KI Genehmigungsverfahren 2026: prüfen, nicht einreichen

Phillip Pham, Geschäftsführer bei Pexon Consulting | 8 Min. Lesezeit | 07.09.2026

TL;DR: KI Genehmigungsverfahren kurz erklärt

KI Genehmigungsverfahren stocken an unvollständigen Mappen, nicht am fehlenden Modell. Pexon Consulting (80 Mitarbeitende, Deutschland, Microsoft Partner) stellt die Schicht bereit, auf der Antragsunterlagen gegen die interne Checkliste geprüft werden. Das Modell markiert Lücken. Der Mensch reicht ein. HITL vor jeder Behörde, Code im eigenen Git.

Das Problem: Warum die Mappe zurückkommt

Die Mappe kommt zurück, weil Kapitel fehlen, zwei Fassungen nebeneinanderstehen oder Tabelle und Fließtext verschiedene Längen nennen. Das ist Versionsarbeit in dünnen Teams, kein Grund für 44 Tools. Pexon Consulting sieht denselben Schmerz in Netzplanung und Genehmigungsmanagement, nicht in der Leitwarte.

Ein Lageplan fehlt. Das Anlagenverzeichnis nennt drei Gutachten, der Anhang zwei. Im Fließtext steht eine andere Trassenlänge als in der Tabelle. Intern gibt es eine Checkliste. Niemand hat sie gegen den Entwurf gehalten, bevor die Mappe rausging.

In der Stadtwerkestudie 2025 (EY/BDEW, n=100) bleiben 80 Prozent beim Fachkräftemangel. 82 Prozent stufen KI als Transformationsinstrument ein, Vorjahr 61 Prozent. Dünne Teams lesen unter Zeitdruck. Sie merken den Widerspruch oft erst, wenn die Behörde nachfasst.

Das ist kein Leitsystem-Problem. Es ist auch kein Grund, ein Regal an Agenten zu kaufen. Wer so tut, verdoppelt den Textfrieden und löst die Fassung nicht.

Wir raten davon ab, Rückläufe als Modellfrage zu behandeln. Zuerst fehlt die Soll-Struktur, dann die Freigabe, dann der Nachweis, wer geprüft hat.

Was 2026 gemessen wird, und was nicht

Digital@EVU 2026 trennt Strategiepapier und Betrieb: 29 Prozent der EVU haben eine KI-Strategie umgesetzt, 58 Prozent planen eine, 59 Prozent nennen Sicherheit als Hemmnis. Das ist keine Produktivquote für Genehmigungen. Niemand misst öffentlich, wie viele Antragsmappen wegen fehlender Anlagen zurückkommen.

Die Studie (BDEW/VSE/Kearney/IMP3ROVE, Presse 14.04.2026, n über 110 EVU, 96 Prozent DACH) sagt nur: Häuser schreiben Strategien. Personal und Sicherheit fehlen oft. Die Presse-Summe „über 90 Prozent“ ist umgesetzt plus geplant, nicht Produktivbetrieb. Wer das als laufende Genehmigungs-KI verkauft, liest die Tabelle falsch.

Eine zweite Messung, nicht dieselbe. Die EVU-Befragung, die PwC über die ZfK am 13.04.2026 veröffentlicht hat (Lagejahr 2025, Häuser unter 100 bis über 2.000 Mitarbeitende), nennt 79 Prozent mit ersten KI-Lösungen. 61 Prozent bleiben experimentell, unabhängig von der Größe. Kundenservice führt mit 29 Prozent. Netz hinkt. Genau deshalb gehört KI Genehmigungsverfahren ins Netz, nicht in den Service-Chat.

Kein EVU stuft sich dort als KI-getrieben ein. Nur jedes vierte hat eine Roadmap. Ein Textbaustein mit Freigabe ist näher am Betrieb als ein weiterer PoC auf der gleichen Mappe.

Am 29. Juni 2026 hat der Rat den Digital Omnibus beschlossen. Die Hochrisiko-Pflichten aus Anhang III der KI-Verordnung rutschen auf den 2. Dezember 2027. Art. 50 und Art. 4 gelten trotzdem. Das ersetzt HITL vor der Behörde nicht. Wir stellen kein Siegel „AI-Act-konform“ aus.

Was KI Genehmigungsverfahren an Unterlagen darf

KI darf Entwürfe gegen eine vom Haus freigegebene Soll-Struktur halten: Vollständigkeitsprüfung, Plausibilitätsprüfung zwischen Text und Tabelle, Lücken markieren, Formulierungen vorschlagen. Das Modell entscheidet nicht, ob das Vorhaben genehmigt wird. Es ersetzt weder Recht noch Netzplanung. Die Behörde sieht nur die vom Menschen freigegebene Fassung.

Konkret heißt das für uns:

1. Soll-Kapitel und Pflichtanlagen liegen als Checkliste vor, vom Fach freigegeben, nicht vom Modell erfunden.
2. Der Entwurf wird dagegen gehalten. Fehlt ein Gutachten, steht das als Lücke, nicht als stillschweigend erledigt.
3. Zahlenkonflikte zwischen Text, Tabelle und Plan werden angezeigt, bevor jemand unterschreibt.
4. Formulierungen sind Vorschläge. Die fachliche Fassung bleibt beim Menschen.
5. Jeder Lauf schreibt mit, wer geprüft hat, welches Modell, welche Fassung, welche Freigabe.

# Mappe geht erst raus, wenn Fach freigegeben hat
def darf_an_behoerde(mappe: dict) -> bool:
    if not mappe.get("checkliste_ok"):
        return False
    if not mappe.get("freigabe_fach"):
        return False
    return True

Standortwahl ohne Netzplaner gehört nicht dazu. SMGW-Rohdaten auch nicht. Die GenAI Factory 2025 (sieben Netzbetreiber, Januar bis August) hat Lastprognose an der Datenbasis verloren und Netzdokumentation als MVP genommen. Analog: Text zuerst, nicht das große Prognosemodell.

Was KI Genehmigungsverfahren nicht darf

Unsere klare Empfehlung: kein Portal-Upload, kein Versand an Behörde oder Gericht, kein Satz „Antrag gilt als gestellt.“ Parallel zur Adesso-Linie bei Schalthandlungen endet die Autonomie hier am Dokumentenweg. Einreichen bleibt Mensch.

Adesso (Thorsten Vogel, über die ZfK) zieht die rote Linie bei autonomen Schalthandlungen in Strom- und Gasnetz. SCADA-Rohdaten streng. SMGW-Admin-Rohdaten besonders kritisch. Dieselbe Grenze gilt für den Antragsweg: das Modell darf nicht so tun, als sei das Verfahren eröffnet.

BSI-Lesart zu agentischen Systemen: ein LLM mit Tools, APIs oder Workflows ist die sensible Klasse. Eine Protokollzusammenfassung ist das nicht. Ein Agent, der das Behördenportal bedient, ist es.

Wir bauen deshalb Human-in-the-Loop vor jeder Behörde. Nicht als Folie. Als Schalter: ohne Freigabe geht die Mappe nicht raus.

Wer hier Autopilot verspricht, verkauft Risiko. Wer 70 fertige Agenten verspricht, verkauft ein Regal. Beides ist nicht dieser Fall.

Ein Katalog-Fall von 2020, kein Shop

Am 24. Juni 2020 hat der BDEW mit appliedAI im Feld Anlagenplanung genau diese Validierung von Textdokumenten notiert: Verzögerungen vermeiden durch Analyse einzureichender Texte. Workshop-Charakter, kein 2026er Ersatzkatalog und kein Shop mit 44 fertigen Agenten.

Die Publikation Künstliche Intelligenz für die Energiewirtschaft bleibt der gemeinsame Wortschatz. Der BDEW verweist 2026 weiter darauf. Digital@EVU und PwC messen Lage, nicht diesen einen Fall. Wer den Katalog als Produktmenü liest, verwechselt Workshop und Betrieb.

Ein Absatz reicht. Die vier Felder und die volle Liste gehören nicht hierher. Katalog ist Menü. Die Küche darunter ist Infrastruktur.

Warum Word plus Copilot die Rückläufe nicht schließt

Office bleibt sinnvoll. Antragsmappen tragen Netz- und Grundstücksdaten. Ohne Gateway, Register und PII-Filter landet die Angst im privaten Tab oder im Seat ohne Nachweis. Wir raten davon ab, das als gelöste Governance zu verkaufen.

Thüga plus Telekom haben am 14.04.2026 Enterprise-GPT für rund 100 Stadtwerke gemeldet, einschließlich Schreiben und Bescheide in der T Cloud Public EU. Das ist Konzern-SaaS, Marktbild, kein Pexon-Fall. Wer nicht im Verbund sitzt oder Git und Konnektoren selbst halten will, braucht eine andere Schicht.

Verbrauch statt Sitz. Eine Fläche mieten schließt den privaten Tab nicht, wenn die Checkliste und der Code woanders liegen. Der private Tab auf der Mappe ist Schatten-KI, sobald Netz- oder Grundstücksdaten mitwandern. Alternative vor Verbot, sonst weicht der Fachbereich aus. Capgemini Invent hat denselben Satz öffentlich gemacht: wer nur verbietet, produziert Schatten-KI.

Netzbezug in der Mappe ist Beschaffung, nicht Browser-Test. Den angemessenen Schutz bei der Beschaffung der KI-Dienstleistung nach § 5c EnWG haben wir extra gelegt. Hier bleibt der Dokumentenweg.

Die Schicht darunter: Gateway, HITL, Git

Die Offene KI-Plattform für Stadtwerke ist Infrastruktur plus Governance: SSO, Logs, Register, Kill-Switch, HITL. Stadtwerk und VNB bringen Netzausbau-Mappen. ÜNB denselben Dokumentenweg, keinen Service-Chatbot. Code liegt im Git des Hauses.

Pexon Consulting verdrahtet den einen Weg, nicht 70 Agenten. Microsoft Partner in Deutschland, Azure im Hybrid, wenn die Klasse den Weg steuert. Public ChatGPT auf der Antragsakte ist keiner der Wege.

Das KRITIS-Gateway für Energieversorger filtert Klasse und Region, bevor ein Modell die Mappe sieht. Kill-Switch: Modell auf null, ohne die Oberfläche neu zu kaufen. Betrieb bei uns ist 8×5, kein 24/7-Mythos.

Eine Verfahrensklasse, zwei Referenzmappen, kein Behörden-Autopilot. Das ist der Scope, den wir im Check durchgehen. Nicht „KI für alle Genehmigungen“.

Häufig gestellte Fragen

Was darf KI in einem Genehmigungsverfahren prüfen?

Gegen die interne, freigegebene Soll-Struktur. Lücken, Widersprüche, fehlende Anlagen, Versionsbrüche. Formulierungen als Vorschlag. Keine Genehmigungsentscheidung, keine Standortwahl ohne Netzplaner.

Was kostet KI Genehmigungsverfahren im Stadtwerk?

Kein Lockvogelpreis. Der Plattform-Check in 45 Minuten klärt Scope: eine Verfahrensklasse, zwei Referenzmappen, Gateway, HITL, Git. Der Preis folgt dem Scope. Cloud und Modelle bleiben extra.

KI Genehmigungsverfahren vs Copilot in Word: was fehlt?

Office bleibt. Was fehlt, ist der Nachweis: Klasse vor dem Modell, Register, Freigabe, Kill-Switch. Copilot auf der Akte ohne Gateway ist ein Seat, keine Infrastruktur.

Darf die KI den Antrag bei der Behörde einreichen?

Nein. Kein Portal-Upload, kein Versand, kein „Antrag gilt als gestellt.“ HITL vor jeder Behörde. Das ist die harte Grenze dieses Texts, parallel zur roten Linie bei Schalthandlungen.

Ist der BDEW-Katalog von 2020 ein fertiges Produkt?

Nein. Die Publikation vom 24.06.2020 ist ein Workshop-Katalog. Ein Fall daraus (Anlagenplanung, Textdokumente) beschreibt genau diesen Schmerz. Er ist kein Shop und kein 2026er Ersatzkatalog.

Nächster Schritt

Wenn die Mappe heute schon im privaten Tab liegt, ist der nächste Schritt der eine Weg, nicht ein weiteres Frontend. Wie der Baustein aussieht, beschreibt die Seite zu KI für Genehmigungsunterlagen im Stadtwerk. Mitbringen sollten Sie eine Verfahrensklasse und zwei Referenzmappen. Den Stand klären Sie im Plattform-Check oben.

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