Touchless Procurement: Vollautomatische Beschaffung auf Azure
Pexon verwandelt Bedarfsmeldungen aus Produktion und Lager in regelbasierte Bestellvorschläge, lässt KI den optimalen Lieferanten aus Ihrer genehmigten Liste wählen und überträgt freigegebene Bestellungen direkt in SAP, Ariba oder Dynamics — inklusive automatischem Dreiwege-Abgleich beim Wareneingang.
Was Touchless Procurement im Einkauf bewirkt
Viele Einkaufsteams bearbeiten 60 Prozent ihrer Bestellungen manuell — obwohl der Großteil davon Standardbestellungen unter 500 Euro sind, für die ein erfahrener Einkäufer nicht gebraucht wird. Bedarfe aus dem MRP laufen in SAP als Bestellanforderung auf, werden ausgedruckt oder per E-Mail weitergeleitet, jemand sucht manuell den passenden Lieferanten aus der Listung und tippt die Bestellung ins System. Bei Wareneingang prüft jemand den Lieferschein gegen die Bestellposition — ebenfalls manuell. Touchless Procurement automatisiert genau diese Kette: KI erkennt eingehende Banfn, wählt den vertraglich genehmigten Lieferanten mit bestem Preis-Lieferzeit-Verhältnis und gibt die Bestellung regelbasiert frei. SAP, Ariba oder Dynamics erhält die Übergabe vollautomatisch. Beim Wareneingang gleicht das System Lieferschein, Bestellmenge und Rechnungsposition im Dreiwege-Abgleich ab. Ihr Einkaufsteam konzentriert sich auf Lieferantenentwicklung, Rahmenverträge und strategische Beschaffung — nicht auf Routinebestellungen.
Was Touchless Procurement konkret bringt
Weniger Durchlaufzeit für C-Teile und Katalogbestellungen, mehr Kapazität für strategischen Einkauf und lückenlose Compliance bei jeder Beschaffungsentscheidung.
Purchasing-Kapazität freisetzen
Standardbestellungen unter definierten Wertgrenzen laufen ohne manuellen Eingriff durch. Ihr Einkauf gewinnt Zeit für Lieferantenverhandlungen und Warengruppenstrategien.
Kürzere Beschaffungszyklen
Bedarfsmeldungen aus SAP MM werden in Minuten statt Tagen zu Bestellungen. Engpässe in Produktion und Lager entstehen seltener durch verzögerte Bestellauslösung.
Lückenlose Compliance und Revision
Jede Lieferantenauswahl, jede Freigabe und jeder Dreiwege-Abgleich wird protokolliert. Interne Kontrollen und externe Prüfungen finden eine vollständige Entscheidungshistorie vor.
Ab wann macht Touchless Procurement Sinn?
Touchless Procurement rechnet sich, wenn Ihr Einkauf ein hohes Volumen an Bestellungen unter 500 Euro manuell abwickelt — und dabei Einkäufer an Tätigkeiten bindet, die kein strategisches Urteil erfordern. Typische Ausgangssituation: SAP-Banfn werden manuell in Bestellungen umgewandelt, die Lieferantenauswahl basiert auf persönlichem Wissen statt Systemdaten, und der Dreiwege-Abgleich beim Wareneingang läuft über ausgedruckte Lieferscheine. Für Unternehmen in Industrie, Energie und öffentlichem Sektor mit 300 bis 3.000 Mitarbeitenden lässt sich der Nutzen bereits im Pilot direkt messen — an Durchlaufzeit, automatisch verarbeiteten Bestellungen und freigesetzter Einkäuferkapazität.
Hoher Anteil an C-Teilen, Katalogartikeln oder wiederkehrenden Standardbestellungen mit geringem Einzelwert.
SAP MM, SAP Ariba, Microsoft Dynamics oder Coupa sind im Einsatz — aber Bestellauslösung und Wareneingang laufen noch überwiegend manuell.
Compliance-Anforderungen oder Lieferantenrichtlinien verlangen eine nachvollziehbare Dokumentation jeder Beschaffungsentscheidung.
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Typische Einsatzfälle für Touchless Procurement
Touchless Procurement automatisiert die operative Beschaffungskette — von der Bedarfsmeldung über die Lieferantenauswahl bis zum Dreiwege-Abgleich beim Wareneingang.
Bedarfsmeldungen automatisch in Bestellvorschläge umwandeln
KI liest eingehende Bestellanforderungen aus SAP MM oder dem MRP-Lauf aus, bewertet Dringlichkeit und Bestellmenge und erstellt einen regelkonformen Bestellvorschlag.
Automatische Verarbeitung von SAP-Banfn und MRP-Bedarfen
Prüfung gegen Bestellgrenzen, Kostenstellen und Budgetfreigaben
Regelbasierte Freigabe oder gezielte Weiterleitung bei Abweichungen
Lieferantenauswahl und Preisvergleich per KI
Die KI selektiert aus der genehmigten Lieferantenliste den optimalen Lieferanten anhand von Preis, Lieferzeit und Verfügbarkeit — ohne manuelle Angebotsanfrage bei Katalogartikeln.
Zugriff auf genehmigte Lieferantenliste und Vertragskonditionen
Automatischer Preisvergleich und Lieferzeitbewertung
Übergabe der Bestellung an SAP, Ariba oder Dynamics ohne Medienbruch
Wareneingang und Dreiwege-Abgleich automatisieren
Beim Wareneingang gleicht das System Lieferschein, Bestellmenge und Rechnungsposition automatisch ab. Abweichungen landen mit Begründung in der Klärungsliste.
Automatischer Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung
Sofortige Buchung bei vollständiger Übereinstimmung
Gezielte Eskalation bei Mengen- oder Preisabweichungen
Kernfunktionen: Was steckt im Paket?
Touchless Procurement ist auf operative Beschaffungsprozesse in Industrie und Energie spezialisiert — mit direkter SAP/Ariba-Anbindung, nachvollziehbarer KI-Lieferantenauswahl und einer Architektur, die in bestehende ERP-Landschaften passt.
Direkte SAP- und Ariba-Anbindung
Pexon verbindet Touchless Procurement nativ mit SAP MM, SAP Ariba, Dynamics oder Coupa — Bestellungen werden direkt im System angelegt, keine manuelle Nachpflege.
Wertgrenzen und Freigaberegeln bleiben erhalten
Bestehende Kompetenzgrenzen, Zeichnungsberechtigungen und Budgetlimits werden in der Lösung abgebildet. Automatisierung reduziert Aufwand, ersetzt aber keine Kontrolle.
Dreiwege-Abgleich ohne manuelle Prüfung
Bestellung, Lieferschein und Rechnung werden vollautomatisch abgeglichen. Nur echte Abweichungen landen mit Begründung beim zuständigen Einkäufer.
Nutzen direkt messbar
Automatisierungsquote, Durchlaufzeit, freigesetzte Einkäuferstunden und Kosteneinsparung sind von Tag eins an in Power BI sichtbar.
Genehmigte Lieferantenliste bleibt Basis
Die KI wählt ausschließlich aus vertraglich freigegebenen Lieferanten. Keine Bestellung geht an einen nicht genehmigten Lieferanten — Compliance ist systemseitig sichergestellt.
Ausbau auf weitere Warengruppen
Nach dem Piloten mit C-Teilen oder Katalogartikeln lassen sich weitere Warengruppen, Standorte oder Gesellschaften mit derselben Infrastruktur automatisieren.
Unser Ansatz: In 3 Phasen zum Erfolg
Unser bewährter Ansatz liefert schnelle Ergebnisse und schafft eine nachhaltige Lösung, die mit Ihnen wächst.
Analyse und Zielbild
Phase 1
Wir nehmen Ihren Beschaffungsprozess auf: Bestellvolumen, Warengruppen, Lieferantenstruktur, Freigaberegeln und ERP-Anbindung. Daraus entsteht ein realistischer Pilotumfang mit messbarem Nutzen.
- Prozessaufnahme mit Einkauf, Lager, Produktion und IT
- Prüfung von SAP-Datenqualität, Lieferantenstamm und Schnittstellenoptionen
- Nutzenbewertung: Bestellvolumen, Einkäuferkapazität, Durchlaufzeit
Pilot und Systemanbindung
Phase 2
Wir bauen den ersten Touchless Procurement Ablauf mit KI-Lieferantenauswahl, Freigabelogik, Dreiwege-Abgleich und direkter ERP-Anbindung.
- Einrichtung der Azure-Umgebung und KI-Modelle
- Anbindung an SAP MM, Ariba oder Dynamics
- Testbetrieb mit echten Bestellanforderungen und Lieferanten
Betrieb und Ausbau
Phase 3
Nach dem Pilot wird die Lösung stabil betrieben und auf weitere Warengruppen, Standorte oder Gesellschaften ausgeweitet.
- Betriebskonzept, Monitoring und Eskalationsregeln
- Auswertung von Automatisierungsquote und freigesetzter Kapazität
- Roadmap für weitere Warengruppen und Beschaffungsprozesse
Sichern Sie sich Ihre kostenfreie Erstberatung
Analyse Ihres individuellen Bedarfs
Erste Empfehlungen zu passenden Produkten und Umsetzungsstrategien
Transparente Einblicke in unsere Methoden, Technologien & Referenzen
Ihr Nutzen auf einen Blick: Von „Vorher“ zu „Nachher“
Vor Touchless Procurement wartet jede Bestellanforderung auf einen Einkäufer, der Zeit für Routinebestellungen aufwendet. Danach laufen Standardbestellungen vollautomatisch durch — Ihr Team steuert Ausnahmen und strategische Themen.
Vorher
SAP-Banfn werden manuell geöffnet, Lieferant gesucht und Bestellung ins System eingetippt.
Lieferantenauswahl basiert auf persönlichem Wissen statt auf Systemdaten und Vertragskonditionen.
Beim Wareneingang prüft jemand den Lieferschein manuell gegen die Bestellposition.
Einkäufer verbringen den Großteil ihrer Zeit mit C-Teilen statt mit Lieferantenentwicklung.
Nachher
Bestellanforderungen werden automatisch verarbeitet, Lieferant ausgewählt und Bestellung in SAP oder Ariba angelegt.
Die KI wählt nur aus genehmigten Lieferanten — Compliance ist systemseitig sichergestellt.
Dreiwege-Abgleich bei Wareneingang läuft automatisch, nur Abweichungen landen beim Einkäufer.
Das Einkaufsteam konzentriert sich auf Rahmenverträge, Lieferantenentwicklung und strategische Beschaffung.
Doppelter Mehrwert für Ihr Unternehmen
Für CPO und Unternehmensführung
Niedrigere Prozesskosten pro Bestellung: Standardbestellungen unter definierten Wertgrenzen laufen ohne Einkäuferzeit durch. Kosten pro Bestellung sinken spürbar.
Strategischer Einkauf als Wettbewerbsvorteil: Freigesetzte Einkäuferkapazität fließt in Lieferantenentwicklung, Warengruppenstrategien und bessere Rahmenkonditionen.
Vollständige Compliance-Dokumentation: Jede Lieferantenauswahl, Freigabe und Abweichung ist revisionssicher protokolliert — für interne Kontrollen und externe Audits.
Für Einkaufsleiter und IT
Weniger Routinebestellungen, mehr Substanz: Das Team bearbeitet Ausnahmen, Eskalationen und strategische Themen — nicht die fünfzigste Standardbestellung der Woche.
Bestellung direkt im ERP: Freigegebene Bestellungen werden automatisch in SAP, Ariba oder Dynamics angelegt. Keine zusätzliche Pflegeoberfläche, keine doppelte Datenhaltung.
Stabiler Betrieb mit klaren Kennzahlen: Automatisierungsquote, Rückstände, Durchlaufzeit und Dreiwege-Abgleich-Status sind täglich in Power BI sichtbar.
Touchless Procurement Foundation Paket
Strukturierter Einstieg mit Prozessanalyse, sicherer Azure-Architektur und einem produktionsnahen Piloten für Ihre operative Beschaffung.
Ihre Investition
ab 50.000€
Prozess-Workshop mit Einkauf, Lager und IT
Azure Architektur und Sicherheitskonzept
KI-Modell für Lieferantenauswahl und Bestellvorschlag
Anbindung an SAP, Ariba oder Dynamics
Pilotbetrieb mit echten Bestellanforderungen und Dreiwege-Abgleich
Power BI Dashboard für Automatisierungsquote und Einsparung
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Phillip Pham
Geschäftsführer
Constantin Budin
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Häufige Fragen
Zusammenfassung einiger Fragen unserer Kunden
Welche ERP-Systeme werden unterstützt?
Die Lösung wird direkt an SAP MM, SAP Ariba, Microsoft Dynamics oder Coupa angebunden. Im Assessment prüfen wir Schnittstellen, Buchungslogik und Berechtigungen gemeinsam mit Ihrer IT.
Wie wird sichergestellt, dass nur genehmigte Lieferanten ausgewählt werden?
Die KI greift ausschließlich auf Ihre genehmigte Lieferantenliste zu. Lieferanten außerhalb der Listung werden systemseitig ausgeschlossen — die Compliance-Logik ist Teil der Architektur, nicht einer nachgelagerten Prüfung.
Wie lange dauert ein erster Pilot?
Ein abgegrenzter Pilot für eine Warengruppe oder einen Bestelltyp dauert in der Regel 6 bis 8 Wochen. Komplexe SAP-Landschaften oder mehrstufige Freigabewege können den Aufwand erhöhen.
Was passiert mit Bestellanforderungen, die nicht automatisch verarbeitet werden können?
Bestellanforderungen, die außerhalb der definierten Regeln liegen oder bei denen kein eindeutiger Lieferant selektiert werden kann, werden mit einer klaren Begründung an den zuständigen Einkäufer weitergeleitet. Kein Bedarf bleibt unbearbeitet.
Kann Touchless Procurement auch für öffentliche Auftraggeber eingesetzt werden?
Ja. Für den öffentlichen Sektor werden vergaberechtliche Anforderungen und Nachweispflichten bereits in der Architekturplanung berücksichtigt. Die vollständige Protokollierung jeder Lieferantenauswahl und Freigabe unterstützt dabei direkt die Dokumentationspflichten nach VOL/A und VgV.
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