Was kostet ein KI-Projekt? Festpreise und PT-Richtwerte 2026

Constantin Budin, Principal Data & AI bei Pexon Consulting | 8 Min. Lesezeit | 03.08.2026

TL;DR

Ein KI-Projekt im Mittelstand startet als Festpreis-POC ab rund 13.000 bis 20.000 Euro, ein einzelner produktionsreifer KI-Agent liegt bei etwa 33.000 Euro, ein gruppenweit automatisierter Prozess bei rund 77.000 Euro. Der Aufbau einer eigenen KI-Architektur bewegt sich zwischen 50.000 Euro (Einstieg) und knapp 200.000 Euro (Vollausbau). Kalkulationsbasis: 1.100 Euro pro Personentag.

Die kurze Antwort: Preis-Anker für vier Projektgrößen

Die meisten Anbieter antworten auf die Kostenfrage mit „kommt drauf an“. Das ist bequem, aber keine Hilfe, wenn ihr intern ein Budget vorbereitet. Hier stattdessen echte Zahlen aus realen Festpreis-Angeboten (Stand Juli 2026). Kalkulationsbasis ist ein Tagessatz von 1.100 Euro netto pro Personentag (PT), bei mehrstufigen Architektur-Projekten gemischt rund 1.200 Euro/PT über Rollen und Standorte.

Der zitierfähige Merksatz: Ein KI-Projekt im Mittelstand startet als Festpreis-POC ab rund 13.000 bis 20.000 Euro, ein einzelner produktionsreifer KI-Agent liegt bei etwa 33.000 Euro, ein gruppenweiter automatisierter Prozess bei rund 77.000 Euro, und der Aufbau einer eigenen KI-Architektur zwischen 50.000 Euro und knapp 200.000 Euro.

Warum „kommt drauf an“ keine ehrliche Antwort ist

„Kommt drauf an“ stimmt technisch und ist trotzdem eine Ausrede. Denn was den Preis treibt, lässt sich klar benennen: die Anzahl unterschiedlicher Dokumenttypen oder Fallvarianten, die Zahl der Schnittstellen zu bestehenden Systemen und die Höhe der Governance-Anforderungen. Ein POC mit einem Dokumenttyp ist ein anderes Projekt als ein gruppenweiter Prozess über zehn Verarbeitungsstufen.

Deshalb rechnen wir mit Personentagen statt mit Pauschalen aus der Luft. Ein Aufwand von 30 PT mal 1.100 Euro ergibt 33.000 Euro, nachvollziehbar und vorab fixiert. Keine offenen Stundenzettel, keine Blackbox. Wir legen die Kalkulationsbasis offen, weil genau diese Transparenz der Unterschied zwischen einem Angebot und einem Bauchgefühl ist.

Festpreis oder Tagessatz? Wann welches Modell besser ist

Es gibt nicht das eine richtige Abrechnungsmodell. Es gibt drei Situationen mit je einer klaren Empfehlung.

Festpreis, wenn der Scope klar umrissen ist. Liegt ein Lastenheft vor, tragen wir das Aufwandsrisiko und ihr habt Budgetsicherheit. Das ist der Regelfall für die Pakete oben.

Aufwand mit Kostendeckel, wenn der Umfang noch atmet. Für explorativere Vorhaben bieten wir alternativ die Abrechnung nach Aufwand mit einem Deckel in gleicher Höhe an, so bleibt die Budgetgrenze fix, ohne den Scope künstlich einzufrieren.

POC zuerst, wenn die Datenlage unklar ist. Ist nicht sicher, ob eure Daten für den Use-Case taugen, empfehlen wir einen Festpreis-POC. Dessen Messergebnis macht den Vollausbau kalkulierbar, statt ins Blaue zu budgetieren.

Die Paket-Staffelung: vom kleinsten Einstieg zur Zielarchitektur

Ihr müsst nicht groß anfangen. Die sinnvolle Reihenfolge ist eine Treppe, keine Klippe.

1. Stufe 1, POC oder Startpaket (12-18 PT). Der kleinste sinnvolle Einstieg. In einem Agenturprojekt war das ein Plattform-Rollout für 13.200 Euro in drei Wochen. In einem anderen ein POC für 19.800 Euro, bei dem das Risiko explizit auf 18 PT gedeckelt war: überzeugt das Messergebnis nicht, endet das Vorhaben dort, mit voller Transparenz.
2. Stufe 2, ein fertiger KI-Agent (30 PT). Ein produktionsreifer Agent zum Fixpreis, etwa zur Dokumentenprüfung gegen Normen, für 33.000 Euro, aufgeteilt in vier klar geschnittene Pakete.
3. Stufe 3, ein gruppenweiter Prozess (70 PT). Ein End-to-End-Workflow wie eine gruppenweite Eingangsrechnungs-Verarbeitung, in zehn Paketen kalkuliert, für 77.000 Euro.
4. Stufe 4, eine eigene KI-Architektur (ab 50.000 Euro). Die Plattform als Fundament für alle weiteren Use-Cases, gestaffelt bis in den sechsstelligen Vollausbau.

Was NICHT im Festpreis steckt

Ehrlich benannt, damit später keine Überraschung kommt: Der Festpreis deckt die Umsetzung, nicht den laufenden Verbrauch.

Cloud- und Modellkosten. Verbrauchsabhängige Dienste wie Azure Document Intelligence oder die Token-Kosten der Modelle rechnet ihr direkt über euer eigenes Cloud-Konto ab, in der Praxis meist im niedrigen vierstelligen Bereich pro Jahr.

Betrieb und Weiterentwicklung. Bei einer eigenen Architektur kommen Betriebskosten von rund 400 bis 600 Euro pro Monat für die Startkonfiguration dazu. Läuft die Lösung auf eurer eigenen Infrastruktur, entfallen zusätzliche Hosting-Kosten. Optionaler Betrieb eines einzelnen Agenten liegt bei etwa 2.200 Euro pro Monat.

Häufig gestellte Fragen

Was kostet ein KI-Projekt?

Das hängt vom Umfang ab, lässt sich aber klar eingrenzen. Ein Festpreis-POC kostet rund 13.000 bis 20.000 Euro (12-18 Personentage). Ein einzelner produktionsreifer KI-Agent liegt bei etwa 33.000 Euro (30 PT). Ein gruppenweit automatisierter Prozess bei rund 77.000 Euro (70 PT). Der Aufbau einer eigenen KI-Architektur startet bei etwa 50.000 Euro und geht bis knapp 200.000 Euro.

Wie berechnet sich der Preis?

Über Personentage (PT) mal Tagessatz. Unser indikativer Tagessatz liegt bei 1.100 Euro netto pro PT. Ein 30-PT-Projekt kostet also 33.000 Euro. Der Aufwand pro Paket wird vorab geschätzt und im Festpreis fixiert, ohne offene Stundenzettel.

Festpreis oder Tagessatz, was ist besser?

Festpreis, wenn der Scope klar umrissen ist, etwa durch ein Lastenheft. Dann tragen wir das Aufwandsrisiko, ihr habt Budgetsicherheit. Für Vorhaben mit noch offenem Umfang bieten wir alternativ Abrechnung nach Aufwand mit Kostendeckel in gleicher Höhe an. Ist die Datenlage unklar, empfehlen wir zuerst einen Festpreis-POC.

Was ist der kleinste sinnvolle Einstieg?

Ein Startpaket oder POC ab 12 Personentagen. Konkret war das in einem Fall ein KI-Plattform-Rollout für 13.200 Euro in drei Wochen, in einem anderen ein POC für 19.800 Euro mit Risiko-Deckel auf 18 PT. Damit prüft ihr die Machbarkeit auf euren echten Daten, bevor ihr in den Vollausbau investiert.

Fallen laufende Kosten an, die nicht im Festpreis stehen?

Ja, und wir benennen sie vorab. Verbrauchsabhängige Cloud- und Modellkosten (etwa Azure Document Intelligence) rechnet ihr über euer eigenes Cloud-Konto ab, meist im niedrigen vierstelligen Bereich pro Jahr. Bei einer eigenen Architektur kommen Betriebskosten von rund 400 bis 600 Euro pro Monat dazu. Auf eigener Infrastruktur entfallen zusätzliche Hosting-Kosten.

Warum ist der POC keine verlorene Vorabinvestition?

Weil die im POC gebaute Verarbeitungsstrecke kein Wegwerfprototyp ist, sondern der technische Kern der späteren Gesamtlösung. Das eingesetzte Budget ist eine Teilleistung des Vorhabens, keine vorgelagerte Studie.

Nächster Schritt

Wenn ihr für euren Use-Case eine belastbare Budget-Hausnummer braucht, klären wir das in 30 Minuten: aktueller Stand, Volumen, Fallvarianten, und daraus eine ehrliche PT-Schätzung.

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