Pexon Consulting | 7 Min. Lesezeit | 17.07.2026
TL;DR
Ein KI-Agent liest einen Steuerbescheid oder Sachverhalt, leitet daraus die fehlenden Unterlagen ab und legt eine fertige Mandanten-E-Mail samt passender Anhänge in den Entwurfsordner. Der entscheidende Punkt: Der Agent entwirft nur. Gesendet wird erst, wenn ein Mensch in der Kanzlei geprüft und freigegeben hat.
Das Problem: Die Kanzlei läuft den Unterlagen hinterher
Belegnachforderung ist der Nummer-eins-Engpass in vielen Kanzleien. Der typische Ablauf: Ein Fall liegt an, jemand überlegt, welche Unterlagen fehlen, tippt eine E-Mail, sucht die richtigen Formulare zusammen und schickt sie raus. Zwei Wochen später kommt die Hälfte zurück, der Rest braucht eine Erinnerung. Nach Erfahrungswerten aus der Praxis zieht sich der Rücklauf erst dann von acht auf drei Wochen zusammen, wenn die Nachforderung sauber automatisiert und lückenlos nachgehalten wird.
Das Frustrierende daran: Die eigentliche Denkleistung, also die Frage „welche Unterlagen brauche ich für diesen Sachverhalt“, wiederholt sich ständig. Bei einer Einkommensteuererklärung mit Vermietung braucht es andere Belege als bei einem Gewerbebetrieb mit Investitionsabzugsbetrag. Diese Zuordnung ist Fleißarbeit, kein Urteilsvermögen. Genau dort setzt ein KI-Agent an.
Gegenposition, die wir ernst nehmen: Nicht jede Kanzlei hat hier ein Volumenproblem. Wer 40 gut sortierte Dauermandate betreut, deren Belege ohnehin monatlich per DATEV-Upload kommen, spart mit einem Entwurfs-Agenten wenig. Der Hebel liegt bei hohem Fallvolumen, wechselnden Sachverhalten und saisonalen Spitzen, etwa vor Abgabefristen.
Wie der Agent den Unterlagenbedarf ableitet
Der Agent bekommt einen Auslöser: einen Steuerbescheid, eine Mandantenanfrage, einen Fall aus dem Kanzleisystem. Daraus liest er den Sachverhalt und gleicht ihn gegen eine hinterlegte Logik ab, welche Unterlagen für diesen Fall erforderlich sind. Das Ergebnis ist keine fertige Wahrheit, sondern ein begründeter Vorschlag, den der Sachbearbeiter überfliegt.
Die Qualität steht und fällt mit dieser hinterlegten Logik. Ein generisches Sprachmodell, das ohne Kanzleiwissen rät, produziert unbrauchbare Listen. Deshalb bauen wir den Bedarfskatalog gemeinsam mit der Kanzlei auf, aus echten Fällen der letzten Monate. Erst dann trifft der Agent Vorschläge, die ein Sachbearbeiter unterschreiben würde.
Entwurf und Anhänge automatisch vorbereiten
Steht der Bedarf, formuliert der Agent die E-Mail. Er nutzt dafür Ihre bestehenden Textbausteine und passt sie an den konkreten Fall an: richtige Anrede, korrekte Fristen, die passenden Unterlagenpunkte als Aufzählung. Parallel legt er die Anhänge bereit, etwa die Belegcheckliste als PDF oder das benötigte Formular, benannt nach Ihrer Konvention.
Damit der Agent an die richtigen Dokumente kommt, greift er lesend auf Ihre Ablage zu, ohne dort etwas zu verändern. Ob DATEV DMS, ein SharePoint oder ein Netzlaufwerk: Der Agent sieht nur, was er sehen darf, und schreibt nichts zurück. Diese Trennung von Lesen und Schreiben ist bewusst gesetzt und der einfachste Weg, das Risiko klein zu halten.
Der Kern unserer Document-Intelligence-Beratung liegt genau hier: aus einem unstrukturierten Bescheid strukturierte Aktionen ableiten. Ein Steuerbescheid ist für ein rohes Sprachmodell ein Textbrei. Erst mit sauberer Extraktion (Steuernummer, Festsetzung, Abweichung, Frist) wird daraus ein Entwurf, der stimmt.
Zwei Fehlerklassen lauern hier, die wir offen ansprechen. Erstens falsch extrahierte Zahlen oder Fristen, weshalb der Entwurf nie direkt beim Mandanten landet. Zweitens ein überkorrekter Agent, der zu viele Unterlagen anfordert und den Mandanten nervt. Beides fängt die Freigabe ab, und beides bessert sich, je länger der Agent mit Ihrem Feedback läuft.
Freigabe, Ton und DSGVO bei Mandantendaten
Die wichtigste Designentscheidung ist die Freigabe. Der Agent schreibt in den Entwurfsordner, nicht in den Postausgang. Ein Mensch liest gegen, korrigiert bei Bedarf und drückt auf Senden. Nichts geht ohne diese Freigabe an einen Mandanten. Das ist nicht nur eine Vorsichtsmaßnahme, sondern berufsrechtlich der einzig tragbare Weg.
Denn Mandantendaten stehen unter doppeltem Schutz. Neben der DSGVO greift die Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB. Das FAQ-Papier der Bundessteuerberaterkammer zu KI (Stand 27. Januar 2026) hält fest, dass eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO für Berufsgeheimnisträger allein nicht ausreicht und Mandantendaten nur verschlüsselt verarbeitet werden dürfen. Die datenschutzrechtliche Verantwortung bleibt bei der Kanzlei, auch wenn ein Dienstleister die Technik betreibt.
Der EU AI Act ist kein Zukunftsthema mehr. Erste Pflichten gelten seit dem 2. Februar 2025, die vollständigen Anforderungen greifen ab dem 2. August 2026. Für einen Entwurfs-Agenten, der nur Texte vorschlägt und einen Menschen entscheiden lässt, ist die Einstufung überschaubar. Die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4 trifft aber jede Kanzlei, in der überhaupt ein solches Werkzeug läuft. Das bedeutet konkret: Ihre Mitarbeiter müssen verstehen, was der Agent tut und wo seine Grenzen liegen.
Kosten und Einführung
Zur Einordnung ein paar Zahlen aus dem Markt: DATEV hat rund 80 Prozent Marktanteil bei Steuerberatern, aber erst etwa 25 Prozent der Kanzleien nutzen KI überhaupt. Der DATEV Copilot ist seit Februar 2026 für Mitglieder verfügbar. Wer jetzt einen sauberen Entwurfs-Prozess aufsetzt, ist damit früh dran, nicht spät.
Die Einführung läuft bei uns in Schritten. Zuerst ein einzelner Fall-Typ, etwa die Unterlagenabforderung nach Erstmandat. Läuft der stabil, kommen weitere Sachverhalte dazu. Die Anbindung an bestehende Systeme ist überschaubar, weil der Agent lesend arbeitet und schreibend nur in den Entwurfsordner. Ähnlich pragmatisch sind wir bei der automatisierten Auftragsbestätigung vorgegangen: erst ein enger Anwendungsfall, dann Ausbau.
Ehrlich gesagt: Wenn Ihre Kanzlei kleiner ist und Belege ohnehin geordnet reinkommen, ist der Aufwand für einen eigenen Agenten schwer zu rechtfertigen. Dann ist der DATEV Copilot plus disziplinierte Textbausteine oft die bessere Antwort. Der eigene Agent lohnt ab dem Punkt, an dem die immer gleiche Denkarbeit „welche Unterlagen fehlen“ spürbar Personalzeit frisst.
Häufig gestellte Fragen
Sendet der Agent E-Mails selbst an Mandanten?
Nein. Der Agent erzeugt ausschließlich Entwürfe. Der Versand bleibt beim Sachbearbeiter, nach dessen Prüfung und Freigabe. Diese Trennung ist bewusst und berufsrechtlich notwendig.
Was kostet so ein Mandanten-E-Mail-Agent?
Das hängt von der Anzahl der Fall-Typen und den Systemen ab, die angebunden werden. Wir starten bewusst klein mit einem Anwendungsfall, damit Sie den Nutzen sehen, bevor Sie in die Breite investieren. Eine belastbare Zahl liefern wir nach dem Use-Case-Workshop, weil sie ohne Blick auf Ihre echten Fälle geraten wäre.
Ist der Einsatz mit dem Steuergeheimnis und der DSGVO vereinbar?
Ja, unter Auflagen. Verschlüsselte Verarbeitung, kontrollierte Umgebung, dokumentierte Zugriffe und ein Löschkonzept sind Pflicht. Das FAQ der Bundessteuerberaterkammer vom Januar 2026 hält fest, dass eine reine AVV nicht genügt. Die Verantwortung bleibt bei der Kanzlei.
Woher weiß der Agent, welche Unterlagen ein Fall braucht?
Aus einer Bedarfslogik, die wir mit Ihnen aus echten Fällen aufbauen. Ein Modell ohne Kanzleiwissen rät, und raten reicht hier nicht. Erst der abgeglichene Katalog macht die Vorschläge verlässlich.
Ersetzt das den DATEV Copilot?
Nein, es ergänzt ihn. Der Copilot deckt viele Standardaufgaben ab. Ein eigener Agent lohnt dort, wo Sie einen spezifischen, wiederkehrenden Ablauf tief in Ihre Systeme und Ihren Ton integrieren wollen.
Nächster Schritt
Wenn Sie mit DATEV arbeiten und überlegen, wo KI in Ihrer Kanzlei den ersten echten Hebel bringt, schauen Sie sich unsere DATEV-Beratung an. Dort zeigen wir, wie sich Entwurfs-Agenten und Belegverarbeitung in eine bestehende DATEV-Umgebung einfügen, ohne Ihre Prozesse umzuwerfen.
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