KI-Bestellaufnahme: Kundenanfragen schneller in qualifizierte Angebote verwandeln
Künstliche Intelligenz erfasst Bestellungen, Anfragen und Lastenhefte automatisch, prüft Machbarkeit und generiert qualifizierte Angebote in Minuten statt Tagen.
KI-gestützte Bestellaufnahme und Angebotsautomatisierung
Zwischen eingehender Kundenanfrage und fertigem Angebot liegen in vielen Unternehmen Tage manüller Arbeit: E-Mails lesen, Anforderungen extrahieren, Verfügbarkeiten prüfen, kalkulieren, formatieren. Künstliche Intelligenz verkürzt diesen Prozess auf Minuten. Pexon Consulting entwickelt KI-Agenten, die Bestellungen und Anfragen aus E-Mail, Portal oder Telefon automatisch erfassen, Anforderungen strukturieren und gegen Ihr Produktportfolio abgleichen. Der Agent erstellt einen Angebotsentwurf inklusive Preiskalkulation, den Ihr Vertrieb nur noch freigeben muss. Unternehmen berichten von 80 Prozent schnellerer Angebotsbearbeitung und deutlich höheren Abschlussquoten, weil Kunden innerhalb von Stunden statt Tagen ein Angebot erhalten.
Drei Vorteile der KI-gestützten Bestellaufnahme
Automatisierte Bestellaufnahme beschleunigt Ihren Angebotsprozess, reduziert Fehler bei der Erfassung und steigert Ihre Abschlussquote messbar.
Angebote in Stunden statt Tagen
Der KI-Agent erfasst eingehende Anfragen automatisch, extrahiert Positionen und Mengen und erstellt einen kalkulierten Angebotsentwurf. Ihr Vertrieb prüft und gibt frei statt manüll zu erfassen.
Null Erfassungsfehler bei Bestelldaten
Automatische Extraktion per Document Intelligence eliminiert Tippfehler, fehlende Positionen und falsche Artikelnummern. Jede Anfrage wird vollständig und korrekt erfasst.
Höhere Abschlussquote durch schnelle Reaktionszeit
Kunden erhalten ihr Angebot innerhalb weniger Stunden statt nach mehreren Tagen. Studien zeigen, dass die Abschlusswahrscheinlichkeit mit jeder Stunde Verzögerung um 7 Prozent sinkt.
Ab wann macht KI-Bestellaufnahme und Angebotsautomatisierung Sinn?
KI-gestützte Bestellaufnahme lohnt sich für Ihr Unternehmen, wenn Ihr Vertriebsteam täglich zahlreiche Kundenanfragen manüll bearbeitet und der Weg vom Eingang bis zum fertigen Angebot mehrere Stunden oder Tage dauert. Besonders geeignet sind Grosshändler, Industriezulieferer und Dienstleister mit 300 bis 3.000 Mitarbeitern, die Anfragen per E-Mail, Webformular oder Telefon erhalten. Wenn Ihre Produktpalette umfangreich ist und Angebote individülle Konfigurationen oder Staffelpreise erfordern, entfaltet die KI-Automatisierung den grössten Nutzen. Auch Unternehmen mit saisonalen Auftragsspitzen profitieren, weil die KI ohne zusätzliches Personal skaliert.
Ihr Vertriebsteam bearbeitet täglich mehr als 20 Kundenanfragen und der Weg zum fertigen Angebot dauert mehr als 4 Stunden
Sie erhalten Bestellungen und Anfragen über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Webformular, Telefon oder Fax und müssen diese manüll zusammenführen
Ihre Angebote erfordern individülle Konfigurationen, Staffelpreise oder Machbarkeitsprüfungen gegen Lagerbestand und Lieferzeiten
Verwandte Lösungen
Ausgewählte Lösungsbereiche aus unserem Portfolio
Drei Szenarien für KI-gestützte Bestellaufnahme
Die häufigsten Situationen, in denen KI-Agenten den Weg von der Kundenanfrage zum qualifizierten Angebot entscheidend verkürzen.
Automatisierte Erfassung von Bestellungen und Anfragen
KI-Agenten lesen Kundenanfragen aus E-Mail, PDF und Webformular, extrahieren Artikel, Mengen und Spezifikationen und legen den Vorgang strukturiert im ERP an.
Automatische Erkennung von Artikelnummern, Mengen, Lieferterminen und Sonderwünschen aus unstrukturierten Anfragen
Zuordnung zu bestehenden Kunden im CRM mit automatischer Anreicherung aus Bestellhistorie und Rahmenverträgen
Multi-Kanal-Erfassung: E-Mail-Anhänge, Webformulare, gescannte Bestellfaxe und Telefon-Transkripte werden einheitlich verarbeitet
KI-generierte Angebotserstellung mit Preiskalkulation
Der KI-Agent gleicht die Anfrage gegen Produktkatalog und Preislisten ab, berechnet Staffelpreise und erstellt einen vollständigen Angebotsentwurf.
Automatischer Abgleich angefragter Positionen mit Ihrem Produktkatalog inklusive Alternativvorschlägen bei nicht verfügbaren Artikeln
Kalkulation mit kundenspezifischen Konditionen, Staffelpreisen und Rahmenvertrags-Rabatten aus dem ERP
Angebotsdokument im Corporate Design mit allen Positionen, Lieferzeiten und Zahlungsbedingungen zur Freigabe durch den Vertrieb
Lastenheft-Analyse und Machbarkeitsprüfung
Bei komplexen Anfragen mit technischen Spezifikationen analysiert die KI Lastenhefte, prüft Anforderungen gegen Ihre Fähigkeiten und erstellt einen strukturierten Antwort-Entwurf.
Automatische Extraktion technischer Anforderungen aus mehrseitigen Lastenheften und Ausschreibungsunterlagen
Machbarkeitsprüfung gegen Ihr Portfolio mit Kennzeichnung offener Punkte und Klärungsbedarf für den Vertrieb
Referenzierung ähnlicher abgeschlossener Projekte aus Ihrer Wissensdatenbank für fundierte Aufwandsschätzungen
Kernfunktionen: Was steckt im Paket?
Pexon Consulting entwickelt KI-Agenten für Bestellaufnahme und Angebotserstellung, die sich nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren.
Integration in ERP, CRM und Warenwirtschaft
Der KI-Agent arbeitet mit SAP, Microsoft Dynamics, Sage und weiteren Systemen über Standardschnittstellen. Kein Systemwechsel, Ihr ERP bleibt führend.
Multi-Kanal-Erfassung aus einer Lösung
E-Mail, Webformular, PDF-Anhänge, Fax-Scans und Telefon-Transkripte werden einheitlich verarbeitet. Keine Anfrage geht mehr verloren oder wird doppelt erfasst.
Lernt aus Ihren Korrekturen und wird besser
Jede manülle Korrektur durch den Vertrieb verbessert das ML-Modell. Die Trefferquote bei Artikelzuordnung und Kalkulation steigt mit jedem bearbeiteten Vorgang.
Human-in-the-Loop für Freigabe und Sonderfälle
Standardanfragen werden automatisch bearbeitet, komplexe oder hochpreisige Vorgänge gehen zur manüllen Prüfung. Sie behalten die volle Kontrolle über Konditionen.
DSGVO-konform auf deutschen Servern
Alle Kundendaten und Bestellinformationen werden in deutschen Azure-Rechenzentren verarbeitet. Vollständige Compliance mit DSGVO und branchenspezifischen Vorgaben.
Skaliert ohne zusätzliches Personal
Bei saisonalen Auftragsspitzen oder Wachstum verarbeitet die KI zusätzliche Anfragen ohne Wartezeiten. Kein Recruiting, keine Einarbeitung, keine Überstunden.
Unser Ansatz: In 3 Phasen zum Erfolg
Unser bewährter Ansatz liefert schnelle Ergebnisse und schafft eine nachhaltige Lösung, die mit Ihnen wächst.
Anfrageprozess-Analyse und KI-Konzept
Phase 1
Analyse Ihres Bestelleingangs, der Angebotslogik und der Systemlandschaft. Ergebnis ist ein dokumentiertes Konzept mit Automatisierungsgrad pro Anfragetyp und ROI-Prognose.
- Mapping aller Eingangs-Kanäle mit Analyse von Volumen, Komplexität und durchschnittlicher Bearbeitungszeit pro Anfragetyp
- Definition der Automatisierungsregeln: Welche Anfragen automatisch, welche teilautomatisch und welche manüll bearbeitet werden
- Technisches Konzept für die Integration in ERP, CRM und Produktkatalog mit Schnittstellenspezifikation
KI-Agent-Entwicklung und ERP-Integration
Phase 2
Entwicklung des KI-Agenten mit Document Intelligence, Produktkatalog-Anbindung und Angebots-Engine. Training der ML-Modelle auf Ihren historischen Anfragen und Bestellungen.
- Aufbau der Erfassungs-Pipeline für E-Mail, PDF und Webformular mit automatischer Klassifizierung und Datenextraktion
- Anbindung an Produktkatalog, Preislisten und Lagerbestand für automatische Machbarkeitsprüfung und Kalkulation
- Training des ML-Modells mit mindestens 500 historischen Anfragen für branchenspezifische Artikelerkennung
Pilotbetrieb und Skalierung
Phase 3
Produktivstart mit einem Anfragekanal oder Kundensegment, Messung der Ergebnisse und schrittweise Ausweitung auf alle Kanäle und Anfragetypen.
- Pilotbetrieb mit einem Eingangskanal und Echtzeit-Monitoring von Erfassungsgenauigkeit und Durchlaufzeit
- Feedback-Schleife mit dem Vertriebsteam zur kontinuierlichen Verbesserung der Artikelzuordnung und Kalkulation
- Skalierung auf weitere Kanäle und Anfragetypen nach dokumentiertem Nachweis der Ergebnis-Verbesserung
Sichern Sie sich Ihre kostenfreie Erstberatung
Analyse Ihres individuellen Bedarfs
Erste Empfehlungen zu passenden Produkten und Umsetzungsstrategien
Transparente Einblicke in unsere Methoden, Technologien & Referenzen
Ihr Nutzen auf einen Blick: Von „Vorher“ zu „Nachher“
Der Wechsel von manüller Bestellerfassung zu KI-gestützter Bestellaufnahme verändert den Arbeitsalltag Ihres Vertriebsteams grundlegend.
Vorher
Kundenanfragen werden manüll aus E-Mails und PDFs abgetippt, Erfassungsfehler bei Artikelnummern und Mengen sind die Regel
Angebotsbearbeitung dauert 1 bis 3 Tage, weil Positionen manüll kalkuliert und Verfügbarkeiten einzeln geprüft werden
Bei Auftragsspitzen stapeln sich Anfragen und Kunden warten tagelang auf ihr Angebot, was zu verlorenen Aufträgen führt
Erfahrungswissen zu Kunden, Konditionen und Sonderfällen liegt in den Köpfen einzelner Mitarbeiter statt im System
Nachher
Anfragen werden automatisch erfasst, Positionen und Mengen fehlerfrei extrahiert und im ERP als Vorgang angelegt
Qualifizierte Angebotsentwürfe stehen innerhalb von Minuten bereit, der Vertrieb prüft und gibt frei statt manüll zu kalkulieren
Die KI skaliert bei Auftragsspitzen automatisch, jeder Kunde erhält sein Angebot innerhalb weniger Stunden
Kunden-Konditionen, Bestellhistorie und Erfahrungswissen sind im System hinterlegt und fliessen automatisch in jedes Angebot ein
Doppelter Mehrwert für Ihr Unternehmen
Für die Unternehmensführung
Mehr Umsatz durch schnellere Angebote: Kunden, die innerhalb von Stunden ein Angebot erhalten, schliessen mit deutlich höherer Wahrscheinlichkeit ab als solche, die Tage warten müssen.
Vertriebsteam für strategische Aufgaben freisetzen: Automatisierte Bestellerfassung und Kalkulation reduzieren den operativen Aufwand. Ihr Vertrieb gewinnt Zeit für Kundenbeziehungen und Upselling.
Skalieren ohne proportional Personal aufzubauen: Die KI verarbeitet zusätzliche Anfragen ohne Wartezeit. Wachstum und saisonale Spitzen erfordern kein zusätzliches Vertriebspersonal.
Für Vertrieb und Innendienst
Schluss mit Abtippen und Copy-Paste: Keine manülle Erfassung von Artikelnummern, Mengen und Kundendaten mehr. Die KI extrahiert alles automatisch und legt den Vorgang im ERP an.
Qualitativ bessere Angebote ohne Mehraufwand: Der KI-Agent berücksichtigt automatisch Kundenhistorie, Rahmenverträge und Staffelpreise. Kein Detail wird vergessen, kein Rabatt übersehen.
Volle Kontrolle bei Sonderfällen: Standardanfragen laufen automatisch, komplexe Vorgänge werden zur manüllen Prüfung markiert. Sie entscheiden, was automatisiert wird und was nicht.
Bestellaufnahme Automation Paket
Vollständige KI-Automatisierung Ihres Angebotsprozesses von der Anfrage-Erfassung bis zum kalkulierten Angebotsentwurf mit ERP-Integration.
Ihre Investition
ab 35.000 EUR
Anfrageprozess-Analyse mit Automatisierungskonzept und ROI-Prognose pro Anfragetyp
KI-Agent für Multi-Kanal-Erfassung aus E-Mail, PDF, Webformular und Telefon-Transkript
Document Intelligence Pipeline für automatische Extraktion von Positionen, Mengen und Spezifikationen
Anbindung an Produktkatalog und Preislisten mit automatischer Kalkulation und Staffelpreis-Logik
ERP-Integration für automatische Vorgangsanlage und Angebotserstellung im System
Training der ML-Modelle auf Ihren historischen Anfragen mit kontinuierlichem Lerneffekt
100% unverbindlich mit echtem Mehrwert
Erfahren Sie mehr über unsere Kubernetes-Beratung und Devops-Engineering Leistungen.
Ihre Experten
Wir verbinden strategisches Know-how mit technologischer Exzellenz.
Phillip Pham
Geschäftsführer
Constantin Budin
Lead Consultant Data & AI
100% unverbindlich mit echtem Mehrwert
Häufige Fragen
Zusammenfassung einiger Fragen unserer Kunden
Welche Formate und Kanäle kann die KI bei der Bestellaufnahme verarbeiten?
Der KI-Agent verarbeitet Anfragen aus E-Mail (Freitext und Anhänge), PDF-Bestellformulare, Webformulare, gescannte Faxe und Telefon-Transkripte. Die Document Intelligence Pipeline erkennt automatisch das Format, extrahiert relevante Daten wie Artikelnummern, Mengen und Liefertermine und führt alle Anfragen in einem einheitlichen Vorgang zusammen. Neue Formate können jederzeit ergänzt werden.
Wie genau erkennt die KI Artikel und Positionen aus unstrukturierten Anfragen?
Nach dem Training mit Ihren historischen Anfragen und Ihrem Produktkatalog erreicht die KI eine Erkennungsgenauigkeit von 90 bis 96 Prozent bei Artikelzuordnung und Mengenextraktion. Anfragen unterhalb eines definierten Confidence-Schwellwerts werden automatisch zur manüllen Prüfung an den Vertrieb weitergeleitet. Die Genauigkeit steigt kontinuierlich, weil das Modell aus jeder Korrektur lernt.
Muss unser ERP-System für die KI-Bestellaufnahme angepasst werden?
Nein. Der KI-Agent integriert sich über Standardschnittstellen in SAP, Microsoft Dynamics, Sage und weitere ERP-Systeme. Ihr ERP bleibt das führende System. Die KI liest Produktkataloge und Preislisten aus dem ERP, erstellt den Angebotsentwurf und schreibt den Vorgang zurück. Es sind keine Änderungen an Ihrer ERP-Logik oder Datenstruktur erforderlich.
Was passiert bei komplexen Anfragen oder Sonderwünschen?
Der KI-Agent arbeitet mit einem Regelwerk, das Standardanfragen von komplexen Vorgängen trennt. Anfragen mit Sonderspezifikationen, unbekannten Artikeln oder Beträgen oberhalb definierter Schwellwerte werden automatisch an den zuständigen Vertriebsmitarbeiter zur manüllen Bearbeitung weitergeleitet. Sie definieren die Regeln, welche Vorgänge automatisch und welche manüll bearbeitet werden.
Wie schnell sehen wir Ergebnisse nach der Implementierung?
Der erste automatisierte Anfragekanal ist nach 8 bis 12 Wochen produktiv. Davon entfallen 2 Wochen auf Analyse und Konzept, 4 bis 6 Wochen auf Entwicklung und Integration und 2 bis 4 Wochen auf Training und Pilotbetrieb. Messbare Verbesserungen bei Bearbeitungszeit und Erfassungsgenauigkeit zeigen sich bereits in den ersten 2 Wochen Produktivbetrieb.
Aktuelles Fachwissen zu Data & AI
Bedrock Knowledge Bases: Managed RAG 2026 im Check
Bedrock Knowledge Bases 2026: managed RAG mit Ingestion, Chunking, OpenSearch, GraphRAG. Wann Managed statt Eigenbau, wo die Grenzen liegen. Ehrliche Pexon-Einordnung.
Offene KI-Plattform: BDEW-Katalog braucht die Schicht 2026
Der BDEW-Katalog 2020 ist das Menü. Die Offene KI-Plattform ist die Küche: Gateway, Register, Kill-Switch, Code an Sie.
KI Wartungsplanung Stadtwerke: Assistenz statt Autopilot
KI Wartungsplanung Stadtwerke scheitert an Disposition und Daten, nicht am Modell. Assistenz mit Freigabe, Lastprognose ist kein Angebot.
Sichern Sie sich Ihre kostenfreie Erstberatung
Analyse Ihres individuellen Bedarfs
Erste Empfehlungen zu passenden Produkten und Umsetzungsstrategien
Transparente Einblicke in unsere Methoden, Technologien & Referenzen
Sie suchen einen Partner für Ihr Projekt?
Wir geben unser Bestes, um Sie zufriedenzustellen.
Auf der Suche nach einem spannenden Job?
Schau dir jetzt unsere offenen Stellen an und finde deinen neuen Job bei Pexon.