3-Way-Match automatisieren: Rechnungsprüfung ohne manuelle Abstimmung
Wir automatisieren den vollständigen Drei-Wege-Abgleich in Ihrem ERP — von der Bestellung über den Wareneingang bis zur Rechnungsfreigabe.
3-Way-Match automatisieren — klarer ROI, sofort messbarer Effekt im AP-Betrieb
Manueller Abgleich von Bestellung, Wareneingangsschein und Eingangsrechnung kostet Zeit, erzeugt Fehler und verlangsamt Zahlungsläufe. In wachsenden Unternehmen skaliert dieser Prozess nicht mehr mit dem Belegvolumen. Pexon Consulting implementiert für Sie einen vollautomatischen 3-Way-Match direkt in Ihrem ERP-System. Bestellmengen, Wareneingangsmengen und Rechnungsbeträge werden automatisch abgeglichen, Toleranzregeln angewendet und Abweichungen strukturiert zur manuellen Klärung weitergeleitet. Das Ergebnis: höhere Trefferquoten, schnellere Durchlaufzeiten und ein AP-Team, das sich auf Ausnahmen konzentriert statt auf Routineprüfungen.
Drei zentrale Vorteile des automatisierten 3-Way-Match
Mit automatisiertem 3-Way-Match reduzieren Sie Durchlaufzeiten im Rechnungseingang, senken Fehlerquoten beim Belegabgleich und entlasten Ihr AP-Team von Routinearbeit.
Hohe automatische Trefferquote bei Routinebelegen
Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen, die innerhalb definierter Toleranzen übereinstimmen, werden vollautomatisch freigegeben, ohne dass ein Mitarbeiter manuell eingreifen muss.
Strukturiertes Ausnahme-Handling bei Abweichungen
Rechnungen mit Mengen- oder Preisabweichungen werden automatisch klassifiziert, mit allen relevanten Informationen angereichert und in eine strukturierte Klärwarteschlange übergeben.
Direkte Integration in SAP und andere ERP-Systeme
Der Abgleich erfolgt direkt in Ihrer bestehenden ERP-Umgebung und erzeugt Buchungsvorschläge oder Direktbuchungen, ohne parallele Insellösungen oder manuelle Datenübertragung.
Ab wann macht 3-Way-Match Automatisierung Sinn?
Eine automatisierte 3-Way-Match-Lösung lohnt sich, wenn Ihr Unternehmen monatlich mehr als 300 Eingangsrechnungen verarbeitet, die Durchlaufzeiten im AP-Bereich kritisch sind oder Skontofristen durch manuelle Prüfung regelmäßig nicht genutzt werden. Besonders geeignet für Einkaufsleiter, AP-Teams und CFOs in produzierenden Unternehmen und im Handel mit SAP- oder vergleichbarer ERP-Umgebung.
Monatliches Rechnungsvolumen über 300 Belege mit Bestellbezug
Bestehende ERP-Landschaft mit SAP, Microsoft Dynamics oder vergleichbaren Systemen
Merklicher Zeitdruck im AP-Team oder regelmäßig verpasste Skontofristen
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Anwendungsfälle: 3-Way-Match automatisieren in der Praxis
Von der einfachen Mengenprüfung bis zum vollintegrierten Abgleich mit Toleranzregelwerk und strukturiertem Eskalationsprozess für das AP-Team.
Vollautomatischer Abgleich mit konfigurierbaren Toleranzen
Bestellmenge, Wareneingang und Rechnungsbetrag werden automatisch verglichen, Toleranzregeln angewendet und konforme Belege direkt zur Buchung freigegeben.
Mengenabgleich zwischen Purchase Order, Goods Receipt und Invoice
Konfigurierbares Toleranzregelwerk für Preis- und Mengenabweichungen
Automatische Buchungsfreigabe bei konformen Belegen ohne manuellen Eingriff
Klärwarteschlange und Ausnahme-Routing bei Abweichungen
Rechnungen mit Abweichungen außerhalb der Toleranz werden automatisch klassifiziert und mit Kontext an die zuständige Klärwarteschlange im AP-Team weitergeleitet.
Automatische Klassifizierung nach Abweichungstyp: Menge, Preis, fehlendes Dokument
Weiterleitung mit Originalbeleg, Bestellreferenz und Abweichungsdetail
Eskalationspfade und Benachrichtigungen bei überschrittenen Klärungsfristen
Skontooptimierung durch verkürzte Durchlaufzeiten
Durch automatische Freigabe konformer Rechnungen werden Durchlaufzeiten deutlich verkürzt, sodass Skontofristen systematisch genutzt werden können.
Messung und Reporting der durchschnittlichen Durchlaufzeit pro Belegkategorie
Priorisierung skontorelevanter Rechnungen in der Verarbeitungsqueue
Dashboard für AP-Team mit Echtzeit-Überblick über offene und freigegebene Belege
Kernfunktionen: Was steckt im Paket?
Pexon Consulting liefert bewährte 3-Way-Match-Implementierungen mit tiefer ERP-Integrationskompetenz und einem praxiserprobten Toleranz- und Ausnahme-Regelwerk.
Tiefe SAP-Integrationskompetenz
Unsere Berater kennen SAP MM und FI in der Tiefe und implementieren den Abgleich direkt in Ihre bestehende SAP-Umgebung ohne aufwendige Middleware.
Hohe automatische Trefferquote von Beginn an
Durch sorgfältige Regelkalibrierung in der Einführungsphase erreichen wir typischerweise automatische Trefferquoten von über 80 Prozent bereits in den ersten Wochen.
Strukturiertes Ausnahme-Handling ohne Informationsverlust
Jede Ausnahme wird mit vollständigem Kontext weitergeleitet, sodass AP-Mitarbeiter Klärfälle schnell und fundiert bearbeiten können.
Schnelle Time-to-Value
Unsere Referenzarchitektur für 3-Way-Match ermöglicht einen produktiven Betrieb in vier bis acht Wochen mit klaren Meilensteinen und einem festen Projektrahmen.
Konfigurierbares Toleranzregelwerk
Toleranzen für Preis- und Mengenabweichungen werden gemeinsam mit Ihrem Team definiert und können pro Lieferant, Warengruppe oder Kostenstellentyp differenziert werden.
Festpreis und messbarer ROI
Wir kalkulieren den Investitionsrahmen gemeinsam auf Basis Ihres Belegvolumens und zeigen den zu erwartenden ROI durch Zeitersparnis und Skontonutzung transparent auf.
Unser Ansatz: In 3 Phasen zum Erfolg
Unser bewährter Ansatz liefert schnelle Ergebnisse und schafft eine nachhaltige Lösung, die mit Ihnen wächst.
Analyse & Konzeption
Phase 1
Wir analysieren Ihren bestehenden AP-Prozess, die Belegstruktur, Abweichungsquoten und die ERP-Konfiguration und entwickeln daraus das optimale Toleranz- und Regelwerk.
- Bestandsaufnahme Rechnungsvolumen, Abweichungsquoten und manuelle Klärfälle
- Definition des Toleranzregelwerks nach Lieferant, Warengruppe und Abweichungstyp
- Architekturentwurf für Abgleich-Engine, Klärwarteschlange und ERP-Integration
Entwicklung & Integration
Phase 2
Wir implementieren die Abgleich-Engine, das Toleranzregelwerk und die Klärwarteschlange und integrieren alles direkt in Ihre ERP-Umgebung.
- Implementierung der Abgleich-Engine mit konfigurierbarem Toleranzregelwerk
- Aufbau der Klärwarteschlange und des Ausnahme-Routing-Mechanismus
- ERP-Integration für automatische Buchungsfreigabe und AP-Dashboard
Go-live & Betrieb
Phase 3
Nach erfolgreichem Abnahmetest begleiten wir den Produktivstart, kalibrieren das Regelwerk anhand echter Belege und übergeben in den Regelbetrieb.
- Produktivstart mit parallelem Betrieb und Regelwerk-Kalibrierung anhand echter Belege
- Schulung des AP-Teams für Klärwarteschlange und Ausnahme-Bearbeitung
- Übergabe in Regelbetrieb mit definierten SLAs und Reporting-Dashboard
Sichern Sie sich Ihre kostenfreie Erstberatung
Analyse Ihres individuellen Bedarfs
Erste Empfehlungen zu passenden Produkten und Umsetzungsstrategien
Transparente Einblicke in unsere Methoden, Technologien & Referenzen
Ihr Nutzen auf einen Blick: Von „Vorher“ zu „Nachher“
So verändert sich der Arbeitsalltag Ihres AP-Teams, wenn der Drei-Wege-Abgleich automatisiert statt manuell durchgeführt wird.
Vorher
Mitarbeiter suchen manuell nach Bestellungen und Wareneingängen zu jeder eingehenden Rechnung
Abweichungen werden per E-Mail an Einkauf oder Lager kommuniziert und mühsam nachverfolgt
Skontofristen laufen ab, weil Rechnungen in der manuellen Prüfschlange liegenbleiben
Keine Transparenz darüber, welche Rechnungen offen, in Klärung oder zur Zahlung freigegeben sind
Nachher
Konforme Belege werden automatisch abgeglichen, freigegeben und zur Buchung übergeben
Abweichungen landen strukturiert in der Klärwarteschlange mit allen relevanten Informationen
Skontofristen werden durch verkürzte Durchlaufzeiten systematisch genutzt
AP-Team sieht jederzeit den aktuellen Status aller Belege im Dashboard und bearbeitet nur Ausnahmen
Doppelter Mehrwert für Ihr Unternehmen
Für die Unternehmensführung
Messbarer ROI durch Skontonutzung: Verkürzte Durchlaufzeiten ermöglichen systematische Skontonutzung, deren Wert den Investitionsrahmen der Automatisierung häufig bereits im ersten Jahr übersteigt.
Skalierbarkeit ohne Personalaufbau: Wachsendes Belegvolumen durch neue Lieferanten oder Akquisitionen erfordert keinen proportionalen Personalaufbau im AP-Bereich mehr.
Reduziertes Risiko durch strukturierte Abweichungsbehandlung: Abweichungen werden systematisch erkannt und dokumentiert, was Überzahlungen, doppelte Buchungen und unbemerkte Mengenabweichungen nachweisbar reduziert.
Für Fachbereiche & IT
Entlastung des AP-Teams von Routineaufgaben: Automatische Freigabe konformer Belege gibt AP-Mitarbeitern Kapazität für Klärfälle, Lieferantenkommunikation und strategische Finance-Aufgaben zurück.
Transparente Klärprozesse: AP-Teams sehen sofort, welche Rechnungen welche Abweichung aufweisen, bei wem die Klärung liegt und welche Fristen ablaufen — strukturiert und nachvollziehbar.
Native ERP-Integration ohne Schatten-IT: Die Lösung integriert sich direkt in SAP oder das bestehende ERP und erzeugt keine parallelen Systeme, Export-Import-Routinen oder redundante Datenhaltung.
Das Implementierungspaket
Vollständige Implementierung des automatisierten 3-Way-Match mit konfiguriertem Toleranzregelwerk, Klärwarteschlange, ERP-Integration und Go-live-Begleitung.
Ihre Investition
ab 32.000€
Analyse Rechnungsvolumen, Abweichungsquoten und bestehende AP-Prozesse
Implementierung der Abgleich-Engine für Purchase Order, Goods Receipt und Invoice
Konfigurierbares Toleranzregelwerk nach Lieferant, Warengruppe und Abweichungstyp
Klärwarteschlange mit Ausnahme-Routing und Eskalationspfaden
ERP-Integration für automatische Buchungsfreigabe und AP-Dashboard
Go-live-Begleitung, Regelwerk-Kalibrierung und Schulung des AP-Teams
100% unverbindlich mit echtem Mehrwert
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Ihre Experten
Wir verbinden strategisches Know-how mit technologischer Exzellenz.
Phillip Pham
Geschäftsführer
Max Hennig
Cluster Lead OCR
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Häufige Fragen
Zusammenfassung einiger Fragen unserer Kunden
Welche ERP-Systeme unterstützt Ihre 3-Way-Match-Lösung?
Wir integrieren primär in SAP MM und FI sowie in Microsoft Dynamics 365. Andere ERP-Systeme mit offener Schnittstelle oder verfügbarem Datenbankzugriff können ebenfalls angebunden werden. Im Analyseworkshop klären wir gemeinsam die technische Machbarkeit für Ihre konkrete ERP-Umgebung.
Wie werden Toleranzregeln definiert und können sie nachträglich angepasst werden?
Toleranzregeln werden im Analyseworkshop gemeinsam mit Ihrem AP-Team und dem Einkauf definiert — differenziert nach Lieferant, Warengruppe oder Kostenstellentyp. Nach dem Go-live können Regeln über eine Konfigurationsoberfläche angepasst werden, ohne Entwicklereingriff und mit vollständiger Dokumentation der Änderung.
Welche automatische Trefferquote ist realistisch?
Die erreichbare Trefferquote hängt von der Qualität Ihrer Stammdaten, der Sauberkeit der Bestellprozesse und dem definierten Toleranzrahmen ab. In typischen Industrieumgebungen mit sauberen Stammdaten erreichen wir innerhalb von vier bis acht Wochen automatische Trefferquoten zwischen 75 und 90 Prozent.
Was passiert mit Rechnungen, für die noch kein Wareneingang im System vorliegt?
Rechnungen ohne vorhandenen Wareneingangsschein werden automatisch in eine eigene Kategorie der Klärwarteschlange geleitet. Das AP-Team wird benachrichtigt und kann entscheiden, ob der Wareneingang noch erwartet wird, eine Klärung mit dem Lager notwendig ist oder eine Ausnahmefreigabe erteilt werden soll.
Wie lange dauert die Implementierung bis zum produktiven Betrieb?
In der Regel vier bis acht Wochen ab Projektstart, abhängig von der Komplexität der ERP-Integration und dem Umfang des Toleranzregelwerks. Der Analyseworkshop zu Beginn liefert eine belastbare Aufwandsschätzung und einen verbindlichen Projektzeitplan.
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