Was automatisieren zuerst: Use Cases priorisieren 2026

**Constantin Budin**, Lead Consultant Data & AI bei Pexon Consulting | 9 Min. Lesezeit | 01.10.2026

TL;DR: Was automatisieren zuerst?

Starten Sie mit der Aufgabe, die häufig anfällt, nach festen Regeln läuft, auf erreichbaren Daten beruht und einen Owner im Fachbereich hat. Bewerten Sie jeden Kandidaten mit fünf Kriterien, sortieren Sie ihn in vier Entscheidungen und wählen Sie einen Use Case für den Einstieg. Das spart Monate an Fehlstarts.

Das Problem: Zu viele Ideen, zu wenig Reihenfolge

Sobald das erste Tool läuft, kommen die Wünsche. Der Vertrieb möchte einen Agenten für Angebote, die Buchhaltung einen für Rechnungen, der Service-Desk einen Bot, und die Geschäftsführung fragt nach „KI überall“. Jede Idee klingt sinnvoll, und genau das ist das Problem.

Ohne Reihenfolge gewinnt die lauteste Anfrage oder die spannendste Technik. Beides sind schlechte Kriterien. Der spannendste Use Case hat oft die unklarste Datenlage, und die lauteste Anfrage kommt nicht automatisch aus dem Bereich mit dem größten Aufwand.

Dass die Frage nach dem Werkzeug früher kommt als die nach dem Gegenstand, liegt an der Verfügbarkeit: Bauen ist heute leicht. Schwer ist die Entscheidung, was gebaut wird, und die Einbettung in die Organisation. Wer die Rolle dafür sucht, findet sie im Beitrag Was ist ein Automation Engineer. Hier geht es um die Methode.

Die Ausgangsfrage: Was wiederholt sich?

Die beste Quelle für Kandidaten sind Tickets und Routineaufgaben, nicht Workshops mit Ideen. Ein Ticket ist ein Beleg, dass eine Aufgabe tatsächlich anfällt, mit Datum, Dauer und Ansprechperson. Eine Idee ist nur eine Meinung.

Sammeln Sie deshalb vier Wochen lang, was in drei Töpfen landet:

• Tickets im Service-Desk oder in der IT, die sich inhaltlich wiederholen
• Routinen im Fachbereich, etwa Listen abgleichen, Daten von A nach B kopieren, Berichte zusammenbauen
• Medienbrüche, an denen jemand ein PDF, eine Mail oder einen Excel-Export von Hand in ein System überträgt

Pro Eintrag genügen vier Angaben: wie oft, wie lange, wer macht es und welche Systeme sind beteiligt. Mehr braucht die erste Runde nicht.

Fünf Kriterien, mit denen Sie Kandidaten bewerten

Für jeden Kandidaten vergeben Sie bei jedem Kriterium einen Wert von 1 bis 3. Die Summe zeigt die Reihenfolge, die Einzelwerte zeigen, wo ein Kandidat hakt.

Zwei Anmerkungen aus der Praxis. Erstens zählt die Regelbarkeit mehr, als man denkt: Eine Aufgabe, die ein Mensch „nach Gefühl“ erledigt, wird auch mit KI nicht stabil. Zweitens ist der Owner kein Nice-to-have. Ein Workflow ohne Besitzer verfällt, sobald sich das Vorsystem ändert.

Beispiel-Bewertung: vier Kandidaten im Vergleich

Die folgende Tabelle ist ein Rechenbeispiel für die Methode, keine Messung aus einem Kundenprojekt. Die Punkte zeigen, wie die Bewertung aussehen kann.

Der Vertragsagent ist der Kandidat, der in Präsentationen am besten aussieht, und er landet am Ende der Liste. Das ist keine Absage an KI-Agenten. Es heißt nur, dass die Grundlagen für diesen Fall noch nicht da sind, während sie beim Service-Desk vorhanden sind.

Vier Entscheidungen statt einer Rangliste

Eine Punktzahl allein reicht nicht. Entscheidend ist, was Sie mit dem Kandidaten tun. Wir sortieren jeden Fall in eine von vier Gruppen:

1. Jetzt automatisieren: hohe Summe, klarer Owner, Zugriff geklärt. Hier startet der erste Einsatz.
2. Erst vereinfachen: Der Prozess ist unnötig kompliziert. Wer ihn so automatisiert, zementiert den Umweg. Erst bereinigen, dann bauen.
3. Beobachten: Die Summe ist mittel, ein Kriterium fehlt, meist Datenzugang oder Owner. Aufgabe: das Hindernis beseitigen, dann neu bewerten.
4. Bewusst lassen: selten, nicht regelbar oder riskant. Nicht jede Aufgabe verdient Automatisierung.

Gruppe zwei ist die, die am häufigsten übersprungen wird. Dahinter steht das alte Prinzip: erst den Prozess verstehen, dann das Werkzeug wählen. Eine automatisierte Ineffizienz bleibt eine Ineffizienz, nur schneller.

Die Reihenfolge in sechs Schritten

So gehen wir vor, wenn wir mit einem Team den Backlog sortieren:

1. Vier Wochen Tickets, Routinen und Medienbrüche sammeln.
2. Dubletten zusammenführen und pro Eintrag Häufigkeit, Dauer, Beteiligte und Systeme festhalten.
3. Mit den fünf Kriterien bewerten, gemeinsam mit dem Fachbereich und nicht allein in der IT.
4. In die vier Entscheidungen einsortieren.
5. Einen Kandidaten aus Gruppe eins auswählen und den Zuschnitt festlegen: Ziel, Systeme, Owner, Abnahmekriterium.
6. Nach dem ersten Einsatz neu bewerten, denn jede erledigte Aufgabe verändert die Rangliste.

Der sechste Punkt wird gern vergessen. Der Bedarf an Automatisierung ist praktisch unbegrenzt, und jeder Erfolg weckt neue Anfragen. Deshalb ist ein einmaliges Projekt selten genug. Es braucht eine Rolle, die den Backlog dauerhaft pflegt, nach dem Muster, das wir in Automation Engineering als Dienstleistung beschreiben.

Die häufigsten Fehlstarts

Aus den Gesprächen mit Fachbereichen sehen wir vier Muster immer wieder:

• Mit dem größten Prozess starten. Er hat die meisten Beteiligten und die meisten Sonderfälle. Ein kleinerer, sauberer Fall liefert schneller etwas, das man zeigen kann.
• Mit der Technik starten. „Wir haben jetzt einen Agenten, wofür nehmen wir ihn?“ ist die falsche Richtung. Der Fall bestimmt das Werkzeug (Übersichten: n8n Docs, Microsoft Learn: Power Automate), nicht umgekehrt.
• Ohne Zugriff starten. Fehlende Berechtigungen kosten Wochen, und sie fallen erst im Bau auf. Der Datenzugang gehört deshalb in die Bewertung.
• Ohne Betrieb planen. Ein Workflow, der nur gebaut wird, läuft bis zur nächsten Änderung. Wer ihn betreut, gehört in die Planung. Unser Betrieb ist 8×5, also an Werktagen mit Monitoring und Reaktion.

Vom Ranking zum ersten Einsatz

Wenn die Reihenfolge steht, beginnt die Umsetzung. Zwei Wege sind bei uns üblich.

Der erste ist das Paket Automation Start ab 15.000 €: ein eintägiger Potenzial-Workshop für einen Prozess, Analyse und Dokumentation, ein Prototyp mit Live-Demo, Aufwandsschätzung und Roadmap-Empfehlung (Stand 01.10.2026). Die Details stehen unter Process Automation Consulting. Für das ganze Vorgehen mit mehreren Fällen empfehlen wir das eingebettete Modell mit Zuschnitt nach dem Scoping, einen Monatspreis nennen wir bewusst nicht vorab.

Der zweite Weg gilt, wenn ein KI-Assistent den Kern bildet: das 6-Wochen-Pilotprojekt ab 30.000 €.

Häufig gestellte Fragen

Was automatisieren zuerst?

Den Fall mit hoher Häufigkeit, festen Regeln, erreichbaren Daten, geringem Fehlerrisiko und einem Owner im Fachbereich. Meist ist das eine Routine aus dem Service-Desk oder der Verwaltung, kein Agent für komplexe Entscheidungen.

Wie finde ich Kandidaten für die Automatisierung?

Über Tickets, Routinen und Medienbrüche der letzten vier Wochen. Sie belegen, was tatsächlich anfällt. Pro Eintrag genügen Häufigkeit, Dauer, beteiligte Personen und Systeme.

Wie bewerte ich Use Cases ohne Messdaten?

Mit den fünf Kriterien Häufigkeit, Regelbarkeit, Datenzugang, Risiko und Owner, jeweils 1 bis 3 Punkte. Schätzungen reichen für die Reihenfolge. Genaue Zahlen entstehen nach dem ersten Einsatz.

Was kostet der Einstieg?

Das Paket Automation Start beginnt bei 15.000 € für einen Prozess, inklusive Workshop, Prototyp und Aufwandsschätzung. Mit KI-Assistent startet der 6-Wochen-Pilot ab 30.000 €. Alles Weitere legen wir nach dem Scoping fest.

Wann lohnt sich Automatisierung nicht?

Bei seltenen Aufgaben, bei fehlenden Regeln und bei Prozessen, die zuerst vereinfacht werden müssen. Auch ohne Zugriff auf die Systeme oder ohne Owner raten wir vom Start ab.

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