Meeting-Protokoll automatisch erstellen: KI extrahiert Action Items und Verantwortlichkeiten
Strukturierte Besprechungsprotokolle mit Action Items, Deadlines und Zuständigkeiten entstehen automatisch aus Transkripten oder Aufzeichnungen.
Meeting-Protokoll automatisch erstellen mit KI: Mehr Zeit für die eigentliche Arbeit
Wissensarbeiter verbringen nach Schätzungen 15 bis 30 Minuten pro Meeting damit, Protokolle zu schreiben, Action Items zu notieren und Aufgaben in Ticket-Systeme zu übertragen. In Unternehmen mit vielen Meetings summiert sich das auf Hunderte von Stunden pro Monat. Pexon Consulting entwickelt KI-gestützte Systeme, die aus Teams- oder Zoom-Transkripten automatisch strukturierte Protokolle erstellen, Action Items mit Verantwortlichen und Deadlines extrahieren und direkt in Ihre Ticket- oder Projektmanagementsysteme übertragen. Das Ergebnis: vollständige, konsistente Protokolle ohne manuellen Aufwand.
Was automatische Meeting-Protokolle konkret bewirken
Kein manuelles Tippen mehr nach Meetings — Action Items landen automatisch dort, wo sie weiterverfolgt werden müssen.
Sofortige Protokoll-Verfügbarkeit
Das Protokoll ist fertig, bevor das nächste Meeting beginnt — keine Verzögerungen durch manuelle Nachbearbeitung oder Abstimmungsrunden.
Lückenlose Action-Item-Erfassung
Keine Aufgabe geht mehr verloren: KI erkennt Zusagen, Aufgabenübernahmen und Deadlines auch dann, wenn sie beiläufig erwähnt werden.
Direkte Integration in Ticket-Systeme
Extrahierte Action Items werden automatisch als Tickets in Jira, Azure DevOps oder Asana angelegt, mit Assignee und Deadline vorbelegt.
Ab wann macht Meeting-Protokoll-Automatisierung Sinn?
Diese Lösung eignet sich für jedes Unternehmen mit hoher Meeting-Dichte und dem Wunsch, Nachverfolgbarkeit und Produktivität zu verbessern. Besonders hoher Nutzen entsteht in Projektmanagement-Abteilungen, Executive-Assistenz-Teams und operativen Bereichen mit regelmäßigen Status-Meetings. Voraussetzung ist der Einsatz von Microsoft Teams oder Zoom mit aktivierter Transkriptionsfunktion.
Unternehmen mit mehr als 50 strukturierten Meetings pro Woche
Teams mit Microsoft Teams oder Zoom als primäre Kommunikationsplattform
Projektmanagement- und Operations-Teams mit hohem Nachverfolgungsbedarf
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Einsatzszenarien für automatische Meeting-Protokollierung
Von Projektmeetings bis zu Führungsrunden — KI erstellt das Protokoll und verteilt die Aufgaben automatisch.
Projektmeetings und Statusrunden
Wöchentliche Projekt-Status-Meetings werden vollständig protokolliert, Entscheidungen dokumentiert und Action Items direkt in Jira oder Azure DevOps angelegt.
Strukturierte Zusammenfassung nach Tagesordnungspunkten
Automatische Extraktion von Entscheidungen mit Kontext
Ticket-Erstellung mit Assignee, Deadline und Projektkontext
Führungskräfte und Executive Assistants
Geschäftsführer und Abteilungsleiter erhalten nach jedem Meeting eine prägnante Zusammenfassung mit den wichtigsten Beschlüssen und ihren eigenen Aufgaben.
Personalisierte Zusammenfassung der eigenen Action Items
Executive Summary mit Kernentscheidungen auf einer Seite
Automatische Kalender-Erinnerungen für zugeordnete Deadlines
Kundenmeetings und Discovery Calls
Vertrieb und Consulting dokumentieren Kundengespräche automatisch und übertragen Vereinbarungen direkt in CRM-Systeme.
Automatische CRM-Notiz mit Gesprächszusammenfassung
Extraktion von Kundenanforderungen und offenen Fragen
Follow-up-Tasks mit Deadline in Salesforce oder HubSpot angelegt
Kernfunktionen: Was steckt im Paket?
Pexon Consulting liefert praxiserprobte KI-Lösungen für Wissensarbeiter, die sich nahtlos in Microsoft-365-Umgebungen integrieren.
Teams- und Zoom-native Integration
Die Lösung nutzt vorhandene Transkriptionsfunktionen und benötigt keine zusätzliche Aufzeichnungssoftware oder Zusatzlizenz.
Mehrsprachige Unterstützung
Protokolle werden auch aus gemischtsprachigen Meetings oder englischsprachigen Calls korrekt erstellt und auf Wunsch übersetzt.
Automatische Ticket-Erstellung
Action Items landen ohne manuellen Zwischenschritt direkt als Tickets in Jira, Azure DevOps, Asana oder einem anderen System Ihrer Wahl.
Datenschutz-konformer Betrieb
Verarbeitung in Ihrer Azure-Umgebung, keine Weitergabe von Meetinginhalten an externe Dienste, DSGVO-konform.
Strukturierte Protokoll-Templates
Protokolle folgen Ihrem Unternehmensstandard — Tagesordnung, Entscheidungen, Action Items — konsistent bei jedem Meeting.
Konfigurierbare Protokolltiefe
Von der kurzen Executive Summary bis zum vollständigen Verlaufsprotokoll — das Ausgabeformat wird pro Meeting-Typ frei konfiguriert.
Unser Ansatz: In 3 Phasen zum Erfolg
Unser bewährter Ansatz liefert schnelle Ergebnisse und schafft eine nachhaltige Lösung, die mit Ihnen wächst.
Anforderungsaufnahme und Konzeption
Phase 1
Wir analysieren Ihre Meeting-Typen, Protokoll-Templates und bestehende Systemlandschaft und definieren das Zieldesign der Automatisierung.
- Aufnahme bestehender Protokoll-Formate und Meeting-Kategorien
- Analyse der Transkriptions- und Integrationsmöglichkeiten
- Definition von Ausgabeformaten pro Meeting-Typ
Entwicklung und Integration
Phase 2
Wir entwickeln die Extraktions-Pipeline, implementieren Protokoll-Templates und binden Ihre Ticket- und CRM-Systeme an.
- Implementierung der Action-Item- und Entscheidungsextraktion
- Entwicklung der Protokoll-Generierungslogik
- Integration mit Jira, Azure DevOps, Asana, Salesforce oder HubSpot
Pilotbetrieb und Rollout
Phase 3
Im Pilotbetrieb testen wir mit echten Meetings, sammeln Feedback und rollen die Lösung schrittweise im Unternehmen aus.
- Pilotbetrieb mit ausgewählten Teams und Meeting-Typen
- Feedback-gestützte Optimierung der Extraktionsqualität
- Unternehmensweiter Rollout mit Schulung und Dokumentation
Sichern Sie sich Ihre kostenfreie Erstberatung
Analyse Ihres individuellen Bedarfs
Erste Empfehlungen zu passenden Produkten und Umsetzungsstrategien
Transparente Einblicke in unsere Methoden, Technologien & Referenzen
Ihr Nutzen auf einen Blick: Von „Vorher“ zu „Nachher“
Der konkrete Unterschied zwischen manueller Protokollführung und automatischer KI-gestützter Dokumentation im Vergleich.
Vorher
Mitarbeiter tippen Protokolle manuell nach dem Meeting und verlieren dabei 15 bis 30 Minuten
Action Items werden vergessen oder landen nicht im richtigen System
Protokollqualität schwankt je nach Autor — manchmal fehlen Entscheidungen oder Begründungen
Follow-up-Tickets werden zu spät oder gar nicht erstellt, Aufgaben bleiben unerledigt
Nachher
Strukturiertes Protokoll ist innerhalb von Minuten nach Meetingende fertiggestellt und verteilt
Alle Action Items werden lückenlos erfasst und direkt als Tickets angelegt
Konsistente Protokollqualität nach einheitlichem Template unabhängig vom Protokollführer
Verantwortlichkeiten und Deadlines sind sofort sichtbar und nachverfolgbar
Doppelter Mehrwert für Ihr Unternehmen
Für die Unternehmensführung
Produktivitätsgewinn im gesamten Unternehmen: Jeder Mitarbeiter spart nach Meetings wertvolle Zeit, die direkt in produktive Arbeit fließt statt in administrative Dokumentation.
Bessere Nachverfolgbarkeit von Entscheidungen: Alle Entscheidungen sind vollständig und durchsuchbar dokumentiert, was Transparenz und Accountability im Führungskreis stärkt.
Skalierbarer Einsatz ohne Mehrkosten: Die Lösung skaliert mit der Anzahl der Meetings ohne zusätzlichen Personalaufwand — ideal für wachsende Organisationen.
Für Fachbereiche und IT
Weniger Nacharbeit nach Meetings: Projektleiter und Team-Leads müssen keine Zeit mehr mit dem Schreiben und Verteilen von Protokollen verbringen und können sich auf die Aufgaben konzentrieren.
Automatische Ticket-Befüllung: Action Items landen direkt im Backlog — kein manuelles Übertragen zwischen Notizblock, E-Mail und Ticket-System mehr.
Einfache Einbindung in bestehende Tools: Die Lösung arbeitet mit Microsoft Teams, Zoom und allen gängigen Ticket-Systemen zusammen, ohne neue Tools einzuführen.
Meeting-Protokoll-Automatisierung — Vollimplementierung
Vollständige Entwicklung und Inbetriebnahme der automatischen Protokollgenerierung inklusive Action-Item-Extraktion und Ticket-System-Integration.
Ihre Investition
ab 20.000€
Analyse bestehender Meeting-Typen, Protokoll-Formate und Systeme
Implementierung der KI-gestützten Extraktions-Pipeline
Entwicklung konfigurierbarer Protokoll-Templates
Integration in Teams oder Zoom und ein Ticket-System Ihrer Wahl
Pilotbetrieb mit Qualitätsmessung und Feinabstimmung
Übergabe, Rollout-Unterstützung und Betriebsdokumentation
100% unverbindlich mit echtem Mehrwert
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Ihre Experten
Wir verbinden strategisches Know-how mit technologischer Exzellenz.
Phillip Pham
Geschäftsführer
Constantin Budin
Lead Consultant Data & AI
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Häufige Fragen
Zusammenfassung einiger Fragen unserer Kunden
Funktioniert die Lösung auch ohne Aufzeichnung oder Transkription?
Für die KI-Protokollierung wird ein Transkript des Meetings benötigt. Microsoft Teams und Zoom bieten integrierte Transkriptionsfunktionen, die wir nutzen. Alternativ können Notizen oder manuelle Stichpunkte als Eingabe verwendet werden, wenn keine vollständige Transkription möglich ist.
In welche Ticket-Systeme kann die Lösung integriert werden?
Standard-Integrationen existieren für Jira, Azure DevOps, Asana, Monday.com und Trello. Über Webhooks und REST-APIs können weitere Systeme angebunden werden. Auch die Übergabe per E-Mail oder als Microsoft-Teams-Nachricht ist möglich.
Wie genau werden Verantwortliche den Action Items zugeordnet?
Das System identifiziert die genannte Person im Gesprächskontext und ordnet sie der Aufgabe zu. Die Zuordnung funktioniert über Namen, Rollen oder direkte Anrede. Bei Unklarheiten wird die Aufgabe als unzugeordnet markiert und zur manuellen Prüfung gegeben.
Können Protokoll-Templates unternehmensindividuell angepasst werden?
Ja, Protokoll-Templates werden in der Implementierungsphase gemeinsam mit Ihnen definiert. Sie können für verschiedene Meeting-Typen unterschiedliche Templates verwenden — etwa ein kompaktes Format für Stand-ups und ein ausführlicheres für Projektreviews.
Wie wird sichergestellt, dass vertrauliche Meetinginhalte geschützt bleiben?
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Ihrer eigenen Azure-Umgebung. Meetinginhalte verlassen Ihre Infrastruktur nicht. Zugriffsrechte auf Protokolle können granular per Rolle oder Meeting-Teilnehmer gesteuert werden.
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