KI-Meeting-Protokoll-Agent: Protokolle und Action Items automatisch aus Meetings erstellen
Automatische Transkription aus Teams oder Zoom, strukturierte Protokolle und Action-Item-Extraktion mit Zuweisung in Jira oder Outlook.
Meeting-Nachbereitung automatisieren
Nach jedem Meeting sitzt jemand 20 bis 30 Minuten an der Nachbereitung: Protokoll schreiben, Action Items verteilen, CRM aktualisieren. Der KI-Meeting-Protokoll-Agent transkribiert Aufzeichnungen aus Teams oder Zoom automatisch, verdichtet sie zu einem strukturierten Protokoll und extrahiert Action Items mit Verantwortlichen und Deadlines. Alles landet direkt in Teams, Outlook oder Jira – ohne manuellen Schritt. Pexon Consulting implementiert den Agenten für Unternehmen mit 300 bis 3.000 Mitarbeitern in Fertigung, Energie, Versicherung, Gesundheit und öffentlichem Sektor. Operations Manager, Projektleiter und Assistenzen der Geschäftsführung erhalten ihre Zeit für die eigentliche Arbeit zurück.
Drei Vorteile des KI-Meeting-Protokoll-Agenten
Der Agent ersetzt manuelle Protokollerstellung durch automatisierte Transkription, Verdichtung und Action-Item-Zuweisung.
20 bis 30 Minuten Nachbereitung pro Meeting entfallen
Transkription, Protokoll und Action Items werden automatisch erstellt. Kein manuelles Tippen, kein Nachfassen per Mail.
Action Items mit Verantwortlichen und Fälligkeit
Der Agent extrahiert Aufgaben, ordnet sie Personen zu und überträgt sie in Jira, Outlook oder Teams – mit Deadline.
Suchbare Protokoll-Datenbank
Alle Protokolle zentral abrufbar, nach Projekt oder Team filterbar. Keine verstreuten Notizen mehr.
Ab wann macht Pexon KI-Meeting-Protokoll-Agent Sinn?
Der KI-Meeting-Protokoll-Agent lohnt sich für Unternehmen mit hohem Meeting-Aufkommen und dezentraler Projektarbeit. Besonders geeignet sind Organisationen mit 300 bis 3.000 Mitarbeitern in Fertigung, Energie, Versicherung, Gesundheit und öffentlichem Sektor. Operations Manager, Projektleiter und Assistenzen der Geschäftsführung profitieren, wenn täglich mehrere Meetings dokumentiert werden müssen und die manuelle Nachbereitung Kapazität bindet.
Ihr Team verbringt täglich mehr als eine Stunde mit Protokollerstellung und Action-Item-Verfolgung
Meetings laufen über Teams oder Zoom und werden bereits aufgezeichnet, aber nicht systematisch nachbereitet
Action Items gehen verloren oder werden vergessen, weil sie nicht zentral erfasst und zugewiesen werden
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Drei Szenarien für den KI-Meeting-Protokoll-Agenten
Häufige Einsatzfelder, in denen automatisierte Meeting-Nachbereitung Zeit spart und Entscheidungen nachvollziehbar macht.
Automatische Transkription und Protokoll-Erstellung
Aufzeichnungen aus Teams, Zoom oder hochgeladenen Audiodateien werden transkribiert und zu strukturierten Protokollen verdichtet.
Transkription aus Teams, Zoom oder Audiodatei (Deutsch und Englisch)
Strukturiertes Protokoll: Tagesordnung, Beschlüsse, Offene Punkte, Entscheidungen
Ausgabe in Teams-Kanal, Outlook-Mail oder als Datei
Action-Item-Extraktion mit Zuweisung
Der Agent erkennt Aufgaben, ordnet sie den genannten Verantwortlichen zu und überträgt sie ins gewählte System.
Extraktion von Aufgaben mit Verantwortlichen und Fälligkeitsdatum
Automatische Erstellung von Jira-Tickets oder Outlook-Aufgaben
Benachrichtigung der Verantwortlichen mit Link zum Protokoll
Protokoll-Archiv und Suche
Zentrale Ablage aller Protokolle mit Verlaufshistorie je Projekt oder Team und Volltextsuche.
Protokoll-Datenbank mit Metadaten: Projekt, Team, Datum, Teilnehmer
Suche über Inhalte und Action Items
Export und Weitergabe nach Bedarf
Kernfunktionen: Was steckt im Paket?
Pexon Consulting implementiert den KI-Meeting-Protokoll-Agenten auf Azure mit Integration in Microsoft 365 und Jira.
Teams und Zoom nativ angebunden
Direkte Anbindung an Microsoft Teams und Zoom. Aufzeichnungen werden automatisch erkannt und verarbeitet.
Protokoll-Template nach Ihrem Standard
Anpassung an unternehmensinterne Protokoll-Struktur: Tagesordnung, Beschlüsse, Offene Punkte – wie Sie es gewohnt sind.
Deutsch und Englisch
Transkription und Extraktion funktionieren zuverlässig in beiden Sprachen – relevant für internationale Teams und DACH-Unternehmen.
DSGVO-konform in deutschen Rechenzentren
Alle Meeting-Daten in Azure Deutschland. Keine Weitergabe an Dritte, Compliance mit Datenschutzanforderungen.
Schnelle Implementierung in 4 Wochen
Klare technische Anforderungen, erprobte Integration. Von der Freigabe bis zum produktiven Einsatz in etwa einem Monat.
Azure- und KI-Spezialist aus Deutschland
Pexon Consulting mit 80 Mitarbeitern, fokussiert auf Azure und KI. Erfahrung mit Enterprise-Anforderungen in Fertigung, Energie und öffentlichem Sektor.
Unser Ansatz: In 3 Phasen zum Erfolg
Unser bewährter Ansatz liefert schnelle Ergebnisse und schafft eine nachhaltige Lösung, die mit Ihnen wächst.
Anforderungen und Integration
Phase 1
Definition der Protokoll-Struktur, Auswahl der Zielsysteme (Teams, Jira, Outlook) und technische Anbindung.
- Workshop: Protokoll-Template und gewünschte Ausgabeformate
- Anbindung an Teams und/oder Zoom für Aufzeichnungszugriff
- Konfiguration Jira- oder Outlook-Integration für Action Items
Implementierung und Kalibrierung
Phase 2
Aufbau der Transkriptions- und Extraktions-Pipeline, Kalibrierung auf Ihre Protokoll-Standards und Tests.
- Implementierung der Transkriptions-Pipeline (Azure Speech bzw. vergleichbar)
- KI-basierte Verdichtung und Action-Item-Extraktion
- Pilottest mit 10 bis 15 echten Meeting-Aufzeichnungen
Rollout und Schulung
Phase 3
Freischaltung für Pilotgruppe, Schulung und Übergabe der Dokumentation.
- Aktivierung für definierte Pilotgruppe (z.B. ein Team oder Abteilung)
- Schulung: Nutzung, Grenzen, manuelle Nachbearbeitung wo nötig
- Betriebshandbuch und Eskalationspfad
Sichern Sie sich Ihre kostenfreie Erstberatung
Analyse Ihres individuellen Bedarfs
Erste Empfehlungen zu passenden Produkten und Umsetzungsstrategien
Transparente Einblicke in unsere Methoden, Technologien & Referenzen
Ihr Nutzen auf einen Blick: Von „Vorher“ zu „Nachher“
Der KI-Meeting-Protokoll-Agent verändert, wie Meetings dokumentiert und Action Items verfolgt werden.
Vorher
Jemand sitzt nach jedem Meeting 20 bis 30 Minuten am Protokoll
Action Items werden in Mails oder Notizen notiert und gehen leicht verloren
Aufzeichnungen existieren, werden aber nicht systematisch ausgewertet
Kein zentraler Überblick über offene Aufgaben aus Meetings
Nachher
Protokoll und Action Items liegen automatisch nach dem Meeting vor
Action Items landen in Jira oder Outlook mit Verantwortlichem und Deadline
Aufzeichnungen werden automatisch transkribiert und verdichtet
Protokoll-Archiv mit Suche für Nachvollziehbarkeit und Wissenssicherung
Doppelter Mehrwert für Ihr Unternehmen
Für die Unternehmensführung
Kapazität für wertschöpfende Arbeit freisetzen: Weniger Zeit für Protokollerstellung bedeutet mehr Zeit für Entscheidungen, Strategie und Mitarbeiterführung.
Nachvollziehbarkeit von Beschlüssen: Strukturierte Protokolle und zentrales Archiv erleichtern Compliance, Audits und Wissensweitergabe.
Niedrige Einstiegshürde: Implementierung in 4 Wochen, überschaubare Investition. Schneller Nutzen für Pilot-Teams.
Für Projektleiter und Assistenzen
Keine manuelle Protokollerstellung mehr: Transkription, Verdichtung und Action Items automatisch. Nur noch Prüfen und ggf. Korrigieren.
Action Items werden nicht vergessen: Automatische Zuweisung in Jira oder Outlook mit Deadline – Verantwortliche werden benachrichtigt.
Suchbare Protokoll-Historie: Alte Beschlüsse und Entscheidungen schnell auffindbar – ohne Ordner und E-Mail-Suche.
KI-Meeting-Protokoll-Agent Implementierung
Vollständige Implementierung des Meeting-Protokoll-Agenten mit Transkription, Protokoll-Erstellung und Action-Item-Integration. Setup einmalig, keine monatlichen Kosten.
Ihre Investition
ab 12.000 EUR
Eingerichteter Meeting-Agent mit Transkriptions- und Extraktions-Pipeline
Integration in Teams/Outlook und/oder Jira
Protokoll-Template kalibriert auf Ihren Standard
Schulung Pilotgruppe (1 Session)
Betriebshandbuch und Übergabe
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Ihre Experten
Wir verbinden strategisches Know-how mit technologischer Exzellenz.
Phillip Pham
Geschäftsführer
Constantin Budin
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Häufige Fragen
Zusammenfassung einiger Fragen unserer Kunden
Welche Meeting-Plattformen werden unterstützt?
Microsoft Teams und Zoom. Bei Bedarf können auch hochgeladene Audiodateien verarbeitet werden. Die Aufzeichnung muss aktiviert sein und der Agent Zugriff auf die Aufzeichnungsdateien haben.
Wie genau ist die Action-Item-Extraktion?
Die KI extrahiert erkennbare Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen. Bei unklarer Formulierung oder mehrdeutigen Zuordnungen bleibt eine manuelle Nachbearbeitung sinnvoll. In der Pilottest kalibrieren wir die Erkennung an Ihren typischen Formulierungen.
Werden Meeting-Inhalte an Dritte übermittelt?
Nein. Verarbeitung erfolgt in Azure-Rechenzentren in Deutschland. Keine Weitergabe an Drittanbieter. DSGVO-konforme Verarbeitung ist Standard.
Funktioniert der Agent mit Fachsprache und Akronymen?
Die Transkription unterstützt allgemeines Deutsch und Englisch. Branchenspezifische Begriffe und Akronyme können in der Kalibrierungsphase ergänzt werden, um die Trefferquote zu verbessern.
Gibt es monatliche Kosten nach der Implementierung?
Dieses Angebot umfasst ausschließlich Setup und Implementierung. Keine monatlichen Lizenzkosten im Paket. Hosting in Azure und ggf. API-Kosten für Transkription können je Konfiguration anfallen – wir klären das im Projekt.
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