Touchless Order Processing: Auftragseingang vollautomatisch erfassen und buchen
Pexon liest eingehende Aufträge per EDI, E-Mail oder Portal automatisch ein, prüft sie gegen Lieferanten- und Produktstamm, gleicht Verfügbarkeit und Kreditlimit ab und bucht bestätigte Standardaufträge direkt in SAP oder Dynamics.
Was Touchless Order Processing leistet
Ihr Team erfasst täglich 50 oder mehr Standardaufträge manuell in SAP. EDI-Aufträge kommen zwar strukturiert an, müssen aber trotzdem von Hand nachbearbeitet werden, weil Artikelnummern nicht passen, Konditionen fehlen oder das Kreditlimit nicht automatisch geprüft wird. Touchless Order Processing schließt diese Lücken: Azure-Dienste lesen Aufträge aus EDI, E-Mail und Portal ein, gleichen Positionen gegen Produkt- und Kundenstamm ab, prüfen Verfügbarkeit, Kreditlimit und Sonderkonditionen regelbasiert und buchen freigegebene Standardaufträge direkt im ERP. Liefertermine werden automatisch bestätigt, Kunden erhalten eine Auftragsbestätigung ohne manuelle Zwischenschritte. Nur Aufträge mit Abweichungen, fehlenden Stammdaten oder offenen Rückfragen landen mit einer klaren Begründung in der manuellen Bearbeitungsliste.
Was Touchless Order Processing konkret bringt
Weniger manuelle Erfassung, kürzere Durchlaufzeiten vom Auftragseingang bis zur Buchung und mehr Transparenz über jeden Auftragsstatus.
Schnellere Auftragsbestätigung
Standardaufträge werden ohne Wartezeit geprüft und bestätigt. Kunden erhalten die Auftragsbestätigung automatisch, bevor Ihr Team überhaupt aktiv wird.
Kreditlimit und Konditionen ohne manuelle Prüfung
Kreditlimitprüfung, Sonderkonditionen und Nachlässe werden regelbasiert angewendet. Abweichungen werden gezielt eskaliert, Standardfälle laufen durch.
SAP-Buchung ohne Medienbruch
Bestätigte Aufträge werden direkt in SAP oder Dynamics gebucht. Ihr Team erfasst keine Auftragsdaten mehr manuell, die bereits strukturiert vorliegen.
Ab wann macht Touchless Order Processing Sinn?
Touchless Order Processing lohnt sich, wenn Ihr Auftragsmanagement täglich hohe Volumina mit wiederkehrenden Standardaufträgen verarbeitet, dabei aber manuelle Eingriffe nicht vermeiden kann. Typische Ausgangssituation: EDI-Aufträge kommen strukturiert an, müssen aber wegen Artikelabweichungen oder fehlender Konditionen manuell nachbearbeitet werden. E-Mail-Bestellungen landen im Postfach und werden abgetippt. Für Unternehmen aus produzierender Industrie und Großhandel mit 300 bis 3.000 Mitarbeitenden lässt sich der Nutzen bereits im Pilot direkt messen.
Ihr Team erfasst täglich 50 oder mehr Standardaufträge manuell in SAP oder Dynamics.
EDI-Aufträge werden empfangen, müssen aber wegen Stammdatenabweichungen trotzdem manuell nachbearbeitet werden.
Kreditlimitprüfung, Sonderkonditionen und Lieferterminbestätigung erfolgen heute durch manuelle Prüfung im ERP.
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Typische Einsatzfälle für Touchless Order Processing
Touchless Order Processing deckt den gesamten Auftragseingang ab, von der automatischen Erfassung über Prüfung und Konditionenermittlung bis zur ERP-Buchung und Kundenbenachrichtigung.
EDI- und E-Mail-Aufträge automatisch erfassen und buchen
Azure-Dienste lesen Aufträge aus EDI-Nachrichten, E-Mail-Anhängen und Bestellportalen ein, gleichen Artikel- und Kundenstamm ab und buchen freigegebene Standardaufträge direkt im ERP.
Eingang per EDIFACT, X12, E-Mail oder Kundenportal
Abgleich gegen Produkt- und Kundenstamm im ERP
Automatische Buchung in SAP oder Dynamics ohne manuelle Erfassung
Verfügbarkeits- und Kreditlimitprüfung in Echtzeit
Für jeden eingehenden Auftrag werden Lagerbestand, Lieferfähigkeit und Kreditlimit in Echtzeit gegen ERP-Daten geprüft. Sonderkonditionen und Nachlässe werden regelbasiert ermittelt und angewendet.
Verfügbarkeitsabfrage gegen Lager- und Dispositionsdaten
Kreditlimitprüfung mit regelbasierter Eskalation bei Überschreitung
Automatische Konditionenermittlung inkl. Sonderpreise und Nachlässe
Lieferterminbestätigung und Kundenbenachrichtigung
Bestätigte Aufträge erhalten automatisch einen Liefertermin auf Basis von Verfügbarkeit und Kapazität. Kunden werden per E-Mail oder Portal mit Auftragsbestätigung und Liefertermin benachrichtigt.
Lieferterminberechnung auf Basis von Lager und Kapazität
Automatischer Versand der Auftragsbestätigung an den Kunden
Statustracking je Auftrag in Power BI für Ihr Auftragsmanagement
Kernfunktionen: Was steckt im Paket?
Touchless Order Processing ist auf den Auftragseingang in produzierender Industrie und Großhandel spezialisiert, mit direkter ERP-Anbindung, regelbasierter Konditionenermittlung und einer Architektur, die in bestehende SAP- und Dynamics-Landschaften passt.
ERP-Anbindung ohne Umwege
Pexon verbindet die Lösung direkt mit SAP oder Dynamics, sodass bestätigte Aufträge automatisch gebucht werden und Ihr Team keine Daten mehr manuell eingibt.
Regelbasierte Konditionenermittlung
Sonderkonditionen, Kundenrabatte und Nachlässe werden automatisch aus dem ERP-Stamm ermittelt und auf jeden Auftrag angewendet, bevor er gebucht wird.
Kreditlimit und Eskalation nach Ihren Regeln
Kreditlimitprüfung und Eskalationswege werden so konfiguriert, wie Ihr Unternehmen heute arbeitet. Die Automatisierung ersetzt keine Kontrolle, sondern macht sie schneller.
Nutzen direkt messbar
Automatisierungsquote, Durchlaufzeit vom Auftragseingang bis zur Buchung, Fehlerrate und manueller Restaufwand sind von Tag eins an in Power BI sichtbar.
EDI und E-Mail in einem Prozess
EDIFACT, X12, PDF-Bestellungen und E-Mail-Anhänge werden durch dieselbe Pipeline verarbeitet. Kein separates EDI-Mapping-Tool, das manuell nachgepflegt werden muss.
Ausbau auf weitere Auftragsarten
Nach dem Pilot für Standardaufträge lassen sich Rahmenaufträge, Sonderbestellungen oder internationale Aufträge mit derselben Infrastruktur automatisieren.
Unser Ansatz: In 3 Phasen zum Erfolg
Unser bewährter Ansatz liefert schnelle Ergebnisse und schafft eine nachhaltige Lösung, die mit Ihnen wächst.
Analyse und Zielbild
Phase 1
Wir nehmen Ihren Auftragseingang auf: Volumen, Eingangskanäle, EDI-Formate, Stammdatenqualität, Konditionenlogik und ERP-Anbindung. Daraus entsteht ein realistischer Pilotumfang.
- Prozessaufnahme mit Auftragsmanagement, Vertrieb und IT
- Prüfung von EDI-Formaten, Stammdatenqualität und ERP-Schnittstellen
- Nutzenbewertung und Pilotdefinition
Pilot und Systemanbindung
Phase 2
Wir bauen den ersten Touchless Order Processing Ablauf mit Einlesung, Stammdatenabgleich, Verfügbarkeits- und Kreditlimitprüfung, Konditionenermittlung und ERP-Buchung.
- Einrichtung der Azure-Umgebung und Integrationsschichten
- Anbindung an SAP oder Dynamics inkl. Buchungslogik
- Testbetrieb mit echten Aufträgen aus EDI und E-Mail
Betrieb und Ausbau
Phase 3
Nach dem Pilot wird die Lösung stabil betrieben und auf weitere Eingangskanäle, Auftragsarten oder Standorte ausgeweitet.
- Betriebskonzept, Monitoring und Rollen
- Auswertung von Automatisierungsquote und Durchlaufzeit
- Roadmap für weitere Auftragsarten und Märkte
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Analyse Ihres individuellen Bedarfs
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Transparente Einblicke in unsere Methoden, Technologien & Referenzen
Ihr Nutzen auf einen Blick: Von „Vorher“ zu „Nachher“
Vor Touchless Order Processing landet jeder Auftrag unabhängig vom Kanal im manuellen Posteingang Ihres Teams. Danach laufen Standardaufträge automatisch durch, Ihr Team bearbeitet nur noch Ausnahmen.
Vorher
EDI-Aufträge kommen an, werden aber wegen Artikelabweichungen manuell nachbearbeitet.
E-Mail-Bestellungen werden aus dem Postfach abgetippt und manuell in SAP erfasst.
Kreditlimit, Verfügbarkeit und Konditionen werden für jeden Auftrag einzeln im ERP geprüft.
Kunden warten auf eine Auftragsbestätigung, weil das Team die Buchung noch nicht abgeschlossen hat.
Nachher
EDI- und E-Mail-Aufträge werden automatisch eingelesen, geprüft und bei Regelkonformität in SAP gebucht.
Kreditlimit, Verfügbarkeit und Sonderkonditionen werden in Echtzeit ohne manuelle Prüfung ermittelt.
Kunden erhalten die Auftragsbestätigung mit Liefertermin automatisch, noch bevor Ihr Team eingreift.
Nur Aufträge mit Abweichungen landen mit Begründung in der manuellen Prüfliste.
Doppelter Mehrwert für Ihr Unternehmen
Für COO und Unternehmensführung
Niedrigere Prozesskosten je Auftrag: Der Aufwand pro Standardauftrag sinkt deutlich, wenn Erfassung, Prüfung und Buchung ohne manuellen Eingriff durchlaufen.
Schnellere Lieferterminzusagen: Kürzere Durchlaufzeiten vom Auftragseingang bis zur Bestätigung verbessern die Kundenerfahrung und entlasten den Vertrieb.
Skalierung ohne zusätzliches Personal: Höhere Auftragsvolumina in Spitzenzeiten werden mit derselben Teamgröße verarbeitet, weil Standardaufträge automatisch durchlaufen.
Für Leiter Auftragsmanagement und IT
Weniger Routine, mehr Substanz: Ihr Team konzentriert sich auf komplexe Aufträge, Kundenrückfragen und Ausnahmen statt auf die tägliche manuelle Erfassung von Standardvorgängen.
ERP-Buchung direkt aus dem Eingang: Bestätigte Aufträge werden automatisch in SAP oder Dynamics gebucht. Keine zusätzliche Erfassung, keine doppelte Datenpflege.
Stabiler Betrieb mit klaren Kennzahlen: Automatisierungsquote, offene Ausnahmen und Durchlaufzeiten sind täglich in Power BI sichtbar, ohne manuelle Auswertung.
Touchless Order Processing Foundation Paket
Strukturierter Einstieg mit Prozessanalyse, sicherer Azure-Architektur und einem produktionsnahen Piloten für Ihren Auftragseingang.
Ihre Investition
ab 50.000€
Prozess-Workshop mit Auftragsmanagement und IT
Azure Architektur und Sicherheitskonzept
Einlesung und Verarbeitung von EDI- und E-Mail-Aufträgen
Anbindung an SAP oder Dynamics inkl. Buchungslogik
Regelbasierte Kreditlimit-, Verfügbarkeits- und Konditionenprüfung
Power BI Dashboard für Automatisierungsquote und Durchlaufzeit
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Phillip Pham
Geschäftsführer
Max Hennig
Lead Consultant Data & AI
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Häufige Fragen
Zusammenfassung einiger Fragen unserer Kunden
Welche Auftragsformate werden unterstützt?
Die Lösung verarbeitet EDI-Nachrichten (EDIFACT, X12), Bestellungen per E-Mail und PDF sowie Aufträge aus Kundenportalen. Im Assessment klären wir, welche Formate bei Ihnen dominieren und wo Stammdatenabweichungen heute zu manuellem Aufwand führen.
Welche ERP-Systeme können angebunden werden?
Typisch sind SAP ECC, SAP S/4HANA und Microsoft Dynamics 365. Im Assessment prüfen wir Schnittstellen, Buchungslogik, Konditionenermittlung und Berechtigungen gemeinsam mit Ihrer IT.
Wie lange dauert ein erster Pilot?
Ein abgegrenzter Pilot für einen Auftragstyp oder Kundenkreis dauert in der Regel 6 bis 8 Wochen. Komplexe ERP-Landschaften, mehrstufige Konditionenlogik oder viele Sonderartikel können den Aufwand erhöhen.
Was passiert mit Aufträgen, die nicht automatisch verarbeitet werden können?
Aufträge mit fehlenden Stammdaten, Kreditlimitüberschreitung oder unbekannten Artikeln landen mit einer klaren Begründung in der manuellen Bearbeitungsliste. Kein Auftrag geht verloren oder bleibt unbemerkt liegen.
Können Sonderkonditionen und Kundenrabatte abgebildet werden?
Ja. Konditionenermittlung, Sonderpreise und Nachlässe werden regelbasiert aus dem ERP-Stamm gezogen und auf jeden Auftrag angewendet. Abweichungen zwischen Bestellung und Kondition werden automatisch eskaliert.
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