KVP KI und Workflow-Digitalisierung: Verbesserungsprozesse und Meldungen automatisieren
Mit KVP KI digitalisiert Pexon Verbesserungsprozesse, Mehrarbeitsanträge und Sicherheitsmeldungen auf Basis von Jira – schnell und nachvollziehbar.
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess KI – Workflow-Digitalisierung für Produktion und HR
Papierbasierte KVP-Formulare, Mehrarbeitsanträge und Beinaheunfall-Meldungen bremsen Unternehmen aus. Informationen gehen verloren, Bearbeitungszeiten sind lang und Auswertungen sind kaum möglich. KVP KI digitalisiert diese Prozesse vollständig: KI-gestützte Formular-Engine auf Basis von Jira erfasst, klassifiziert und leitet Meldungen automatisch weiter. Mehrarbeitsanträge werden ausgelöst, geprüft und genehmigt ohne Papierwege. Beinaheunfall-Meldungen landen sofort beim zuständigen Sicherheitsbeauftragten. Digitale Workflows mit KI-Unterstützung – endlich auch für Produktion und HR.
Drei Vorteile der KVP-Workflow-Digitalisierung mit KI
KVP KI ersetzt papierbasierte Prozesse durch digitale Workflows, die schneller, nachvollziehbar und auswertbar sind.
Schnellere Bearbeitung durch digitale Workflows
Meldungen, Anträge und Verbesserungsvorschläge werden sofort nach Eingang klassifiziert und an die richtige Stelle weitergeleitet – ohne Postweg oder manuelle Weiterleitung.
Lückenlose Nachvollziehbarkeit und Auswertung
Alle KVP-Meldungen, Mehrarbeitsanträge und Sicherheitsvorfälle sind vollständig dokumentiert und auswertbar – für ISO-Audits und Managementberichte.
Niedrige Einstiegshürde durch einfache Formulare
Mitarbeiter melden Vorfälle und Verbesserungsideen über einfache mobile Formulare ohne Schulung – höhere Beteiligung und mehr Meldungen aus der Produktion.
Ab wann macht KVP Workflow-Digitalisierung KI Sinn?
Diese Lösung eignet sich für produzierende Unternehmen, öffentliche Organisationen und Gesundheitseinrichtungen, die KVP-Prozesse, Mehrarbeitsanträge oder Sicherheitsmeldungen heute noch papierbasiert oder über unstrukturierte E-Mails abwickeln. Besonders wertvoll für Qualitätsmanagement-Teams, die regulatorische Berichtspflichten haben und ISO-Anforderungen erfüllen müssen.
Ihr Unternehmen verwaltet KVP-Meldungen, Mehrarbeitsanträge oder Sicherheitsvorfälle noch auf Papier oder in E-Mails.
Auswertungen zu Verbesserungsmaßnahmen oder Sicherheitsvorfällen sind aufwendig oder nur stichprobenhaft möglich.
ISO-Audits oder behördliche Nachweispflichten erfordern eine lückenlose Dokumentation, die heute nicht gegeben ist.
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Anwendungsfälle für KVP KI und Workflow-Digitalisierung im Unternehmen
KVP KI und Workflow-Digitalisierung automatisieren konkrete operative Prozesse in Produktion, HR und Qualitätsmanagement.
Digitale KVP-Meldungen und Maßnahmenverfolgung
Mitarbeiter melden Verbesserungsideen über ein einfaches Formular, die KI klassifiziert den Vorschlag und erstellt automatisch ein Jira-Ticket für die Umsetzungsverfolgung.
Mobiles Meldeformular für Produktionsmitarbeiter
KI-Klassifikation nach Bereich, Dringlichkeit und Typ
Automatische Jira-Ticket-Erstellung und Zuweisung
Digitaler Mehrarbeitsantrag und Genehmigung
Mehrarbeitsanträge werden digital gestellt, automatisch auf Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen geprüft und über einen konfigurierten Freigabe-Workflow genehmigt.
Digitales Antragsformular mit Pflichtfeldern
KI-Prüfung auf Arbeitszeitgesetz-Konformität
Mehrstufige digitale Genehmigung mit Audit-Trail
Beinaheunfall- und Sicherheitsmeldungen
Sicherheitsvorfälle werden sofort mobil gemeldet, KI klassifiziert nach Schwere und Kategorie und leitet die Meldung an den Sicherheitsbeauftragten und QHSE-Verantwortlichen weiter.
Sofortmeldung mobil aus der Produktion
KI-Klassifikation nach Schwerekategorie
Automatische Eskalation an Sicherheitsbeauftragten
Kernfunktionen: Was steckt im Paket?
Pexons KVP-Workflow-Digitalisierung nutzt Jira als bewährte Plattform und ergänzt sie mit KI-Klassifikation und mobilen Eingabeformularen.
Jira als bewährte Workflow-Plattform
Wir nutzen Jira Service Management als zentrale Workflow-Engine, die Ihr IT-Team bereits kennt und betreiben kann – keine neue Plattform einführen.
KI-Klassifikation und Routing
KI klassifiziert eingehende Meldungen nach Typ, Dringlichkeit und Bereich und leitet sie automatisch an den richtigen Verantwortlichen weiter.
Konfigurierbare Freigabe-Workflows
Genehmigungs- und Eskalationspfade werden ohne Entwicklungsaufwand konfiguriert – anpassbar an Ihre Organisationsstruktur und Verantwortlichkeiten.
ISO-konforme Auswertungen und Berichte
Automatische Monats- und Quartalsberichte zu KVP-Maßnahmen, offenen Vorfällen und Genehmigungsquoten erfüllen ISO-Dokumentationspflichten.
Mobile Meldeformulare für die Produktion
Einfache, smartphone-optimierte Formulare mit wenigen Pflichtfeldern ermöglichen Meldungen direkt aus der Produktionshalle ohne PC oder Schulung.
Integration in HR-Systeme und Zeiterfassung
Genehmigte Mehrarbeitsanträge werden automatisch in Ihr HR-System oder Zeiterfassungstool übertragen ohne manuelle Nachbearbeitung.
Unser Ansatz: In 3 Phasen zum Erfolg
Unser bewährter Ansatz liefert schnelle Ergebnisse und schafft eine nachhaltige Lösung, die mit Ihnen wächst.
Phase 1: Prozessaufnahme und Jira-Design
Phase 1
Wir analysieren Ihre bestehenden KVP-, HR- und Sicherheitsprozesse und entwerfen die Jira-Workflow-Architektur mit KI-Klassifikationsmodell.
- Aufnahme aller zu digitalisierenden Prozesse und Formulare
- Jira Service Management Workflow-Design
- KI-Klassifikationsmodell und Routing-Regeln entwerfen
Phase 2: Entwicklung Formulare und Workflows
Phase 2
Wir entwickeln die mobilen Eingabeformulare, implementieren KI-Klassifikation und konfigurieren alle Jira-Workflows und Freigabepfade.
- Mobile Formular-Entwicklung und Usability-Test
- KI-Klassifikationsagent entwickeln und trainieren
- Jira-Workflows und Freigabepfade konfigurieren
Phase 3: Pilotbetrieb und Rollout
Phase 3
Wir führen Pilotbetrieb mit einem ausgewählten Bereich durch, schulen Mitarbeiter und Verantwortliche und begleiten den unternehmensweiten Rollout.
- Pilotbetrieb in einem Produktionsbereich
- Mitarbeiterschulung und Key-User-Training
- Unternehmensweiter Rollout und Go-Live-Begleitung
Sichern Sie sich Ihre kostenfreie Erstberatung
Analyse Ihres individuellen Bedarfs
Erste Empfehlungen zu passenden Produkten und Umsetzungsstrategien
Transparente Einblicke in unsere Methoden, Technologien & Referenzen
Ihr Nutzen auf einen Blick: Von „Vorher“ zu „Nachher“
So verändert KVP KI und Workflow-Digitalisierung die operative Realität in Produktion, HR und Qualitätsmanagement.
Vorher
KVP-Formulare auf Papier, Ablage in Ordnern ohne zentrale Übersicht
Mehrarbeitsanträge per E-Mail ohne nachvollziehbare Genehmigungshistorie
Beinaheunfälle werden nicht konsequent gemeldet wegen hohem Aufwand
ISO-Auditoren fordern Nachweise, die aufwendig zusammengestellt werden müssen
Nachher
Digitale KVP-Meldungen sofort klassifiziert und nachverfolgt in Jira
Mehrarbeitsanträge digital mit lückenlosem Genehmigungsprotokoll
Mobile Sofortmeldung senkt Hemmschwelle und erhöht Meldequote
ISO-Berichte werden auf Knopfdruck aus Jira exportiert
Doppelter Mehrwert für Ihr Unternehmen
Für die Unternehmensführung
Compliance und Auditierbarkeit: Digitale Lückenlosigkeit aller KVP- und Sicherheitsprozesse erfüllt ISO-9001-, ISO-45001- und behördliche Dokumentationspflichten ohne Mehraufwand.
Bessere Sicherheitskultur: Niedrige Meldehürden durch mobile Formulare erhöhen die Meldequote von Beinaheunfällen und verbessern so die tatsächliche Sicherheit im Betrieb.
Datenbasierte Verbesserungsentscheidungen: Auswertungen zu KVP-Meldungen nach Bereich, Typ und Umsetzungsquote ermöglichen fundierte Entscheidungen statt Bauchgefühl.
Für Fachbereiche und IT
Entlastung von HR und QM: Qualitätsmanagement und HR bearbeiten digitale Aufgaben statt Papierstapeln – schnellere Bearbeitung und mehr Zeit für strategische Aufgaben.
Bekannte Plattform für IT: Jira Service Management ist in vielen Unternehmen bereits vorhanden – IT-Teams betreiben eine bekannte Plattform ohne neue Systeme einführen zu müssen.
Flexible Anpassbarkeit: Workflows, Freigabepfade und Formulare können ohne Entwicklungsaufwand an veränderte Organisationsstrukturen angepasst werden.
KVP Digital Starter
Digitalisierung von drei KVP-Prozessen in sechs Wochen – mobile Formulare, KI-Klassifikation, Jira-Workflows und Reporting.
Ihre Investition
ab 17.500 €
Prozessaufnahme und Jira-Workflow-Design
Mobile Eingabeformulare für drei Prozesse
KI-Klassifikation und Routing-Konfiguration
Jira Service Management Workflow-Setup
ISO-konformes Berichts-Template
Pilotbetrieb und Mitarbeiterschulung
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Erfahren Sie mehr über unsere Data-Services und Cloud Consulting Leistungen.
Ihre Experten
Wir verbinden strategisches Know-how mit technologischer Exzellenz.
Phillip Pham
Geschäftsführer
Constantin Budin
Lead Consultant Data & AI
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Häufige Fragen
Zusammenfassung einiger Fragen unserer Kunden
Muss Jira Service Management bereits vorhanden sein?
Nein, aber empfehlenswert. Wir können Jira Service Management im Rahmen des Projekts aufsetzen oder vorhandene Instanzen nutzen. Alternativ sind auch vergleichbare Plattformen einsetzbar.
Können Mitarbeiter ohne Jira-Lizenz Meldungen einreichen?
Ja. Meldungen werden über öffentliche oder intern zugängliche Webformulare eingereicht, die keine Jira-Lizenz erfordern. Nur Bearbeiter und Verantwortliche benötigen Jira-Zugang.
Erfüllt die Lösung die Anforderungen für ISO 9001 oder ISO 45001?
Die Lösung ist so konzipiert, dass alle KVP-Maßnahmen und Sicherheitsvorfälle vollständig dokumentiert, nachvollziehbar und auswertbar sind – eine Grundvoraussetzung für ISO-9001- und ISO-45001-Audits.
Wie werden Mehrarbeitsanträge in das HR-System übertragen?
Im Premium-Paket erfolgt die Übertragung genehmigter Anträge vollautomatisch über eine API-Integration in Ihr HR-System oder Ihre Zeiterfassungslösung. Im Standard-Paket wird ein strukturierter Export geliefert.
Wie lange dauert die Implementierung?
Ein Standardprojekt mit drei Prozessen dauert fünf bis sieben Wochen inklusive Pilotbetrieb, abhängig von der Anzahl der Formulare, Freigabepfade und der gewünschten Systemintegration.
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