Touchless Contract Management: Kündigungsfristen, Risikoklauseln und Verlängerungsoptionen automatisch überwachen
Pexon liest Verträge aus Ihrem DMS vollautomatisch aus, extrahiert Fristen, Preisindexklauseln und SLA-Verpflichtungen auf Azure — und eskaliert kritische Termine, bevor sie verstreichen.
Was Touchless Contract Management leistet
In vielen Unternehmen mit 500 oder mehr aktiven Verträgen werden Kündigungsfristen noch immer manuell in Excel-Tabellen nachgehalten. Das Ergebnis: Verlängerungsoptionen werden verpasst, automatische Vertragsverlängerungen zu ungünstigen Konditionen greifen unbemerkt, und das Legal-Team verbringt den größten Teil seiner Zeit damit, Verträge zu suchen und Daten manuell herauszuziehen — statt Risiken zu analysieren. Touchless Contract Management löst dieses Problem an der Wurzel: KI liest Lieferanten-, Kunden- und Mietverträge direkt aus dem DMS aus, klassifiziert sie, extrahiert alle relevanten Klauseln und überwacht Fristen vollautomatisch. Unausgewogene Haftungsklauseln oder ungewöhnliche Preisindexierungen werden KI-gestützt markiert und zur Prüfung vorgelegt. Ihr Legal-Team sieht täglich, welche Verträge Handlungsbedarf haben — und kann sich auf juristische Bewertung konzentrieren, nicht auf Datenpflege.
Was Touchless Contract Management konkret bringt
Keine verpassten Fristen mehr, weniger Risiko durch übersehene Klauseln und ein Legal-Team, das wieder Zeit für strategische Arbeit hat.
Keine verpassten Fristen mehr
Kündigungsfristen, Verlängerungsoptionen und SLA-Überprüfungstermine werden automatisch erkannt und rechtzeitig eskaliert — ohne manuelle Excel-Pflege.
Risikoklauseln frühzeitig erkennen
KI markiert unausgewogene Haftungsklauseln, einseitige Preisanpassungsrechte und ungewöhnliche Vertragsstrukturen, bevor sie zum Problem werden.
Legal-Team entlastet
Vertragssuche, Datenextraktion und Fristenüberwachung laufen automatisch. Ihre Juristen analysieren — anstatt PDFs zu durchsuchen.
Ab wann macht Touchless Contract Management Sinn?
Touchless Contract Management lohnt sich, wenn Ihr Unternehmen über 500 aktive Verträge mit Lieferanten, Kunden oder Vermietern verwaltet — und Fristen heute noch manuell überwacht werden. Typische Ausgangslage: Verträge liegen im DMS, aber ohne einheitliche Strukturierung. Verlängerungsoptionen und Kündigungsfristen stehen nur im Volltext des Dokuments. Preisindexklauseln werden erst beim Jahresabschluss entdeckt. Für Versicherungen, Industrieunternehmen und Energieversorger mit komplexen Lieferanten- und Kundennetzwerken lässt sich der Nutzen bereits im Pilot direkt messen — an konkreten Fristen, die erstmals automatisch eskaliert wurden.
Ihr Unternehmen verwaltet über 500 aktive Verträge — Lieferanten, Kunden, Mietverträge und Rahmenvereinbarungen.
Fristen werden heute manuell in Excel nachgehalten oder gar nicht systematisch überwacht.
Das Legal-Team verbringt zu viel Zeit damit, Verträge im DMS zu suchen und Klauseln manuell zu extrahieren.
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Typische Einsatzfälle für Touchless Contract Management
Touchless Contract Management deckt den gesamten Vertragszyklus ab — vom automatischen Einlesen über die Fristenüberwachung bis zur KI-gestützten Risikomarkierung.
Vertragsklauseln extrahieren und strukturieren
KI liest Verträge aus dem DMS aus und extrahiert alle relevanten Felder: Laufzeit, Kündigungsfristen, Verlängerungsoptionen, Preisindexklauseln und SLA-Verpflichtungen.
Eingang aus DMS, E-Mail-Postfach oder Lieferantenportal
Extraktion von Fristen, Klauseln und Vertragsparteien im Volltext
Strukturierte Ablage in durchsuchbarer Vertragsdatenbank
Kündigungsfristen und Verlängerungsoptionen automatisch überwachen
Die Lösung überwacht laufend alle Fristen und eskaliert Handlungsbedarf rechtzeitig an CLO, Einkaufsleiter oder zuständigen Fachanwalt.
Automatische Fristenberechnung und Eskalation 90 / 60 / 30 Tage vor Ablauf
Unterscheidung zwischen Kündigungsfrist, Verlängerungsoption und Preisprüfungsdatum
Benachrichtigung per E-Mail, Teams oder direkt im CLM-System
Risikoklauseln KI-gestützt markieren
KI vergleicht Klauseln mit definierten Risikomustern und markiert unausgewogene Haftungsvereinbarungen, einseitige Preisanpassungsrechte oder fehlende SLA-Regelungen.
Automatischer Abgleich gegen interne Klausel-Bibliothek und Risikomuster
Markierung mit Risikostufe und Begründung für das Legal-Team
Auswertung in Power BI nach Vertragstyp, Lieferant und Risikoklasse
Kernfunktionen: Was steckt im Paket?
Touchless Contract Management ist auf das Vertragsmanagement in regulierten Branchen spezialisiert — mit direkter DMS-Anbindung, nachvollziehbaren Eskalationswegen und einer Azure-Architektur, die Datenschutz und Mandantentrennung von Anfang an berücksichtigt.
DMS-Anbindung ohne Umwege
Pexon verbindet die Lösung direkt mit OpenText, SharePoint, d.3 oder anderen DMS-Systemen, sodass Verträge automatisch eingelesen werden — ohne manuelle Uploads.
Alle gängigen Vertragsformate
PDF-Scan, Word-Dokument, digitales Original oder historischer Papier-Scan — KI normalisiert alle Formate vor der Extraktion.
DSGVO und Vertraulichkeit von Anfang an
Vertragsdaten bleiben in Ihrer Azure-Umgebung. Rollen, Zugriffsrechte und Protokolle werden bereits in der Architekturplanung berücksichtigt.
Nutzen direkt messbar
Anzahl automatisch erkannter Fristen, Risikoklauseln und eskalierter Verträge sind von Tag eins an in Power BI sichtbar.
Fristen-Eskalation nach Ihren Regeln
Eskalationszeitpunkte, Zuständigkeiten und Eskalationswege werden individuell konfiguriert — nach Vertragstyp, Wert und Risikoklasse.
Ausbau auf weitere Vertragstypen
Nach dem Piloten mit Lieferantenverträgen lassen sich Kundenverträge, Mietverträge oder Versicherungspolicen mit derselben Infrastruktur automatisieren.
Unser Ansatz: In 3 Phasen zum Erfolg
Unser bewährter Ansatz liefert schnelle Ergebnisse und schafft eine nachhaltige Lösung, die mit Ihnen wächst.
Analyse und Zielbild
Phase 1
Wir nehmen Ihren Vertragsbestand auf: Volumen, Vertragstypen, DMS-Struktur, Fristen-Eskalationsbedarf und bestehende CLM- oder ERP-Anbindung. Daraus entsteht ein realistischer Pilotumfang.
- Prozessaufnahme mit Legal, Einkauf und IT
- Prüfung von DMS-Struktur, Datenqualität und Schnittstellen
- Nutzenbewertung und Definition des Pilotvertragsbestands
Pilot und Systemanbindung
Phase 2
Wir bauen den ersten Touchless Contract Management Ablauf mit KI-Extraktion, Fristenüberwachung, Risikomarkierung und DMS-Anbindung.
- Einrichtung der Azure-Umgebung und KI-Modelle für Vertragsklassifikation
- Anbindung an DMS und Eskalationssystem (E-Mail, Teams oder CLM)
- Testbetrieb mit echten Verträgen aus dem Pilotbestand
Betrieb und Ausbau
Phase 3
Nach dem Pilot wird die Lösung stabil betrieben und auf weitere Vertragstypen, Standorte oder Tochtergesellschaften ausgeweitet.
- Betriebskonzept, Monitoring und Rollen
- Auswertung von erkannten Fristen, Risikoklauseln und Einsparpotenzialen
- Roadmap für weitere Vertragstypen und Integrationen
Sichern Sie sich Ihre kostenfreie Erstberatung
Analyse Ihres individuellen Bedarfs
Erste Empfehlungen zu passenden Produkten und Umsetzungsstrategien
Transparente Einblicke in unsere Methoden, Technologien & Referenzen
Ihr Nutzen auf einen Blick: Von „Vorher“ zu „Nachher“
Vor Touchless Contract Management liegen Fristen im Volltext von PDFs und werden manuell in Excel nachgehalten. Danach eskaliert das System automatisch — Ihr Legal-Team handelt statt zu suchen.
Vorher
Kündigungsfristen und Verlängerungsoptionen werden manuell aus Vertrags-PDFs herausgelesen und in Excel-Tabellen gepflegt.
Verlängerungsoptionen werden verpasst, weil kein zuverlässiges Frühwarnsystem existiert.
Risikoklauseln fallen erst beim Streitfall auf — nicht beim Vertragsabschluss.
Das Legal-Team verbringt Stunden damit, Verträge im DMS zu suchen, statt sie zu analysieren.
Nachher
Verträge werden automatisch eingelesen, klassifiziert und mit extrahierten Fristen in der Vertragsdatenbank abgelegt.
Eskalationen für Kündigungsfristen und Verlängerungsoptionen laufen 90, 60 und 30 Tage vor Ablauf automatisch.
Risikoklauseln werden KI-gestützt markiert und mit Risikostufe an das Legal-Team übergeben.
Jeder Vertrag ist durchsuchbar — Laufzeit, Klauseln und Fristen auf einen Blick.
Doppelter Mehrwert für Ihr Unternehmen
Für CLO, COO und Einkaufsleitung
Verpasste Fristen kosten konkret Geld: Eine übersehene Verlängerungsoption oder eine automatisch greifende Vertragsverlängerung zu Altkonditionen kann sechsstellige Mehrkosten verursachen. Touchless Contract Management verhindert das systematisch.
Vollständige Übersicht über den Vertragsbestand: CLO und COO sehen jederzeit, welche Verträge in den nächsten 90 Tagen Handlungsbedarf haben — nach Wert, Typ und Risikoklasse sortiert.
Revisionssichere Nachvollziehbarkeit: Alle Extraktionen, Eskalationen und Entscheidungen sind protokolliert — für interne Audits, Wirtschaftsprüfer und regulatorische Anforderungen.
Für Legal-Team und IT
Weniger Suche, mehr Analyse: Juristen finden jeden Vertrag sofort — mit allen extrahierten Klauseln, Fristen und Markierungen. Die Zeit für die eigentliche Rechtsanalyse steigt deutlich.
Arbeit direkt im DMS oder CLM: Die Lösung übergibt strukturierte Daten an vorhandene Systeme. Kein zusätzliches Tool, das gepflegt werden muss.
Stabiler Betrieb mit klaren Kennzahlen: Automatisierungsgrad, offene Fristen und erkannte Risikoklauseln sind täglich in Power BI sichtbar.
Touchless Contract Management Foundation Paket
Strukturierter Einstieg mit Vertragsbestandsanalyse, sicherer Azure-Architektur und einem produktionsnahen Piloten für Ihren wichtigsten Vertragstyp.
Ihre Investition
ab 50.000€
Prozess-Workshop mit Legal, Einkauf und IT
Azure Architektur und Datenschutzkonzept
KI-Modell für Vertragsklassifikation und Klauselextraktion
Fristenüberwachung mit automatischer Eskalation
Anbindung an DMS und Benachrichtigungssystem
Power BI Dashboard für Fristen, Risikoklauseln und Automatisierungsgrad
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Ihre Experten
Wir verbinden strategisches Know-how mit technologischer Exzellenz.
Phillip Pham
Geschäftsführer
Max Hennig
Lead Consultant Data & AI
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Häufige Fragen
Zusammenfassung einiger Fragen unserer Kunden
Welche Vertragstypen können automatisch verarbeitet werden?
Die Lösung verarbeitet Lieferanten-, Kunden- und Mietverträge, Rahmenvereinbarungen sowie Versicherungspolicen. Im Assessment klären wir, welche Typen bei Ihnen den größten Handlungsbedarf haben.
Welche DMS-Systeme können angebunden werden?
Typisch sind OpenText, SharePoint, d.3, ELO und Windream. Im Assessment prüfen wir Schnittstellen, Berechtigungsstrukturen und Metadatenqualität gemeinsam mit Ihrer IT.
Wie lange dauert ein erster Pilot?
Ein abgegrenzter Pilot für einen Vertragstyp — zum Beispiel alle Lieferantenverträge — dauert in der Regel 6 bis 8 Wochen. Komplexe DMS-Landschaften oder hohe regulatorische Anforderungen können den Aufwand erhöhen.
Wie zuverlässig ist die KI-Extraktion von Klauseln?
Die Erkennungsgenauigkeit hängt von der Qualität der Dokumente und der Einheitlichkeit der Vertragsstruktur ab. Im Pilot messen wir die Quote und trainieren das Modell auf Ihre spezifischen Vertragstypen — nicht erkannte Klauseln landen mit Begründung in der manuellen Prüfliste.
Bleiben unsere Vertragsdaten in unserer Infrastruktur?
Ja. Die Lösung wird in Ihrer eigenen Azure-Umgebung betrieben. Vertragsdaten verlassen Ihre Infrastruktur nicht. Rollen, Zugriffsrechte und Verschlüsselung werden von Pexon bereits in der Architekturphase geplant.
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