Document Intelligence · Dokumentenklassifikation

Dokumentenklassifikation mit KI: Bestand automatisch typisieren

Für Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen: Dokumentenklassifikation mit KI erkennt den Typ jedes Dokuments, ordnet ihn zu und legt ihn richtig ab, im Posteingang wie im Altbestand.

Kurz gesagt

Dokumentenklassifikation mit KI erkennt automatisch den Typ eines Dokuments (Rechnung, Vertrag, Lieferschein, Zeugnis) und routet es an den richtigen Ablageort oder Prozess. Sie ist die Vorstufe zur Feldextraktion, nicht das Auslesen von Werten. Rund 80 bis 90 Prozent der Unternehmensdaten sind laut Gartner und IDC unstrukturiert, ohne Typisierung nicht auffindbar. Bei niedriger Confidence bleibt die Ablage beim Menschen.

Confidence + Human-in-the-Loop

On-Premise oder EU-Region

Kein Training auf Ihren Daten

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Warum manuelles Sortieren und falsch abgelegte Dokumente teuer wird

Dokumente kommen als Scan, E-Mail und Upload und werden von Hand sortiert. Laut McKinsey gehen 19 Prozent der Arbeitswoche fürs Suchen und Zusammentragen von Informationen drauf, ein guter Teil davon, weil Dokumente falsch oder gar nicht typisiert abgelegt sind.

Falsch abgelegt, nicht wiederfindbar

Wer ein Dokument sucht, findet es nicht, weil es im falschen Verzeichnis oder ohne Verschlagwortung liegt.

Der Posteingang sortiert sich nicht selbst

Eingehende Dokumente werden manuell dem richtigen Prozess und Postfach zugeordnet.

Altbestand ohne Struktur

Historische Bestände sind nie typisiert worden und sind für Compliance und Aufbewahrung kaum nutzbar.

Warum Dokumentenklassifikation der Hebel ist

Die Zahlen zeigen die Größenordnung des Problems, das Klassifikation adressiert, aus Analysten- und Marktstudien.

80-90 % unstrukturierte Daten

der Unternehmensdaten sind unstrukturiert, ohne Typisierung nicht auffindbar · Gartner/IDC-Schätzung

19 % der Arbeitswoche

gehen fürs Suchen und Zusammentragen von Informationen drauf · McKinsey 2012

~33 % Marktwachstum p.a.

so schnell wächst der IDP-Markt bis 2030, Klassifikation ist dessen erster Schritt · Grand View Research 2025

Confidence statt Blind-Ablage

unsichere Fälle gehen an den Menschen, nicht ins falsche Verzeichnis · Betriebsmuster

Ab wann sich KI-Dokumentenklassifikation lohnt

KI-Dokumentenklassifikation lohnt sich, sobald Sie viele verschiedene Dokumenttypen in hohem Volumen empfangen oder einen großen, unstrukturierten Altbestand nachträglich typisieren müssen.

viele Typen

mehrere gut abgrenzbare Dokumentarten

hohes Volumen

täglicher Posteingang oder großer Bestand

Compliance

Aufbewahrung und Wiederauffindbarkeit gefordert

Anwendungsbeispiele

Use Case 01

Posteingang typisieren

Eingehende Scans und E-Mails werden nach Typ erkannt und automatisch dem richtigen Prozess und Postfach zugeordnet.

Kein manuelles Vorsortieren mehr

Use Case 02

Altbestand nachträglich klassifizieren

Ein großer, unstrukturierter Altbestand wird typisiert und verschlagwortet, damit er wiederauffindbar wird.

Bestand wird durchsuchbar und compliance-fähig

Use Case 03

Automatische Ablage und Tags

Der erkannte Typ setzt Metadaten-Tags und legt das Dokument im richtigen Verzeichnis oder DMS-Vorgang ab.

Richtig abgelegt ohne Handarbeit

Use Case 04

Klärfall bei Unsicherheit

Liegt die Confidence unter der Schwelle, geht das Dokument zur manuellen Prüfung statt blind ins falsche Fach.

Fehlablage vermieden

Integration in Ihre Umgebung

Passt das in Ihre Landschaft? Die Klassifikation bindet Eingangskanal und Ablage an, statt sie zu ersetzen.

Eingangskanäle

Posteingang / Scan · E-Mail, Scanner und Upload werden angebunden

Altbestand · Backfile-Migration großer historischer Bestände

Dokumenttypen · Rechnung, Vertrag, Lieferschein, Zeugnis und mehr

Ablage und Betrieb

SharePoint, DMS, ECM · Ablage mit automatischer Verschlagwortung

DATEV, ERP · Übergabe an den richtigen Vorgang

On-Premise / EU-Cloud · kein Training auf Ihren Daten

Wie die Klassifikation funktioniert

Erfassen

Dokumente aus Posteingang, Scan oder Bestand einlesen.

Klassifizieren

Typ erkennen aus Text-, Layout- und Bild-Features.

Confidence prüfen

Sichere Fälle automatisch, unsichere an den Menschen.

Verschlagworten

Metadaten-Tags nach erkanntem Typ setzen.

Routen und Ablegen

Ins richtige Verzeichnis, Postfach oder den DMS-Vorgang.

Übergabe

An die Extraktion oder den Folgeprozess weiterreichen.

Erfahren Sie mehr über die KI-Dokumentenverarbeitung

Warum Pexon statt Inhouse-Entwicklung

Manuell sortieren

–Posteingang von Hand verteilen

–Falschablagen fallen spät auf

–Altbestand bleibt unstrukturiert

Cloud-IDP von der Stange

–pauschale 98-Prozent-Versprechen

–kein Confidence- oder Klärfall-Konzept

–wenig Integration in Ihre Ablage

Mit Pexon

✓Klassifikation nach Text, Layout und Bild

✓Confidence-Schwelle und Human-in-the-Loop, ehrlich

✓Anbindung an SharePoint, DMS, DATEV und ERP

In vier Phasen zur produktiven Lösung

Woche 1 bis 2

Sichtung

Dokumenttypen, Kanäle und Ablage aufnehmen. Sie liefern Beispiel-Dokumente.

Woche 2 bis 4

Klassifikator

Typen-Erkennung aufsetzen, Confidence-Schwelle einstellen.

Woche 4 bis 6

Routing

Verschlagwortung und Ablage anbinden, Klärfall-Workflow.

laufend

Betrieb

Altbestand migrieren, neue Typen ergänzen, pflegen.

Pilot zum Festpreis

Der Einstieg ist ein abgegrenzter Pilot auf Ihren realen Dokumenttypen, bevor Sie auf den vollen Bestand und die Ablage skalieren.

Ihre Investition

ab 6.000 EUR

Pilot auf Ihren Typen · Endpreis nach Scoping

Enthält:

Pilot ab 6.000 EUR · Ihre wichtigsten Typen klassifiziert, mit Confidence-Schwelle

Ablage-Anbindung separat · SharePoint, DMS, DATEV oder ERP nach Aufwand

Betrieb on-premise oder EU-Cloud · Cloud-IDP pro Seite oder on-premise, kein Training auf Ihren Daten

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Häufige Fragen

Worin unterscheidet sich Klassifikation von Extraktion oder OCR?

Die Klassifikation erkennt den Dokumententyp, etwa Rechnung, Vertrag oder Lieferschein, und leitet das Dokument an den richtigen Ablageort oder Prozess weiter. Die Extraktion liest anschließend einzelne Felder wie Betrag oder Datum aus, OCR wandelt nur Bild in Text um. Klassifikation ist die vorgelagerte Sortier- und Zuordnungsstufe, nicht das Auslesen von Werten.

Lässt sich das in unsere bestehende Ablage integrieren?

Ja. Die Klassifikation kann Dokumente direkt in SharePoint, Ihr DMS oder ECM, an DATEV, ins ERP oder in das passende E-Mail-Postfach übergeben, inklusive automatischer Verschlagwortung. Der eingehende Kanal, ob Posteingang, Scan oder Upload, wird angebunden, sodass Dokumente automatisch typisiert am richtigen Ort landen.

Was kostet KI-Dokumentenklassifikation?

Das hängt von Dokumentenmenge, Anzahl der Typen und Integrationstiefe ab. Cloud-IDP-Dienste rechnen pro Seite oder Dokument ab, dazu kommt der Einrichtungs- und Anbindungsaufwand. Ein abgegrenzter Pilot startet ab 6.000 EUR. Eine belastbare Spanne kalkulieren wir im Erstgespräch anhand Ihres Volumens und Bestands.

Wo läuft die Verarbeitung, und was passiert mit meinen Daten?

Wir setzen die Verarbeitung auf Wunsch in der EU-Region oder on-premises auf, sodass Ihre Dokumente Ihre Kontrolle nicht verlassen. Es wird kein Modell dauerhaft auf Ihren Inhalten trainiert, und die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform. So bleiben auch sensible Verträge, Personalakten oder Belege geschützt und nachvollziehbar.

Wann funktioniert das NICHT gut?

Bei sehr wenigen, kaum unterscheidbaren Dokumenttypen lohnt der Aufwand oft nicht. Bei stark verrauschten Scans, Handschrift oder untypischen Sonderfällen sinkt die Trefferquote. Deshalb arbeiten wir mit Confidence-Schwellen: Unsichere Fälle werden nicht blind abgelegt, sondern gehen zur manuellen Prüfung an einen Menschen.

Wie genau ist die Klassifikation?

Bei gut abgegrenzten, häufigen Typen mit genug Beispielen ist die Trefferquote hoch, bei seltenen oder schlecht abgegrenzten Typen und schlechten Scans sinkt sie. Deshalb versprechen wir keine pauschale Prozentzahl, sondern arbeiten mit einer Confidence-Schwelle: Unsichere Fälle gehen an den Menschen, statt falsch abgelegt zu werden.

Bestand typisieren? Starten Sie mit einem Pilot.

In einem kurzen Gespräch klären wir Ihre Dokumenttypen, das Volumen und wohin klassifiziert abgelegt werden soll.

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Aktualisiert am 14. Juli 2026

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