Document Intelligence · Capture-Migration
Legacy OCR ablösen: von Template-OCR zu robuster Dokumenten-KI
Kurz gesagt
Legacy-OCR-Ablöse heißt bei Pexon Consulting: templatebasierte Capture-Strecken werden schrittweise durch Azure Document Intelligence und/oder Vision-Language-Modelle ersetzt - mit Parallelbetrieb, Evaluation und Cutover. Build-vs-Buy bleibt die Entscheidungsseite; hier der Migrationspfad.
Microsoft Partner
ISO 27001
Betrieb 8x5 möglich
Max Hennig, Cluster Lead Document Intelligence bei Pexon Consulting · Stand 30.09.2026
Warum templatebasierte OCR-Pflege teuer wird
Jedes neue Lieferantenlayout braucht eine Vorlage. Wechselt das PDF, bricht die Extraktion. Teams pflegen Templates und verlieren trotzdem bei Mischlayouts.
Template-Falle
Layout-Änderung beim Lieferanten wird zum Incident.
Text-Dump ohne Struktur
Klassisches OCR liefert Zeichen, nicht Felder mit Konfidenz.
Migration ohne Plan
Big-Bang ohne Parallelbetrieb erzeugt stille Fehler.
Was Legacy-OCR-Ablöse messbar bringt
Orientierung aus Hub und Marktkontext, keine erfundenen Projektergebnisse.
HITL nur unsichere Fälle zur Prüfung
Konfidenzschwellen steuern, was dunkel läuft und was Ihr Team sieht. (Pexon Confidence-Scoring Spoke)
Azure oder Private AI im Perimeter
Implementierung im Kunden-Tenant - kein Zwang zu einem SaaS-IDP-Vendor. (Pexon Document-Intelligence Delivery-Modell)
6 Wochen Pilot-Orientierung
Scope wird im Assessment festgezogen; Preise folgen dem Document-Intelligence-Hub. (Pexon Document-Intelligence-Hub)
8x5 Managed Betrieb möglich
Nach dem Piloten optional Monitoring und Incident-Reaktion. (Pexon Managed-KI-LP / Hub)
Ab wann sich Legacy-OCR-Ablöse lohnt
Legacy-OCR-Ablöse lohnt sich, sobald Template-Pflege dominiert oder Layoutwechsel brechen. Ablauf: Assessment → Parallelbetrieb → Evaluation → Cutover → Betrieb. Abgrenzung: Build-vs-Buy entscheidet Make/Buy; VLM-Spokes erklären Technologie.
Pilot
klarer Scope und Beispieldokumente
HITL
Klärfall-Prozess definiert
API
Zielsystem erreichbar
Wofür Teams Legacy-OCR-Ablöse nutzen
Use Case 01
Mittelstand: erster Use Case
Ein Fachbereich startet mit einem Dokumenttyp und echten Belegen statt Demodaten.
Messbarer Durchsatz vor dem Rollout weiterer Typen
Use Case 02
Anbindung an bestehendes System
ERP, DMS oder Posteingang bleiben führend; die KI-Schicht liefert strukturierte Daten.
Keine Parallelwelt neben dem System of Record
Use Case 03
Human-in-the-Loop
Unsichere Fälle landen in einer Warteschlange mit Audit.
Keine stillen Fehlentscheidungen unter der Schwelle
Use Case 04
Managed Betrieb
Nach Go-live optional 8x5-Monitoring und Modellpflege.
Betrieb statt Einmal-Skript
Passt das in Ihre Systemlandschaft?
Die Lösung hängt an Ihren Systemen und Dokumenten, nicht an einem Marketing-Benchmark.
Zielsysteme
ERP · SAP, Dynamics oder andere Systeme über API bzw. abgestimmte Schnittstelle.
DMS / Archiv · SharePoint, d.velop oder vergleichbare Archive als Ablage.
Posteingang · Mail, Scan oder Portal als Intake.
Betrieb
Azure / EU · Verarbeitung im vereinbarten Perimeter.
Private GPU · Optional On-Prem oder eigene GPU für sensible Belege.
8x5 Managed · Monitoring und Incident-Reaktion an Werktagen.
So läuft Legacy-OCR-Ablöse in sechs Schritten
1
Postfach und Belegtypen aufnehmen
Wir erfassen Absender, Ordner, Anhänge und die heutigen Ausnahmen. Grundlage sind Ihre echten Mails, keine Demodaten.
2
Klassifikation trainieren
Rechnung, Gutschrift, Mahnung, Sonstiges: die KI lernt Ihre Typen und leitet Unsicheres in eine Warteschlange.
3
Felder extrahieren
Rechnungsnummer, Beträge, Lieferant, IBAN, Fälligkeit und Positionen werden strukturiert - mit Konfidenzschwelle.
4
Übergabe an DATEV oder SAP
Belegbild und Datensatz landen im Zielsystem. Parallel bleibt der Audit-Trail erhalten.
5
Human-in-the-Loop
Unter der Schwelle entscheidet Ihr Team. Korrekturen fließen zurück ins Training.
6
Managed Betrieb 8x5
Monitoring, Updates und Reaktionszeiten laut Managed-KI-Service. Details und Preistreppe auf der Managed-KI-Seite.
Selbst bauen oder mit Betrieb bauen lassen?
Inhouse mit Werkzeugen
–n8n oder Postfachregeln lösen Teile, selten die komplette Strecke inkl. Betrieb.
–Ohne Konfidenz- und Klärfall-Prozess entstehen stille Fehlbuchungen.
–Urlaub und Fluktuation machen den Prozess wieder personenabhängig.
Klassisches ERP-Consulting
–Fokussiert oft auf Modul-Customizing, nicht auf Postfach-Klassifikation.
–Wartung nach Go-live ist selten als 8x5-SLA für die KI-Strecke definiert.
–Tool-Lizenzen ohne Betriebsmodell bleiben Projekt statt Dauerlösung.
Mit Pexon
✓End-to-End: Postfach, Extraktion, ERP-Übergabe und Managed Betrieb.
✓Klare Abgrenzung zu Rechnungskontrolle und allgemeinem E-Mail-Agent.
✓Preise aus Hub und Managed-KI-LP, keine versteckten Deal-Zahlen.
Wie lange dauert Pilot und Go-live?
1
Woche 1-2
Ist und Schnittstellen
Ist-Prozess, Dokumenttypen und Schnittstellen aufnehmen. Scope für den 6-Wochen-Piloten festziehen.
2
Woche 3-5
Klassifikation und Extraktion
Pipeline bauen, parallel zum Ist-Prozess testen, Klärfälle schärfen.
3
Woche 6
Übergabe produktiv
Go-live für vereinbarte Typen, Monitoring, Übergabe an Fachbereich und optional Managed Service.
4
danach
Betrieb 8x5
Laufende Optimierung und Incident-Reaktion. Weitere Typen nach Bedarf.
Was kostet Legacy-OCR-Ablöse?
6-Wochen-Pilot mit vereinbarten Belegtypen und einer ERP-Anbindung, danach optional Managed Betrieb. Preise aus dem Document-Intelligence-Hub.
Ihre Investition
ab 25.000 EUR
Pilot ab · 6 Wochen · Endpreis nach Scoping
Enthält:
Im Pilot enthalten · Scope laut Briefing, Anbindung, HITL-Prozess und Übergabe.
Was wir von Ihnen brauchen · Beispieldokumente, Ansprechperson Fachbereich und Zielsystem-Zugriff - typisch wenige Personentage.
Danach: Managed Betrieb · Laut Hub Managed Service 2.000-5.000 EUR/Monat; Managed-KI-LP Essential ab 3.000 EUR/Monat. Endpreis nach Scoping.
100 % unverbindlich, ohne Verpflichtung
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Häufige Fragen zu Legacy-OCR-Ablöse
Ist das Make vs Buy?
Nein. Build vs Buy ist die Entscheidungsseite; hier der Ablösepfad.
Alles auf VLM?
Nein. Stabile Formulare können bei OCR bleiben; VLM/Azure DI bei variablen Layouts.
Was kostet die Ablöse?
Pilot laut Hub ab 25.000 EUR / 6 Wochen; Gesamt abhängig von Template-Anzahl. Endpreis nach Assessment.
Alte API behalten?
Oft ja als Drop-in; sonst Adapter mit Wellen.
Wann lohnt sich das nicht?
Bei wenigen stabilen Templates und niedrigen Fehlerraten.
Wie messt ihr Erfolg?
Evaluation, Template-Ticket-Rückgang und HITL-Quote - keine Vendor-Werbeprozente.
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CEO @ Pexon Consulting
Aktualisiert am 30. September 2026
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