Eingangsrechnung automatisch verarbeiten: DATEV und SAP ohne Medienbruch
Von der Rechnungserfassung bis zur Buchung in DATEV oder SAP — vollständig automatisiert, ohne manuelle Dateneingabe und ohne Fehler.
Eingangsrechnung automatisch verarbeiten in DATEV und SAP
Buchhaltungsteams in mittelständischen Unternehmen verbringen täglich Stunden mit der manuellen Erfassung, Prüfung und Buchung von Eingangsrechnungen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern führt zu Erfassungsfehlern, verspäteten Zahlungen und unnötigem Abstimmungsaufwand. Pexon Consulting automatisiert den gesamten Rechnungseingang — von der E-Mail- und PDF-Erfassung über OCR-Extraktion und regelbasierte Prüflogik bis zur vollständigen Buchung direkt in DATEV oder SAP. Das Ergebnis: schnellere Durchlaufzeiten, höhere Datenqualität und signifikant reduzierter manueller Aufwand für Ihre Kreditorenbuchhaltung.
Vorteile der automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung
Schneller buchen, weniger Fehler, niedrigere Prozesskosten — mit vollständiger Integration in DATEV oder SAP.
Durchlaufzeit auf Stunden reduzieren
Rechnungen werden innerhalb von Minuten nach Eingang erfasst, geprüft und zur Buchung weitergeleitet — statt in Tagen.
Extraktionsgenauigkeit über 95 Prozent
KI-basiertes OCR erkennt Lieferant, Betrag, Steuerkennzeichen und Kostenstelle zuverlässig — auch bei unstrukturierten PDF-Rechnungen.
Nahtlose DATEV- und SAP-Integration
Gebuchte Belege erscheinen direkt in DATEV Unternehmen online oder SAP FI — kein Export, kein manueller Import.
Ab wann macht Eingangsrechnung Automatisierung DATEV & SAP Sinn?
Dieses Angebot richtet sich an mittelständische Unternehmen und KMU mit einem Rechnungseingangsvolumen ab 500 Belegen pro Monat, die DATEV oder SAP als führendes ERP-System einsetzen. Typische Ansprechpartner sind Buchhaltungsleiter, CFOs und IT-Verantwortliche, die manuelle Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung skalierbar automatisieren wollen, ohne ihre bestehende ERP-Landschaft zu ersetzen.
KMU und Mittelstand mit DATEV Unternehmen online oder SAP FI/MM
Finance-Teams mit hohem manuellem Erfassungsaufwand und häufigen Abstimmungsfehlern
Unternehmen mit Rechnungseingang per E-Mail, Scan oder EDI
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Anwendungsfälle für automatische Eingangsrechnungsverarbeitung
Von der einfachen OCR-Erfassung bis zum vollautomatischen dreistufigen Freigabe-Workflow in DATEV oder SAP.
Vollautomatische Buchung in DATEV
Eingangsrechnungen per E-Mail oder Scan werden automatisch in DATEV Unternehmen online als Beleg angelegt und gebucht.
Automatische Lieferantenerkennung anhand IBAN und Steuernummer
Regelbasierte Kontierung nach hinterlegten Buchungsregeln
Direkte Übergabe an DATEV ohne manuelle Nacharbeit
SAP-Integration mit Freigabe-Workflow
Rechnungen durchlaufen automatisch einen mehrstufigen Freigabeprozess in SAP — mit Eskalation bei Überschreitung von Budgetgrenzen.
Automatischer Dreifach-Abgleich mit SAP-Bestellung und Wareneingang
Konfigurierbare Freigabematrix nach Betrag und Kostenstelle
Audit-Trail und vollständige Buchungshistorie in SAP FI
Ausnahmebehandlung und Fehlerreduktion
Unvollständige oder abweichende Rechnungen werden automatisch erkannt, gekennzeichnet und an zuständige Mitarbeiter weitergeleitet.
Automatische Erkennung von Preisabweichungen und fehlenden Pflichtfeldern
Strukturierte Ausnahme-Queue mit Bearbeitungshinweisen für das Team
Lernfähiges System reduziert Ausnahmen durch Mustererkennung über Zeit
Kernfunktionen: Was steckt im Paket?
Pexon Consulting verbindet Deep-Integration in DATEV und SAP mit praxiserprobter Prozessautomatisierung — ohne aufwendige Systemwechsel.
Zertifizierte DATEV-Schnittstelle
Direkte Integration über offizielle DATEV-APIs gewährleistet stabile, wartungsarme Anbindung ohne proprietäre Middleware.
Extraktionsgenauigkeit über 95 Prozent
Trainierte OCR-Modelle erzielen auf deutschen Standardrechnungen Erkennungsraten, die manuelle Erfassung deutlich übertreffen.
Compliance-sichere Belegarchivierung
Alle Originalbelege werden GoBD-konform archiviert und sind revisionssicher mit dem Buchungsbeleg verknüpft.
Schnelle Implementierung in 6 bis 10 Wochen
Durch vorgefertigte Konnektoren für DATEV und SAP erreichen wir Go-Live erheblich schneller als herkömmliche ERP-Projekte.
SAP-nativer Ansatz ohne Shadow-IT
Die Automatisierung läuft auf Basis von SAP-Standardfunktionen und -Workflows — keine Parallelwelt neben Ihrem ERP.
Skalierbar von 500 bis 50.000 Belegen pro Monat
Die Plattform skaliert automatisch mit Ihrem Rechnungsvolumen — ohne Performanceverlust bei Monatsspitzen.
Unser Ansatz: In 3 Phasen zum Erfolg
Unser bewährter Ansatz liefert schnelle Ergebnisse und schafft eine nachhaltige Lösung, die mit Ihnen wächst.
Phase 1: Prozessanalyse & Systembestandsaufnahme
Phase 1
Wir analysieren Ihren aktuellen Rechnungseingangs-Prozess, die DATEV- oder SAP-Konfiguration und identifizieren Automatisierungspotenziale.
- Aufnahme des Ist-Prozesses: Kanäle, Volumen, Ausnahmen, Skontofristen
- Bewertung der vorhandenen DATEV- oder SAP-Konfiguration
- Definition der Soll-Prozesse und Freigabematrix
Phase 2: Konfiguration & Integration
Phase 2
Aufbau der Extraktions-Pipeline, Konfiguration der Buchungsregeln und technische Anbindung an DATEV oder SAP mit Testdurchläufen.
- OCR-Training auf Ihren Lieferantenstamm und Belegformaten
- Konfiguration von Kontierungsregeln, Kostenstellenlogik und Freigabeworkflows
- Integrationstests mit realen Belegen in der Testumgebung
Phase 3: Go-Live & Übergabe
Phase 3
Produktivstart mit begleiteter Hypercare-Phase, Schulung der Buchhaltungsteams und Übergabe der vollständigen Systemdokumentation.
- Produktivstart mit parallelem Betrieb in der Anlaufphase
- Schulung der Buchhaltung im Umgang mit Ausnahme-Queue und Monitoring
- Übergabe von Betriebshandbuch und technischer Dokumentation
Sichern Sie sich Ihre kostenfreie Erstberatung
Analyse Ihres individuellen Bedarfs
Erste Empfehlungen zu passenden Produkten und Umsetzungsstrategien
Transparente Einblicke in unsere Methoden, Technologien & Referenzen
Ihr Nutzen auf einen Blick: Von „Vorher“ zu „Nachher“
Von stundenlanger manueller Erfassung zu vollautomatischer Buchung — wie sich der Arbeitsalltag Ihrer Kreditorenbuchhaltung verändert.
Vorher
Eingangsrechnungen werden manuell aus E-Mails gespeichert und einzeln erfasst
Buchungszeiten von 2 bis 5 Werktagen führen zu verpassten Skontofristen
Erfassungsfehler bei Beträgen, Steuerkennzeichen und Kostenstellen häufen sich
Freigabeprozesse laufen per E-Mail ohne Audit-Trail und Eskalationslogik
Nachher
Rechnungen werden automatisch erfasst und innerhalb von Minuten zur Buchung bereitgestellt
Skontofristen werden systemseitig überwacht und rechtzeitig zur Zahlung freigegeben
Extraktionsgenauigkeit über 95 Prozent eliminiert Erfassungsfehler nahezu vollständig
Freigabe-Workflow läuft vollständig in DATEV oder SAP mit lückenlosem Audit-Trail
Doppelter Mehrwert für Ihr Unternehmen
Für die Unternehmensführung
Prozesskosten dauerhaft senken: Automatisierung reduziert den Aufwand je Beleg von durchschnittlich 8 bis 12 Minuten auf unter 1 Minute — bei deutlich höherer Qualität.
Liquidität durch schnellere Prozesse verbessern: Rechnungen werden schneller gebucht und freigegeben — Skontofristen werden genutzt, Zahlungsziele präzise gesteuert.
GoBD-Compliance ohne Zusatzaufwand: Revisionssichere Archivierung und vollständiger Audit-Trail sind von Anfang an integriert — keine nachträgliche Compliance-Arbeit erforderlich.
Für Fachbereiche & IT
Keine neue Software für die Buchhaltung: Alle gebuchten Belege erscheinen direkt in DATEV oder SAP — die Buchhaltung arbeitet weiterhin in der bekannten Umgebung.
Ausnahmen statt Routine bearbeiten: Das Team konzentriert sich ausschließlich auf Ausnahmen und komplexe Fälle — Standardrechnungen laufen vollautomatisch durch.
Wartungsarme Integration: Die Anbindung über offizielle DATEV- und SAP-Schnittstellen ist stabil, updatefähig und erfordert keinen dauerhaften IT-Betreuungsaufwand.
Eingangsrechnung Automatisierung DATEV & SAP — Vollimplementierung
Vollständige Automatisierung Ihres Rechnungseingangs von der Erfassung bis zur Buchung in DATEV oder SAP inklusive Freigabe-Workflow und GoBD-konformer Archivierung.
Ihre Investition
ab 30.000€
Prozessanalyse und Definition der Soll-Prozesse und Buchungsregeln
OCR-Training auf Ihren Lieferantenstamm und Belegformaten
Technische Integration in DATEV Unternehmen online oder SAP FI/MM
Konfiguration von Freigabe-Workflow und Ausnahmebehandlung
GoBD-konforme Belegarchivierung mit Originalbeleg-Verknüpfung
Schulung der Buchhaltungsteams und 3 Monate Hypercare nach Go-Live
100% unverbindlich mit echtem Mehrwert
Erfahren Sie mehr über unsere Kubernetes-Beratung und Devops-Engineering Leistungen.
Ihre Experten
Wir verbinden strategisches Know-how mit technologischer Exzellenz.
Phillip Pham
Geschäftsführer
Patricia Berger
Cluster Lead Integration
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Häufige Fragen
Zusammenfassung einiger Fragen unserer Kunden
Welche DATEV-Produkte werden unterstützt?
Wir integrieren primär mit DATEV Unternehmen online (DUO) und DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen. Die Anbindung erfolgt über die offiziellen DATEV-REST-APIs, was eine stabile und zukunftssichere Integration gewährleistet.
Welche SAP-Systeme werden unterstützt?
Wir unterstützen SAP ECC (FI/MM) und SAP S/4HANA. Die Integration nutzt SAP-Standardschnittstellen wie IDoc, BAPI oder RFC — keine proprietären Erweiterungen, die Upgrades gefährden könnten.
Wie wird mit Auslandsrechnungen und Fremdwährungen umgegangen?
Das System unterstützt mehrsprachige Rechnungen und automatische Währungsumrechnung auf Basis des gebuchten Tageskurses. Besonderheiten der Vorsteuerabzugsfähigkeit bei EU-Rechnungen werden durch konfigurierbare Prüfregeln abgedeckt.
Was passiert mit Rechnungen, die das System nicht vollständig verarbeiten kann?
Unvollständig erkannte oder regelwidrige Rechnungen werden automatisch in einer Ausnahme-Queue abgelegt. Dort sieht der zuständige Mitarbeiter den Beleg mit dem erkannten Text und einem Hinweis auf den Fehlergrund — für schnelle manuelle Nachbearbeitung.
Ist die Lösung GoBD-konform?
Ja. Originalbelege werden unveränderbar archiviert und sind über eine eindeutige Beleg-ID mit dem Buchungssatz verknüpft. Der vollständige Verarbeitungs-Log erfüllt die GoBD-Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit.
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