Prozessautomatisierung mit KI: Geschäftsprozesse automatisieren, die wirklich Geld kosten
Pexon Consulting entwickelt KI-Agenten, die Bestell-, Angebots- und Wartungsprozesse im Mittelstand automatisieren — messbar ab Woche 4, mit 200 bis 400 Prozent ROI im ersten Jahr. Referenzkunden: Liebherr, Schaeffler, Reinhausen.
Prozessautomatisierung mit KI: Wie der deutsche Mittelstand Geschäftsprozesse automatisiert
Prozessautomatisierung mit KI bedeutet, repetitive Geschäftsprozesse durch intelligente KI-Agenten zu ersetzen, die Dokumente lesen, Entscheidungen treffen und Systeme bedienen — ohne dass ein Mensch jeden Schritt freigeben muss. Pexon Consulting ist ein spezialisierter KI- und Cloud-Dienstleister mit 80 Mitarbeitern, Microsoft Gold Partner und Experte für Workflow-Automatisierung mit Azure AI. Laut McKinsey (2024) sind heute bereits 57 Prozent aller Arbeitsstunden mit existierender Technologie automatisierbar, und der durchschnittliche KI-ROI liegt bei 380 Prozent nach 18 Monaten. Gleichzeitig zeigen aktuelle Erhebungen von Forbes (2025), dass Automatisierungsloesungen die Prozesskosten um 40 bis 75 Prozent senken können. Trotzdem scheitern viele Projekte, weil sie Technologie auf schlechte Prozesse setzen: McKinsey empfiehlt, dreimal mehr in Prozess-Redesign zu investieren als in die Software selbst. Genau hier setzt Pexon Consulting an — wir analysieren zuerst Ihre Geschäftsprozesse, identifizieren die teuersten manuellen Schritte und bauen dann KI-Agenten, die diese Schritte zuverlässig uebernehmen. Kunden wie Liebherr, Schaeffler und Reinhausen setzen bereits auf unsere Lösungen.
Vorteile der KI-Prozessautomatisierung gegenueber manuellen Ablaeufen
Prozessautomatisierung mit KI-Agenten senkt Kosten, reduziert Fehler und gibt Ihren Mitarbeitern Zeit für Aufgaben, die wirklich Erfahrung und Urteilsvermögen erfordern. Anders als klassische RPA-Bots verstehen KI-Agenten Kontext und verarbeiten unterschiedliche Dokumentformate.
40 bis 75 Prozent weniger Prozesskosten
Laut Forbes (2025) senken KI-Automatisierungsloesungen die Prozesskosten um 40 bis 75 Prozent, da manuelle Schritte wie Dateneingabe, Dokumentenpruefung und Systemabgleiche vollstaendig entfallen. McKinsey beziffert die Kostenreduktion durch intelligente Automatisierung auf 50 bis 70 Prozent bei gleichzeitiger Qualitaetssteigerung. Selbst konservative Projekte bei Pexon Consulting erreichen 30 Prozent Einsparung im ersten Jahr.
Fehlerquote um 80 bis 95 Prozent reduziert
Manuelle Geschäftsprozesse erzeugen typischerweise 3 bis 5 Prozent Fehlerrate bei jeder Uebertragung. KI-Agenten arbeiten konsistent und kontextbasiert. In automatisierten Prozessen sinkt die Fehlerquote laut Branchenstudien um 80 bis 95 Prozent (Forbes, 2025), was direkt weniger Reklamationen, Korrekturbuchungen und Nacharbeit bedeutet.
ROI von 200 bis 400 Prozent innerhalb von 12 Monaten
McKinsey (2024) beziffert den durchschnittlichen KI-ROI auf 380 Prozent nach 18 Monaten — hoeher als jede andere IT-Investition. Bei hochvolumigen Prozessen wie Rechnungspruefung oder Auftragserfassung liegt die Amortisation bei 3 bis 6 Monaten. Ein erstes Pilotprojekt zur Prozessautomatisierung startet bei Pexon Consulting ab 15.000 Euro.
Ab wann macht KI-Prozessautomatisierung Sinn?
Unsere KI-Prozessautomatisierung richtet sich an Unternehmen mit 100 bis 5.000 Mitarbeitern in Fertigung, Maschinenbau, Logistik, Handel und Anlagenbau, die ihre manuellen Geschäftsprozesse systematisch automatisieren möchten. Typische Kunden haben ERP-Systeme wie SAP oder Microsoft Dynamics im Einsatz, verarbeiten hohe Dokumentenvolumina und suchen eine Lösung, die sich in bestehende Systemlandschaften integriert, statt sie zu ersetzen. Laut einer Bitkom-Studie (2025) setzen bereits 33 Prozent der mittelstaendischen Unternehmen KI-Lösungen ein.
Wenn Ihre Mitarbeiter taeglich Stunden mit dem Abtippen von Bestellungen, Angeboten oder Rechnungen verbringen und Sie diese Geschäftsprozesse automatisieren möchten.
Wenn Ihre Servicetechniker Wartungsprotokolle manuell erstellen und Informationen aus verschiedenen Systemen zusammensuchen müssen — ein klassischer Fall für KI-Agenten.
Wenn Ihr Angebotsprozess Tage dauert, weil Lastenhefte manuell ausgewertet und Konfigurationen von Hand erstellt werden, statt durch intelligente Prozessautomatisierung.
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Prozessautomatisierung in der Praxis: 3 Beispiele mit messbaren Ergebnissen
Drei Szenarien, in denen Pexon Consulting manuelle Geschäftsprozesse durch KI-Agenten ersetzt und messbare Ergebnisse geliefert hat — von der Lastenheft-Analyse bis zur Wartungsautomatisierung.
Lastenheft-Automatisierung im Anlagenbau
Ein Maschinenbauer wertete eingehende Lastenhefte manuell aus, um daraus Angebote und Stuecklisten abzuleiten. Pexon Consulting hat einen KI-Agenten gebaut, der Lastenhefte automatisch analysiert, technische Anforderungen extrahiert und strukturierte Anforderungslisten erzeugt.
Automatische Extraktion von technischen Anforderungen, Mengen, Materialien und DIN-Normen aus PDF-Lastenheften mittels Azure AI Document Intelligence.
Abgleich der extrahierten Anforderungen mit dem bestehenden Produktkatalog und automatische Konfigurationsvorschlaege über API-Integration ins ERP-System.
Reduktion der Angebotszeit von 5 Tagen auf unter 24 Stunden bei gleichzeitig hoeherer Vollstaendigkeit — ein Wettbewerbsvorteil im Anlagenbau.
Bestell- und Angebotsprozess automatisieren mit KI-Dokumentenerkennung
Ein Handelsunternehmen erhielt Bestellungen per E-Mail, Fax und Portal in unterschiedlichen Formaten. Pexon Consulting hat einen KI-gestuetzten Workflow mit intelligenter Dokumentenerkennung implementiert, der Bestellungen formatunabhaengig verarbeitet.
Formatunabhaengige Erkennung von Bestellungen aus PDF, E-Mail, EDI und Webformularen mit Azure AI Document Intelligence und vortrainierten Modellen.
Automatische Auftragsanlage im ERP-System mit Plausibilitaetspruefung gegen Stammdaten und Lagerbestand — vollstaendig ohne manuelle Dateneingabe.
Durchlaufzeit vom Bestelleingang bis zur Auftragsbestaetigung von 48 Stunden auf unter 30 Minuten reduziert — eine Produktivitaetssteigerung um über 95 Prozent.
KI-Wartungsagent für Servicetechniker in der Fertigung
Ein Fertigungsunternehmen hatte Wartungswissen in Hunderten von PDF-Handbuechern, SAP-Meldungen und persoenlichen Notizbüchern verstreut. Pexon Consulting hat einen KI-Wartungsagenten gebaut, der Servicetechniker im Feld unterstützt und Reparaturzeiten messbar senkt.
RAG-basierter KI-Agent durchsucht Wartungshandbuecher, Ersatzteillisten und historische Stoermeldungen in Echtzeit auf dem Tablet des Technikers.
Automatische Erstellung von Wartungsprotokollen auf Basis von Sprachnotizen und Fotos — integriert in SAP PM und andere Instandhaltungssysteme.
Reduktion der mittleren Reparaturzeit (MTTR) um 35 Prozent durch sofortigen Zugriff auf relevantes Fachwissen und historische Lösungswege.
Kernfunktionen: Was steckt im Paket?
Pexon Consulting kombiniert KI-Agenten, Workflow-Automatisierung und Azure AI zu einer Prozessautomatisierung, die sich in Ihre bestehende IT-Landschaft einfuegt. Als Microsoft Partner mit 80 Mitarbeitern und Referenzkunden wie Liebherr und Schaeffler kennen wir die Realitaet im deutschen Mittelstand.
KI-Agenten statt starrer RPA-Bots
Klassische RPA-Tools wie UiPath oder Blue Prism automatisieren nur exakt gleiche Ablaeufe und brechen bei Layout-Änderungen ab. Unsere KI-Agenten verstehen Kontext, verarbeiten unterschiedliche Dokumentformate und treffen Entscheidungen — auch wenn sich der Prozess leicht aendert. Laut Gartner (2025) werden bis 2027 über 80 Prozent der klassischen RPA-Projekte durch KI-gestuetzte Automatisierung erweitert oder ersetzt.
Open-Source-Orchestrierung ohne Vendor Lock-in
Unsere Workflow-Automatisierung setzt auf Open-Source-Technologie als Orchestrierungsschicht, die Ihre Systeme verbindet: ERP, CRM, E-Mail, Dokumentenmanagement. Kein Vendor Lock-in, volle Transparenz über jeden Automatisierungsschritt und Betriebskosten unter 1 Euro pro User und Monat. Details zur technischen Umsetzung mit n8n finden Sie auf unserer Seite zur Workflow-Automatisierung.
Prozess-Redesign vor Technologie
McKinsey-Daten (2024) zeigen: Erfolgreiche Automatisierer investieren dreimal mehr in Prozessanalyse als in Software. Wir automatisieren keinen schlechten Prozess, sondern optimieren zuerst und automatisieren dann. Dieses Vorgehen ist der Hauptgrund, warum Pexon-Projekte durchgehend Automatisierungsquoten von über 80 Prozent erreichen.
Azure AI Document Intelligence im Kern
Für die Dokumentenverarbeitung in der Prozessautomatisierung setzen wir auf Azure AI Document Intelligence mit vortrainierten und kundenspezifischen Modellen. Rechnungen, Lastenhefte, Vertraege und technische Zeichnungen werden automatisch erkannt und strukturiert — DSGVO-konform in deutschen Azure-Rechenzentren.
Messbare Ergebnisse in 4 Wochen
Unser Proof of Concept laeuft auf Ihren echten Dokumenten und Prozessen. Nach 4 Wochen erhalten Sie belastbare Zahlen zu Automatisierungsquote, Zeitersparnis und ROI. Kein Theoriekonzept, sondern ein funktionierender KI-Agent auf Ihrem teuersten manuellen Prozess.
EU AI Act-konform und DSGVO-sicher
Alle Daten werden in Azure-Rechenzentren in Deutschland verarbeitet. Keine Daten verlassen die EU. Volle Compliance mit DSGVO, GoBD und dem EU AI Act, der ab August 2026 vollstaendig anwendbar wird (KPMG, 2026). Unsere KI-Agenten sind als Low-Risk-Systeme klassifiziert und erfuellen alle Transparenzanforderungen.
Unser Ansatz: In 3 Phasen zum Erfolg
Unser bewährter Ansatz liefert schnelle Ergebnisse und schafft eine nachhaltige Lösung, die mit Ihnen wächst.
Prozessanalyse und Pilotauswahl (Woche 1-2)
Phase 1
Wir analysieren Ihre bestehenden Geschäftsprozesse, bewerten das Automatisierungspotenzial und waehlen den Pilotprozess mit dem hoechsten ROI-Hebel für die KI-Prozessautomatisierung aus.
- Dokumentation der Ist-Prozesse mit Zeitaufwand, Fehlerquote und Kostenstruktur pro Schritt — die Basis für jede erfolgreiche Automatisierung.
- Priorisierung nach McKinsey-Methodik: Volumen mal Zeitaufwand mal Fehlerkosten ergibt den Automatisierungswert jedes Geschäftsprozesses.
- Definition des Pilotprozesses und Aufsetzen der technischen Umgebung mit Azure AI und der Workflow-Orchestrierung.
KI-Agenten-Entwicklung und Systemintegration (Woche 3-6)
Phase 2
Wir bauen die KI-Agenten für Ihren Pilotprozess, integrieren sie in Ihre bestehenden Systeme und testen mit echten Dokumenten und Daten.
- Entwicklung der KI-Agenten mit Dokumentenerkennung, Entscheidungslogik und Systemanbindung an SAP, Dynamics oder andere ERP-Systeme.
- Integration in ERP, CRM und weitere Systeme über Standard-APIs und vorgefertigte Konnektoren — über 400 Integrationen verfügbar.
- Testlauf mit echten Daten und iterative Optimierung der Erkennungsraten und Entscheidungsqualitaet bis zur Zielquote von über 80 Prozent.
Go-Live, Monitoring und Skalierung (Woche 7-8)
Phase 3
Der automatisierte Geschäftsprozess geht in den Produktivbetrieb. Wir messen die Ergebnisse und planen die Skalierung auf weitere Prozesse.
- Produktivschaltung mit parallelem Betrieb zur Qualitaetssicherung in der ersten Woche — kein Risiko für Ihren operativen Betrieb.
- Monitoring-Dashboard mit Durchlaufzeiten, Automatisierungsquote und Ausnahmen in Echtzeit — volle Transparenz über die Prozessautomatisierung.
- Roadmap für die Skalierung auf 3 bis 5 weitere Geschäftsprozesse basierend auf den Pilot-Ergebnissen und dem gemessenen ROI.
Sichern Sie sich Ihre kostenfreie Erstberatung
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Erste Empfehlungen zu passenden Produkten und Umsetzungsstrategien
Transparente Einblicke in unsere Methoden, Technologien & Referenzen
Ihr Nutzen auf einen Blick: Von „Vorher“ zu „Nachher“
So veraendert Prozessautomatisierung mit KI Ihre Arbeitsablaeufe: Von manuellen Routineaufgaben zu durchgaengig automatisierten Geschäftsprozessen mit messbaren Ergebnissen.
Vorher
Lastenhefte werden manuell gelesen, Anforderungen in Excel uebertragen und Angebote von Hand konfiguriert — 3 bis 5 Tage pro Angebot.
Bestellungen aus verschiedenen Kanaelen werden einzeln ins ERP-System abgetippt. Fehlerquote bei manueller Eingabe: 3 bis 5 Prozent.
Servicetechniker suchen Wartungsinformationen in Papierhandbuechern und rufen Kollegen an. Mittlere Reparaturzeit unnoetig lang.
Prozesswissen steckt in den Koepfen einzelner Mitarbeiter. Bei Personalwechsel gehen Monate an Einarbeitungszeit verloren.
Nachher
KI-Agent analysiert Lastenhefte automatisch, erstellt strukturierte Anforderungslisten und schlaegt Konfigurationen vor — in unter 24 Stunden statt 5 Tagen.
Bestellungen aus allen Kanaelen werden automatisch erkannt, validiert und im ERP angelegt. Fehlerquote unter 1 Prozent — eine Reduktion um über 80 Prozent.
KI-Wartungsagent liefert dem Techniker relevante Informationen in Echtzeit auf dem Tablet. Reparaturzeit um 35 Prozent reduziert (Pexon-Kundenprojekt).
Prozesswissen ist in KI-Agenten kodifiziert. Neue Mitarbeiter werden vom System unterstützt und sind in Tagen statt Monaten produktiv.
Doppelter Mehrwert für Ihr Unternehmen
Prozessautomatisierung für Geschäftsfuehrung und Operations
30 Prozent operative Effizienz freisetzen: McKinsey-Studien (2024) zeigen, dass Unternehmen durch Reibungsverluste bei manuellen Prozessen bis zu 30 Prozent ihrer operativen Effizienz verlieren. KI-Prozessautomatisierung holt dieses Potenzial zurück, ohne dass Sie Personal aufstocken müssen. Unternehmen mit automatisierten Kernprozessen erzielen laut Forbes 15 bis 30 Prozent hoehere operative Gewinne.
Geschäftsprozesse skalieren ohne linearen Kostenaufbau: Wachsende Auftragsvolumina erfordern bei manuellen Prozessen proportional mehr Personal. Automatisierte Geschäftsprozesse skalieren mit minimalem Zusatzaufwand. Die Grenzkosten pro zusaetzlichem Vorgang gehen gegen null — ein entscheidender Vorteil bei steigenden Auftragsvolumina im Mittelstand.
Echtzeit-Transparenz über Prozesskosten und Durchlaufzeiten: Unser Monitoring-Dashboard zeigt in Echtzeit, wie viele Vorgaenge automatisch verarbeitet werden, wo Ausnahmen auftreten und wie sich Durchlaufzeiten und Kosten entwickeln. So treffen Sie datenbasierte Entscheidungen über die naechsten Automatisierungsschritte.
Prozessautomatisierung für IT-Leitung und Fachabteilungen
Integration in bestehende Systemlandschaft statt Rip-and-Replace: Unsere KI-Agenten integrieren sich über Standard-APIs in SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce und andere Systeme. Kein Rip-and-Replace, keine Parallelsysteme, keine zusaetzlichen Lizenzen pro Arbeitsplatz. Die Workflow-Orchestrierung bietet über 400 vorgefertigte Konnektoren für gaengige Geschäftsanwendungen.
Open Source statt Vendor Lock-in bei der Workflow-Automatisierung: Die Orchestrierungsschicht basiert auf Open-Source-Technologie. Sie behalten volle Kontrolle über Ihre Automatisierungslogik und sind nicht an einen einzigen Plattformanbieter gebunden — anders als bei proprietaeren RPA-Lösungen wie UiPath oder Blue Prism, die laut Gartner zunehmend durch KI-Agenten ersetzt werden.
Mitarbeiter entlasten statt ersetzen durch intelligente Automatisierung: Aktuelle Studien zeigen: Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt um 15 bis 35 Prozent, wenn Routineaufgaben automatisiert werden. Laut Bitkom (2025) sehen 67 Prozent der Beschaeftigten KI als Chance für bessere Arbeitsbedingungen. Ihre Fachkraefte arbeiten an Aufgaben, die Erfahrung und Urteilsvermoegen erfordern.
KI-Prozessautomatisierung Standard
Unser Kernpaket für Prozessautomatisierung: Von der Prozessanalyse bis zum produktiven KI-Agenten in 8 Wochen. Für Unternehmen, die ihren ersten Geschäftsprozess mit messbarem ROI automatisieren möchten.
Ihre Investition
ab Ab 35.000 EUR
Prozessanalyse und Automatisierungspotenzial-Bewertung nach McKinsey-Methodik für Ihre Geschäftsprozesse
Entwicklung eines KI-Agenten mit Dokumentenerkennung und Entscheidungslogik — zugeschnitten auf Ihren Prozess
Workflow-Orchestrierung mit Integration in ERP, CRM und weitere Systeme über Standard-APIs
Azure AI Document Intelligence Setup mit vortrainierten und kundenspezifischen Modellen für Ihre Dokumente
Monitoring-Dashboard mit Echtzeit-Metriken zu Durchlaufzeit, Automatisierungsquote und Ausnahmen
Schulung, Dokumentation und 4 Wochen Hypercare-Support nach Go-Live der Prozessautomatisierung
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Phillip Pham
Geschäftsführer
Constantin Budin
Lead Consultant Data & AI
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Häufige Fragen
Zusammenfassung einiger Fragen unserer Kunden
Was kostet Prozessautomatisierung mit KI?
Prozessautomatisierung mit KI bei Pexon Consulting beginnt bei 15.000 Euro für ein Pilotprojekt, das in 4 Wochen einen funktionierenden KI-Agenten auf Ihrem teuersten manuellen Geschäftsprozess liefert. Das Standard-Paket mit vollstaendiger Systemintegration kostet ab 35.000 Euro, unternehmensweite Lösungen mit mehreren KI-Agenten starten bei 75.000 Euro. Zum Vergleich: Proprietaere RPA-Plattformen wie UiPath verursachen allein an Lizenzkosten mindestens 6.000 Euro pro Jahr und werden laut Gartner (2025) zunehmend durch KI-gestuetzte Automatisierung ersetzt. Laut McKinsey (2024) liegt der durchschnittliche KI-ROI bei 380 Prozent nach 18 Monaten. Bei einem Prozess mit 500 Vorgaengen pro Monat und einer Einsparung von 15 Minuten pro Vorgang rechnet sich das Projekt bereits nach 4 Monaten.
Wie unterscheidet sich KI-Prozessautomatisierung von klassischer RPA?
KI-Prozessautomatisierung unterscheidet sich fundamental von klassischer RPA wie UiPath oder Blue Prism: Während RPA-Bots exakt gleiche, regelbasierte Ablaeufe automatisieren und bei Layout-Änderungen abbrechen, verstehen KI-Agenten Kontext und Inhalt. Ein KI-Agent erkennt eine Rechnung unabhaengig vom Layout, versteht den Inhalt eines Lastenhefts und trifft Entscheidungen auf Basis von Regeln und gelernten Mustern. Laut Gartner (2025) werden bis 2027 über 80 Prozent der klassischen RPA-Projekte durch KI-gestuetzte Automatisierung erweitert oder ersetzt. Bei Pexon Consulting setzen wir deshalb auf KI-Agenten mit Azure AI Document Intelligence, die Dokumente kontextbasiert verarbeiten — deutlich robuster als starre Bot-Skripte.
Welche Geschäftsprozesse eignen sich am besten für KI-Automatisierung?
Am besten für KI-Prozessautomatisierung eignen sich Geschäftsprozesse mit hohem Volumen, vielen manuellen Schritten und dokumentenbasierten Eingaben. Konkret automatisiert Pexon Consulting vor allem diese Prozesse: Lastenheft-Auswertung und Angebotserstellung im Maschinenbau, Bestell- und Auftragserfassung aus verschiedenen Kanaelen, Rechnungspruefung und Belegverarbeitung, Wartungsdokumentation und Serviceprozesse, sowie DIN-Normen-Prüfung in der Produktentwicklung. Die Faustregel: Wenn ein Mitarbeiter denselben Prozess mehr als 20 Mal pro Woche durchführt und dabei Informationen aus Dokumenten oder Systemen zusammentraegt, lohnt sich die Automatisierung fast immer. Laut McKinsey (2024) sind 57 Prozent aller Arbeitsstunden bereits heute automatisierbar.
Wie lange dauert die Einführung von KI-Prozessautomatisierung?
Ein Pilotprojekt für Prozessautomatisierung bei Pexon Consulting dauert 4 Wochen vom Kick-off bis zum funktionierenden KI-Agenten auf Ihrem teuersten manuellen Geschäftsprozess. Die vollstaendige Integration in Ihre Systemlandschaft mit ERP- und CRM-Anbindung benoetigt 6 bis 8 Wochen. Bei unternehmensweiter Automatisierung mit mehreren Prozessen und KI-Agenten rechnen wir mit 3 bis 4 Monaten. Das ist deutlich schneller als bei klassischen RPA-Implementierungen, die laut Branchenvergleichen typischerweise 3 bis 6 Monate für einen einzelnen Prozess benötigen. Der Grund: KI-Agenten sind flexibler und erfordern weniger manuelle Konfiguration als starre Bot-Skripte.
Funktioniert KI-Prozessautomatisierung mit SAP und Microsoft Dynamics?
Ja, Pexon Consulting integriert KI-Agenten für Prozessautomatisierung über Standard-APIs in alle gaengigen ERP-Systeme: SAP ECC, SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365, Sage, Infor und weitere. Die Integration erfolgt über vorhandene Schnittstellen, sodass keine Änderung an Ihrem ERP-System noetig ist. Unsere Workflow-Orchestrierung bietet über 400 vorgefertigte Konnektoren für gaengige Geschäftsanwendungen. Falls ein Konnektor fehlt, entwickeln wir ihn kundenspezifisch. Die Lösung laeuft parallel zu Ihren bestehenden Prozessen — kein Rip-and-Replace, keine Systemabloesung.
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KI im Bankwesen: Praxis-Guide 2026
KI im Bankwesen 2026: Core-Banking modernisieren, Fraud-Detection und KYC automatisieren, DORA- und BaFin-konform.
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MCP Kubernetes verbindet einen KI-Agenten über JSON-RPC mit dem Cluster. Was die Demo kann, was RBAC und Audit davor setzen.
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LangGraph oder Pydantic AI auf der offenen Plattform: Multi-Agent, LiteLLM, Kubernetes, Betrieb 8×5. Pexon liefert das als Dienstleister, nicht als Stellenanzeige.
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