E-Mail-Router: info@-Chaos beenden – KI leitet eingehende E-Mails an richtigen Mitarbeiter
Klassifikation von Intent und Priorität in Millisekunden. Automatische Weiterleitung mit Begründung und Eingangsbestätigung. Keine manuelle Verteilschlacht mehr.
info@-Chaos beenden
Gemeinsame Postfächer sind Effizienz-Killer: Jemand liest jede E-Mail, entscheidet wer zuständig ist und leitet weiter – manuell, jeden Tag, mit Fehlern. Wichtige Anfragen verschwinden zwischen Newslettern, interne Regeln werden nicht konsequent angewendet. Der E-Mail-Router liest jede eingehende E-Mail, klassifiziert Intent und Priorität in Millisekunden und leitet automatisch an die richtige Person oder Abteilung weiter – mit Begründung, Prioritätsstufe und vorformulierter Eingangsbestätigung an den Absender. Pexon Consulting implementiert den Router für Unternehmen mit 300 bis 3.000 Mitarbeitern in DACH. Zielgruppe sind IT-Leiter, Office-Manager und Vertriebsassistenz. Setup dauert 3 bis 4 Wochen.
Drei Vorteile des E-Mail-Routers
Der Router beendet manuelle Verteilschlacht bei gemeinsamen Postfächern.
Intent-Klassifikation automatisch
Erkennt Anfrage-Typ aus Betreff und Inhalt – ohne Regelwerk manuell zu pflegen. 8 bis 15 Kategorien nach Unternehmenslogik.
Automatische Weiterleitung mit Kontext
E-Mail plus Klassifikation und kurze Zusammenfassung an zuständige Person. Prioritäts-Scoring: dringlich, normal, kann warten.
Eingangsbestätigung sofort
Automatisches Acknowledge an Absender – personalisiert nach Kategorie. Kein Warten auf manuelle Antwort.
Ab wann macht Pexon E-Mail-Router Sinn?
Der E-Mail-Router lohnt sich für Unternehmen mit 300 bis 3.000 Mitarbeitern in DACH und gemeinsamen Postfächern (info@, service@, bestellung@). Besonders geeignet sind Organisationen, deren Postfach täglich 50 bis 300 E-Mails empfängt – manuell gelesen und weitergeleitet, mit regelmäßigen Verzögerungen, Übersehen und falschen Weiterleitungen.
info@, service@ oder bestellung@ empfängt 50 bis 300 E-Mails täglich
Manuelle Weiterleitung – Verzögerungen, Übersehen, falsche Zuweisungen
IT-Leiter oder Office-Manager will Verteilschlacht automatisieren
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Drei Einsatzszenarien für den E-Mail-Router
Typische Anwendungsfälle nach Implementierung.
Intent-Klassifikation und Routing
Kategorien und Routing-Regeln nach Unternehmenslogik trainiert. Anfrage, Bestellung, Beschwerde, Spam, intern – automatisch erkannt.
Klassifikationsmodell: 8 bis 15 Kategorien nach Unternehmenslogik
Intent aus Betreff und Inhalt erkannt – kein manuelles Regelwerk
Routing-Regel: Kategorie → Person, Team oder Queue
Automatische Weiterleitung und Priorisierung
E-Mail landet direkt im Postfach des zuständigen Mitarbeiters. Prioritäts-Scoring basierend auf Inhalt, Absender und Schlüsselwörtern.
Prioritäts-Scoring: dringlich, normal, kann warten
E-Mail plus Klassifikation und KI-Zusammenfassung an zuständige Person
Fallback: unklare E-Mails → menschliche Zweitprüfung mit KI-Vorschlag
Eingangsbestätigung und Analytics
Sofortige automatische Bestätigung an Absender. Routing-Tracking: Kategorie-Statistik, Verzögerungen, Regel-Treffer. Lernfähig durch manuelle Korrekturen.
Eingangsbestätigung personalisiert nach Kategorie
Routing-Analytics: Volumen, Verteilung, Antwortzeiten
Lernfähig: manuelle Korrekturen verbessern Klassifikation
Kernfunktionen: Was steckt im Paket?
Pexon Consulting implementiert den E-Mail-Router mit Fokus auf Unternehmenslogik und Wartbarkeit.
Unternehmensspezifische Kategorien
8 bis 15 Kategorien nach Ihrer Logik. Kein generisches Schema – Anfrage, Bestellung, Beschwerde, Spam, intern und weitere.
Kein manuelles Regelwerk
Intent aus Inhalt erkannt. Keine Pflege von Keyword-Listen. Klassifikation lernt aus Korrekturen.
30-Tage-Optimierungsphase
Nach Go-Live 30 Tage Optimierung inklusive. Feintuning der Kategorien und Routing-Regeln.
Routing-Analytics
Dashboard: Volumen je Kategorie, Verteilung, Antwortzeiten. Wo greifen Regeln nicht?
3 bis 4 Wochen Setup
Vom Kick-off bis produktivem Router mit Klassifikation, Routing und Eingangsbestätigungen.
Microsoft 365 und Exchange
Native Anbindung an gängige E-Mail-Systeme. Kein zusätzlicher E-Mail-Client erforderlich.
Unser Ansatz: In 3 Phasen zum Erfolg
Unser bewährter Ansatz liefert schnelle Ergebnisse und schafft eine nachhaltige Lösung, die mit Ihnen wächst.
Klassifikationsmodell und Routing-Regeln
Phase 1
Definition Kategorien nach Unternehmenslogik, Training Klassifikationsmodell, Routing-Konfiguration.
- Kategorien und Routing-Regeln definieren
- Klassifikationsmodell auf Beispiele trainiert
- Routing: Kategorie → Person, Team, Queue
Implementierung und Integration
Phase 2
Anbindung Shared Mailboxes, automatische Weiterleitung, Eingangsbestätigungs-Templates.
- Produktiver E-Mail-Router für konfigurierte Shared Mailboxes
- Routing-Konfiguration und Eingangsbestätigungs-Templates
- Fallback-Logik für unklare E-Mails
Go-Live und Optimierung
Phase 3
Produktiver Start, Schulung, 30-Tage-Optimierungsphase, Routing-Analytics-Dashboard.
- Schulung und Dokumentation
- 30-Tage-Optimierungsphase inklusive
- Routing-Analytics-Dashboard
Sichern Sie sich Ihre kostenfreie Erstberatung
Analyse Ihres individuellen Bedarfs
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Transparente Einblicke in unsere Methoden, Technologien & Referenzen
Ihr Nutzen auf einen Blick: Von „Vorher“ zu „Nachher“
Der E-Mail-Router verändert, wie gemeinsame Postfächer bearbeitet werden.
Vorher
Jemand liest jede E-Mail, entscheidet manuell, leitet weiter
Verzögerungen, Übersehen, falsche Weiterleitungen
Bei Urlaub bricht System zusammen
Keine Transparenz über Volumen und Antwortzeiten
Nachher
Klassifikation und Weiterleitung automatisch in Millisekunden
E-Mail plus Kontext an zuständige Person, Eingangsbestätigung sofort
Routing-Analytics und Lernfähigkeit – Qualität steigt über Zeit
Dashboard mit Volumen, Verteilung und Antwortzeiten
Doppelter Mehrwert für Ihr Unternehmen
Für IT-Leitung
Manuelle Arbeit eliminiert: Keine Verteilschlacht mehr. Router arbeitet 24/7, Fehlverteilungen reduzieren sich durch Lernfähigkeit.
Transparenz: Routing-Analytics zeigt Volumen, Verteilung, Antwortzeiten. Bottlenecks identifizierbar.
Lernfähig: Manuelle Korrekturen verbessern Klassifikation über Zeit. Qualität steigt mit Nutzung.
Für Office und Vertriebsassistenz
Fokus auf Bearbeitung: E-Mails kommen vorg sortiert und mit Kontext. Keine Zeit mehr für reine Verteilung.
Urlaubssicher: Router arbeitet unabhängig von einzelnen Personen. Kein Zusammenbruch bei Abwesenheit.
Sofortige Eingangsbestätigung: Absender erhält sofort Bestätigung. Kein Warten auf manuelle Zuordnung – professioneller Eindruck.
E-Mail-Router Setup
Produktiver E-Mail-Router mit Klassifikation, Routing und Eingangsbestätigungen.
Ihre Investition
ab 14.000 EUR
Produktiver E-Mail-Router für alle konfigurierten Shared Mailboxes
Klassifikations-Regelwerk (8–15 Kategorien) nach Unternehmenslogik
Routing-Konfiguration: Kategorie → Person, Team, Queue
Eingangsbestätigungs-Templates je Kategorie
Routing-Analytics-Dashboard (Volumen, Verteilung, Antwortzeiten)
Schulung und 30-Tage-Optimierungsphase inklusive
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Häufige Fragen
Zusammenfassung einiger Fragen unserer Kunden
Für welche E-Mail-Systeme funktioniert der Router?
Typisch Microsoft 365 / Exchange. Andere Systeme bei API- oder IMAP-Zugriff prüfbar. Im Kick-off klären wir Ihre Umgebung.
Was passiert bei unklaren E-Mails?
Fallback-Logik: menschliche Zweitprüfung mit KI-Vorschlag. Keine automatische Fehlzuweisung. Option: Queue für manuelle Prüfung.
Gibt es laufende monatliche Kosten?
Dieses Angebot umfasst ausschließlich das Setup. Laufende Infrastruktur- oder API-Kosten entstehen je nach Architektur. Pexon berät zur Kostenschätzung.
Wie viele E-Mails kann der Router verarbeiten?
Skalierbar je nach Architektur. Typisch 50 bis 500 E-Mails pro Tag pro Mailbox. Bei höherem Volumen passen wir die Infrastruktur an.
Was passiert mit Spam und Newslettern?
Spam kann als eigene Kategorie erkannt und z.B. in Ordner oder Papierkorb geleitet werden. Newsletters ebenfalls – Kategorien werden im Workshop definiert.
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