Touchless Expense Management: Reisekosten automatisch erfassen, prüfen und buchen
Pexon liest Belege per Azure AI Document Intelligence aus, prüft sie automatisch gegen Ihre Reisekostenrichtlinie, leitet Freigaben nur bei echten Überschreitungen ein und bucht direkt in SAP oder DATEV. Kein Sachbearbeiter tippt mehr Beträge ab.
Was Touchless Expense Management leistet
In Unternehmen mit 200 oder mehr Reisekostenabrechnungen pro Monat prüft der Sachbearbeiter heute jeden einzelnen Beleg manuell: Betrag, Datum, Kategorie, MwSt-Satz, Kostenstelle. Belege gehen per E-Mail ein oder liegen als Foto im Postfach. Der Monatsabschluss wartet auf fehlende Nachweise. Richtlinienverstösse werden erst beim Auszahlungslauf entdeckt. MwSt-Erstattungspotenzial bleibt ungenutzt, weil die Klassifikation zu grob ist. Touchless Expense Management löst genau diese Engpässe: Der Mitarbeiter fotografiert den Beleg in der App. Azure AI Document Intelligence liest Betrag, Datum, Belegkategorie, MwSt-Satz und Händlername zuverlässig aus. Die Lösung prüft automatisch gegen Ihre Richtlinie. Regelkonforme Abrechnungen werden ohne manuellen Eingriff in SAP oder DATEV gebucht. Nur Überschreitungen oder fehlende Pflichtangaben landen mit einer klaren Begründung in der Freigabeliste Ihres Teams.
Was Touchless Expense Management konkret bringt
Kürzere Durchlaufzeiten, weniger Rückfragen und vollständige MwSt-Erstattung durch saubere Belegklassifikation.
Schnellerer Monatsabschluss
Belege werden tagesgenau verbucht, sobald der Mitarbeiter sie fotografiert. Der Monatsabschluss wartet nicht mehr auf nachgereichte Papierstapel.
Richtlinienverstösse sofort erkennen
Die Prüfung gegen Reisekostenrichtlinie und Tagegeldtabelle erfolgt automatisch bei jeder Abrechnung. Überschreitungen werden noch vor der Buchung markiert.
MwSt-Erstattungspotenzial ausschöpfen
Azure AI klassifiziert Belegkategorie und MwSt-Satz präzise. Erstattungsfähige Vorsteuer wird vollständig erfasst, nicht pauschal geschätzt.
Ab wann macht Touchless Expense Management Sinn?
Touchless Expense Management lohnt sich, wenn Ihr Unternehmen mindestens 200 Reisekostenabrechnungen pro Monat verarbeitet und der Sachbearbeiter heute jeden Beleg einzeln prüft. Typische Ausgangssituation: Mitarbeiter schicken Belege per E-Mail oder laden Fotos in ein Shared Drive hoch, die Kostenstellenzuordnung erfolgt manuell, der Monatsabschluss verzögert sich wegen fehlender Belege, und Richtlinienverstösse werden erst beim Auszahlungslauf sichtbar. Für Unternehmen mit 300 bis 3.000 Mitarbeitenden, die SAP oder DATEV für die Buchhaltung nutzen, lässt sich der Nutzen im Pilot direkt messen.
Mindestens 200 Reisekostenabrechnungen pro Monat mit hohem Anteil an Einzelbelegen aus Hotel, Bahn und Bewirtung.
SAP FI oder DATEV als buchführendes System, manuelle Übergabe der Belegdaten heute noch per Export oder Abtippen.
Monatsabschluss verzögert sich regelmäßig, weil Belege nachgereicht werden oder Kostenstellen fehlen.
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Typische Einsatzfälle für Touchless Expense Management
Touchless Expense Management deckt den gesamten Reisekostenprozess ab: vom Belege erfassen über Richtlinienprüfung und regelbasierte Freigabe bis zur Buchung in SAP oder DATEV.
Belege per App erfassen und automatisch verbuchen
Der Mitarbeiter fotografiert Hotel-, Taxi- oder Bewirtungsbeleg direkt in der App. Azure AI Document Intelligence extrahiert Betrag, Datum, MwSt-Satz, Händlername und Belegkategorie. Regelkonforme Belege werden ohne manuellen Eingriff verbucht.
Belegerfassung per Smartphone-App oder E-Mail-Eingang
Automatische Extraktion von Betrag, Datum, MwSt und Belegkategorie
Direkte Buchung in SAP FI oder DATEV bei Regelkonformität
Richtlinienprüfung und regelbasierte Freigabe
Die Lösung prüft jeden Beleg automatisch gegen Tagegeldtabelle, Hotelkostenlimit, Bewirtungsrichtlinie und Kostenstelle. Nur Überschreitungen oder fehlende Pflichtangaben gelangen mit einer konkreten Begründung in die Freigabeliste.
Automatischer Abgleich gegen Reisekostenrichtlinie und Tagegeldtabelle
Regelbasierte Buchung ohne Freigabe bei Konformität
Gezielte Weiterleitung nur bei Überschreitung oder fehlenden Angaben
MwSt-Erstattung und steuerliche Auswertung
Azure AI klassifiziert Belegkategorie und MwSt-Satz nach Belegtyp. Erstattungsfähige Vorsteuer wird vollständig und nachvollziehbar erfasst. Power BI zeigt Abrechnungsvolumen, Richtlinienverstösse und MwSt-Erstattungspotenzial je Monat und Kostenstelle.
Präzise MwSt-Klassifikation nach Belegtyp (Hotel, Bahn, Bewirtung, Taxi)
Vollständiges Protokoll jeder Buchungsentscheidung und Freigabe
Power BI Auswertung nach Kostenstelle, Kategorie und Erstattungsquote
Kernfunktionen: Was steckt im Paket?
Touchless Expense Management ist auf den Reisekostenprozess spezialisiert: mit direkter SAP- und DATEV-Anbindung, prüfbarer Richtlinienlogik und einer Azure-Architektur, die in bestehende Finanzprozesse passt.
Direkte SAP- und DATEV-Anbindung
Pexon verbindet die Lösung mit SAP FI oder DATEV, sodass freigegebene Belege automatisch und ohne manuelle Übertragung gebucht werden.
Azure AI Document Intelligence für alle Belegtypen
Hotelrechnung, Bahnticket, Taxiquittung, Bewirtungsbeleg oder ausländischer Kassenbon: die KI liest alle gängigen Belegformate zuverlässig aus.
GoBD-konforme Belegarchivierung
Belege, Extraktionsergebnisse, Prüfentscheidungen und Buchungen werden revisionssicher auf Azure gespeichert. Jede Änderung ist nachvollziehbar.
Nutzen ab Pilotbetrieb messbar
Automatisierungsquote, Durchlaufzeit, Richtlinienverstösse und MwSt-Erstattungsquote sind von Tag eins an in Power BI sichtbar.
Richtlinienlogik vollständig abbildbar
Tagegeldgrenzen, Hotelkostenlimits, Bewirtungsregeln und Kostenstellen werden exakt nach Ihrer Reisekostenrichtlinie konfiguriert.
Ausbau auf weitere Belegarten
Nach Reisekosten lassen sich Kreditkartenabrechnungen, Projektspesen oder Lieferantenrechnungen mit derselben Azure-Infrastruktur automatisieren.
Unser Ansatz: In 3 Phasen zum Erfolg
Unser bewährter Ansatz liefert schnelle Ergebnisse und schafft eine nachhaltige Lösung, die mit Ihnen wächst.
Analyse und Zielbild
Phase 1
Wir nehmen Ihren Reisekostenprozess auf: monatliches Belegvolumen, Belegtypen, Richtlinienregeln, SAP- oder DATEV-Schnittstelle und aktuelle Freigabewege. Daraus entsteht ein realistischer Pilotumfang.
- Prozessaufnahme mit Reisekostenstelle, HR und IT
- Prüfung von Belegqualität, Richtlinienlogik und ERP-Schnittstelle
- Nutzenbewertung: Automatisierungspotenzial und MwSt-Erstattungsquote
Pilot und Systemanbindung
Phase 2
Wir bauen den ersten Touchless Expense Management Ablauf mit Azure AI Beleglesung, Richtlinienprüfung, Freigabelogik und Buchungsübergabe an SAP oder DATEV.
- Einrichtung der Azure-Umgebung und Document Intelligence Modelle
- Anbindung an SAP FI oder DATEV und Konfiguration der Richtlinienregeln
- Testbetrieb mit echten Belegen aus dem laufenden Betrieb
Betrieb und Ausbau
Phase 3
Nach dem Pilot wird die Lösung stabil betrieben und auf weitere Belegtypen, Kostenstellen oder Standorte ausgeweitet.
- Betriebskonzept, Monitoring und Rollenzuordnung
- Auswertung von Automatisierungsquote und MwSt-Erstattungspotenzial
- Roadmap für Kreditkartenabrechnung und weitere Belegarten
Sichern Sie sich Ihre kostenfreie Erstberatung
Analyse Ihres individuellen Bedarfs
Erste Empfehlungen zu passenden Produkten und Umsetzungsstrategien
Transparente Einblicke in unsere Methoden, Technologien & Referenzen
Ihr Nutzen auf einen Blick: Von „Vorher“ zu „Nachher“
Vor Touchless Expense Management prüft der Sachbearbeiter jeden Beleg manuell und wartet auf E-Mail-Anhänge. Danach laufen richtlinienkonforme Abrechnungen automatisch durch, und das Team prüft nur noch echte Ausnahmen.
Vorher
Sachbearbeiter tippt Betrag, Datum und Kostenstelle aus jedem Beleg manuell ab.
Richtlinienverstösse fallen erst beim Auszahlungslauf auf, nicht bei der Erfassung.
Monatsabschluss wartet auf Mitarbeiter, die Belege noch nachreichen.
MwSt-Erstattungspotenzial bleibt ungenutzt, weil die Klassifikation zu grob ist.
Nachher
Belege werden per App fotografiert, KI liest alle relevanten Felder aus und bucht direkt.
Richtlinienverstösse werden beim Eingang erkannt und mit Begründung in die Freigabeliste gestellt.
Belege sind tagesgenau verbucht, der Monatsabschluss läuft ohne Nachlauf.
MwSt wird nach Belegtyp präzise klassifiziert, die Erstattungsquote steigt messbar.
Doppelter Mehrwert für Ihr Unternehmen
Für CFO und Finanzleitung
Geringere Prozesskosten je Abrechnung: Wenn richtlinienkonforme Belege ohne Sachbearbeiter durchlaufen, sinken die Kosten je Reisekostenabrechnung messbar.
Monatsabschluss termingerecht: Tagesaktuelle Buchung bedeutet: keine Belegnachläufe mehr, kein Warten auf Mitarbeiter im Außendienst.
Vollständig revisionssichere Nachvollziehbarkeit: Freigaberegeln, Buchungen und Ausnahmen sind GoBD-konform protokolliert, für interne Kontrollen und externe Betriebsprüfungen.
Für HR, Reisekostenstelle und IT
Kein manuelles Abtippen mehr: Das Team konzentriert sich auf Rückfragen, Ausnahmen und Richtlinienaktualisierungen, nicht auf Dateneingabe.
Buchung direkt in SAP oder DATEV: Freigegebene Belege werden automatisch in das buchführende System übergeben. Kein zusätzliches Pflegetool, keine manuelle Exportrunde.
Transparente Kennzahlen täglich sichtbar: Automatisierungsquote, offene Freigaben, Richtlinienverstösse und MwSt-Erstattungsquote sind in Power BI jederzeit abrufbar.
Touchless Expense Management Foundation Paket
Strukturierter Einstieg mit Prozessanalyse, sicherer Azure-Architektur und einem produktionsnahen Piloten für Ihren Reisekostenprozess.
Ihre Investition
ab 50.000€
Prozess-Workshop mit Reisekostenstelle, HR und IT
Azure Architektur und GoBD-Sicherheitskonzept
Azure AI Document Intelligence Modell für alle gängigen Belegtypen
Anbindung an SAP FI oder DATEV inkl. Richtlinienlogik
Pilotbetrieb mit echten Belegen aus dem laufenden Betrieb
Power BI Dashboard für Automatisierungsquote, Richtlinienverstösse und MwSt-Erstattung
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Geschäftsführer
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Häufige Fragen
Zusammenfassung einiger Fragen unserer Kunden
Welche Belegtypen kann Azure AI Document Intelligence lesen?
Die Lösung verarbeitet Hotelrechnungen, Bahntickets, Taxiquittungen, Bewirtungsbelege und ausländische Kassenbons. Im Assessment klären wir, welche Belegtypen bei Ihnen dominieren und wo die Erkennungsqualität besonders hoch ist.
Kann die Lösung direkt an SAP oder DATEV angebunden werden?
Ja. Pexon bindet die Lösung direkt an SAP FI oder DATEV an. Im Assessment prüfen wir Schnittstellen, Buchungslogik, Kostenstellen und Berechtigungen gemeinsam mit Ihrer IT.
Wie lange dauert ein erster Pilot?
Ein abgegrenzter Pilot für einen Belegtyp oder eine Mitarbeitergruppe dauert in der Regel 6 bis 8 Wochen. Komplexe Richtlinienlogik oder mehrstufige Freigabewege können den Aufwand erhöhen.
Ist die Belegarchivierung GoBD-konform?
Ja, wenn Belege, Extraktionsergebnisse, Freigaben und Buchungen revisionssicher abgelegt werden. Pexon berücksichtigt GoBD und DSGVO bereits in der Architekturplanung, nicht nachträglich.
Was passiert mit Belegen, die nicht erkannt werden?
Nicht erkannte oder unvollständige Belege landen mit einer konkreten Begründung in der manuellen Prüfliste. Kein Beleg wird still verworfen oder ohne Protokoll übergangen.
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