist modular und läuft zum Festpreis. Der Grundausbau aus Erfassung und Prüfoberfläche startet ab 21.000 EUR netto, der Vollausbau inklusive Ressourcen-Vermittlung, Rechnungsvorbereitung und Go-Live liegt bei bis zu 36.000 EUR netto. Laufende Cloud-Betriebskosten sind nutzungsabhängig und nicht Teil des Festpreises.
Müssen wir unsere bestehende Software ersetzen?
Nein. Die Lösung schreibt direkt in Ihre bestehende Datenbank und läuft auf Ihrer VM. Ihre Anwendungsoberfläche wird nicht nachgebaut und nicht abgelöst. Die Automatisierung liegt davor und befüllt Ihr System mit den Pflichtfeldern, die Sie ohnehin brauchen.
Wie unterscheidet sich das von einem OCR- oder SaaS-Standardtool?
Ein Standard-SaaS-Tool liest Belege, endet aber an Ihrer Systemgrenze. Pexon integriert in Ihr ERP oder Ihre Fachanwendung, bildet Ihre Fallvarianten und Freigabe-Workflows ab und skaliert mit Ihrem Wachstum. Reicht ein Standardtool für Ihren Fall, sagen wir das ehrlich, statt eine teure Custom-Lösung zu bauen.
Kann die Automatisierung auch die Rechnung vorbereiten?
Ja, als optionales Modul. Die abrechnungsrelevanten Daten werden aus der Rückmeldung ausgelesen, etwa E-Mail, Foto, PDF oder annotiertes Dokument, die Rechnung wird in Ihrer Software vorbereitet und Sie bekommen eine Benachrichtigung, sobald alles zur Freigabe bereit ist. Der finale Klick bleibt bei Ihnen.
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Antwort innerhalb von 24 Stunden
Unverbindliches Erstgespräch
Persönlicher Ansprechpartner
Phillip Pham
CEO @ Pexon Consulting
Aktualisiert am 3. August 2026
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