Document Intelligence · Scan-Center und digitaler Posteingang
Dokumententrennung mit KI: Scan-Stapel ohne Trennblatt in Einzeldokumente zerlegen
Kurz gesagt
Dokumententrennung mit KI heißt bei Pexon Consulting: Mehrseiten-Scans und Sammel-PDFs werden inhaltlich an den Dokumentgrenzen getrennt - ohne Trennblätter oder Barcodes. Unsichere Grenzen gehen an Human-in-the-Loop. Für IT und Posteingang im Mittelstand mit Azure oder Private AI. Anbieter positionieren KI-Splitting als Ersatz für Trennblatt-Prozesse (DocuWare, Konfuzio u. a.).
Microsoft Partner
ISO 27001
Betrieb 8x5 möglich
Max Hennig, Cluster Lead Document Intelligence bei Pexon Consulting · Stand 30.09.2026
Warum manuelle Seitentrennung mit Trennblättern teuer wird
Ein Scan-Stapel enthält selten ein Dokument. Vergessene Trennblätter verschmelzen Belege; Fremdpost hat keine. Dann zerlegt jemand Seite für Seite am Bildschirm.
Trennblätter sind Vorbereitung, kein Verfahren
Jedes Blatt kostet Zeit und scheitert bei E-Mail-Anhängen.
Verschmolzene Belege verderben die Pipeline
Rechnung und Lieferschein in einer Datei brechen Typisierung und Extraktion.
Manuelles Zerlegen skaliert nicht
Die Zerlegung bleibt personenabhängig genau dort, wo Tempo gefragt ist.
Was Dokumententrennung mit KI messbar bringt
Orientierung aus Hub und Marktkontext, keine erfundenen Projektergebnisse.
HITL nur unsichere Fälle zur Prüfung
Konfidenzschwellen steuern, was dunkel läuft und was Ihr Team sieht. (Pexon Confidence-Scoring Spoke)
Azure oder Private AI im Perimeter
Implementierung im Kunden-Tenant - kein Zwang zu einem SaaS-IDP-Vendor. (Pexon Document-Intelligence Delivery-Modell)
6 Wochen Pilot-Orientierung
Scope wird im Assessment festgezogen; Preise folgen dem Document-Intelligence-Hub. (Pexon Document-Intelligence-Hub)
8x5 Managed Betrieb möglich
Nach dem Piloten optional Monitoring und Incident-Reaktion. (Pexon Managed-KI-LP / Hub)
Ab wann sich Dokumententrennung mit KI lohnt
Dokumententrennung mit KI lohnt sich, sobald Scan-Stapel mehrere Belege mischen oder Trennblätter den Durchsatz bremsen. Ablauf: Intake → Grenzen → Confidence → HITL → Einzel-PDF. Abgrenzung: Klassifikation typisiert bereits getrennte Dateien; FiBu-Postfach startet am Mailkonto.
Pilot
klarer Scope und Beispieldokumente
HITL
Klärfall-Prozess definiert
API
Zielsystem erreichbar
Wofür Teams Dokumententrennung mit KI nutzen
Use Case 01
Mittelstand: erster Use Case
Ein Fachbereich startet mit einem Dokumenttyp und echten Belegen statt Demodaten.
Messbarer Durchsatz vor dem Rollout weiterer Typen
Use Case 02
Anbindung an bestehendes System
ERP, DMS oder Posteingang bleiben führend; die KI-Schicht liefert strukturierte Daten.
Keine Parallelwelt neben dem System of Record
Use Case 03
Human-in-the-Loop
Unsichere Fälle landen in einer Warteschlange mit Audit.
Keine stillen Fehlentscheidungen unter der Schwelle
Use Case 04
Managed Betrieb
Nach Go-live optional 8x5-Monitoring und Modellpflege.
Betrieb statt Einmal-Skript
Passt das in Ihre Systemlandschaft?
Die Lösung hängt an Ihren Systemen und Dokumenten, nicht an einem Marketing-Benchmark.
Zielsysteme
ERP · SAP, Dynamics oder andere Systeme über API bzw. abgestimmte Schnittstelle.
DMS / Archiv · SharePoint, d.velop oder vergleichbare Archive als Ablage.
Posteingang · Mail, Scan oder Portal als Intake.
Betrieb
Azure / EU · Verarbeitung im vereinbarten Perimeter.
Private GPU · Optional On-Prem oder eigene GPU für sensible Belege.
8x5 Managed · Monitoring und Incident-Reaktion an Werktagen.
So läuft Dokumententrennung mit KI in sechs Schritten
1
Postfach und Belegtypen aufnehmen
Wir erfassen Absender, Ordner, Anhänge und die heutigen Ausnahmen. Grundlage sind Ihre echten Mails, keine Demodaten.
2
Klassifikation trainieren
Rechnung, Gutschrift, Mahnung, Sonstiges: die KI lernt Ihre Typen und leitet Unsicheres in eine Warteschlange.
3
Felder extrahieren
Rechnungsnummer, Beträge, Lieferant, IBAN, Fälligkeit und Positionen werden strukturiert - mit Konfidenzschwelle.
4
Übergabe an DATEV oder SAP
Belegbild und Datensatz landen im Zielsystem. Parallel bleibt der Audit-Trail erhalten.
5
Human-in-the-Loop
Unter der Schwelle entscheidet Ihr Team. Korrekturen fließen zurück ins Training.
6
Managed Betrieb 8x5
Monitoring, Updates und Reaktionszeiten laut Managed-KI-Service. Details und Preistreppe auf der Managed-KI-Seite.
Selbst bauen oder mit Betrieb bauen lassen?
Inhouse mit Werkzeugen
–n8n oder Postfachregeln lösen Teile, selten die komplette Strecke inkl. Betrieb.
–Ohne Konfidenz- und Klärfall-Prozess entstehen stille Fehlbuchungen.
–Urlaub und Fluktuation machen den Prozess wieder personenabhängig.
Klassisches ERP-Consulting
–Fokussiert oft auf Modul-Customizing, nicht auf Postfach-Klassifikation.
–Wartung nach Go-live ist selten als 8x5-SLA für die KI-Strecke definiert.
–Tool-Lizenzen ohne Betriebsmodell bleiben Projekt statt Dauerlösung.
Mit Pexon
✓End-to-End: Postfach, Extraktion, ERP-Übergabe und Managed Betrieb.
✓Klare Abgrenzung zu Rechnungskontrolle und allgemeinem E-Mail-Agent.
✓Preise aus Hub und Managed-KI-LP, keine versteckten Deal-Zahlen.
Wie lange dauert Pilot und Go-live?
1
Woche 1-2
Ist und Schnittstellen
Ist-Prozess, Dokumenttypen und Schnittstellen aufnehmen. Scope für den 6-Wochen-Piloten festziehen.
2
Woche 3-5
Klassifikation und Extraktion
Pipeline bauen, parallel zum Ist-Prozess testen, Klärfälle schärfen.
3
Woche 6
Übergabe produktiv
Go-live für vereinbarte Typen, Monitoring, Übergabe an Fachbereich und optional Managed Service.
4
danach
Betrieb 8x5
Laufende Optimierung und Incident-Reaktion. Weitere Typen nach Bedarf.
Was kostet Dokumententrennung mit KI?
6-Wochen-Pilot mit vereinbarten Belegtypen und einer ERP-Anbindung, danach optional Managed Betrieb. Preise aus dem Document-Intelligence-Hub.
Ihre Investition
ab 25.000 EUR
Pilot ab · 6 Wochen · Endpreis nach Scoping
Enthält:
Im Pilot enthalten · Scope laut Briefing, Anbindung, HITL-Prozess und Übergabe.
Was wir von Ihnen brauchen · Beispieldokumente, Ansprechperson Fachbereich und Zielsystem-Zugriff - typisch wenige Personentage.
Danach: Managed Betrieb · Laut Hub Managed Service 2.000-5.000 EUR/Monat; Managed-KI-LP Essential ab 3.000 EUR/Monat. Endpreis nach Scoping.
100 % unverbindlich, ohne Verpflichtung
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Häufige Fragen zu Dokumententrennung mit KI
Was ist der Unterschied zwischen Seitentrennung und Dokumententrennung?
Beide meinen dasselbe Kernproblem: wo endet ein Beleg. Seitentrennung betont den Übergang, Dokumententrennung das Einzeldokument mit Typ.
Brauchen wir weiterhin Trennblätter?
Im Zielprozess nicht. Fremdpost und Portal-Uploads funktionieren ohne Vorbereitung.
Was kostet Dokumententrennung mit KI?
Laut Document-Intelligence-Hub Pilot ab 25.000 EUR in sechs Wochen, Managed 2.000-5.000 EUR/Monat. Endpreis nach Scoping.
Ersetzt das die Klassifikation?
Nein. Trennung liefert Einzeldokumente; Klassifikation und Extraktion folgen.
Wann lohnt sich das nicht?
Wenn Sie nur Einzelseiten scannen und nie mischen, reicht der Ist-Prozess.
Azure Document Intelligence möglich?
Ja. Pexon implementiert Boundary Detection mit Azure und/oder VLM im vereinbarten Perimeter.
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CEO @ Pexon Consulting
Aktualisiert am 30. September 2026
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