Pexon Consulting | 8 Min. Lesezeit | 17.07.2026
TL;DR
Ein KI-Agent liest eingehende Belege, erzeugt daraus Buchungsvorschläge und legt sie als Vorbuchung auf eine To-Do-Liste. Freigegeben wird nichts automatisch. Ihr Team prüft jede Position und bucht mit einem Klick durch. Der Agent arbeitet vor, der Mensch entscheidet. Kein Blindbuchen, volle Kontrolle, GoBD-konform.
Das Problem: zu viele Belege, zu wenig Hände
Die Steuerberatung steckt im Personalengpass. Nach dem ifo-Fachkräftebarometer vom August 2025 meldeten 72,7 Prozent der Rechts- und Steuerberatungskanzleien einen Fachkräftemangel, der höchste Wert aller erfassten Branchen. Gleichzeitig zählte die Bundessteuerberaterkammer zum 1. Januar 2025 nur noch 104.845 Mitglieder, ein Rückgang gegenüber dem Vorjahr. Weniger Fachkräfte, mehr Belege, gleiche Fristen.
Dazu kommt die E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen B2B-E-Rechnungen empfangen können, geregelt im Wachstumschancengesetz. Ab dem 1. Januar 2027 wird das Ausstellen zur Pflicht für Firmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle. Das Belegvolumen wird strukturierter, aber nicht kleiner. Wer die Erfassung weiter von Hand macht, verliert den Wettlauf.
Der naheliegende Reflex lautet Vollautomatik. Der ist falsch. Blind durchbuchen verletzt Ihre Sorgfaltspflicht und schafft ein Haftungsrisiko, das keine Zeitersparnis aufwiegt. Der richtige Ansatz trennt zwei Dinge sauber: die Fleißarbeit und die Entscheidung.
Wie die Vorbuchung funktioniert
Ein KI-Agent für die Finanzbuchhaltung übernimmt genau den Teil, der wiederholbar und regelbasiert ist. Er liest den Beleg, extrahiert die Felder, ordnet Konto und Steuerschlüssel zu und erzeugt einen fertigen Buchungssatz. Diesen Satz bucht er aber nicht scharf. Er legt ihn als Vorbuchung ab, mit allen Feldern, aber im Status „wartet auf Freigabe“.
Der Ablauf in vier Schritten:
- Eingang. Rechnung, Quittung oder E-Rechnung landet im Postfach, im Upload-Ordner oder per Schnittstelle.
- Verarbeitung. Der Agent erkennt Rechnungssteller, Betrag, Steuer, Leistungsdatum und schlägt Konto und Kostenstelle vor.
- Vorbuchung. Der Buchungssatz wird als To-Do erstellt, inklusive Beleg-Vorschau und Begründung des Vorschlags.
- Freigabe. Ihr Mitarbeiter sichtet, korrigiert bei Bedarf und gibt frei. Erst dann wird gebucht.
Dass dieser Weg trägt, zeigt die Praxis am Markt. DATEV meldete am 17. September 2025, dass der Automatisierungsservice Rechnungen von über 100.000 Buchführungen und rund 7.000 Kanzleien genutzt wird und monatlich mehr als 7,5 Millionen Buchungsvorschläge erzeugt. Vorschläge, wohlgemerkt, keine fertigen Buchungen. Die Freigabe bleibt Sache der Kanzlei. Genau dieses Muster bilden wir für Ihren Prozess nach, unabhängig davon, ob Sie den Wareneingang oder die gesamte Kreditorenseite meinen. Wie sich das für den kompletten Eingangsrechnungs-Prozess ausbaut, zeigen wir im Detail bei der KI-gestützten Verarbeitung von Eingangsrechnungen.
Die To-Do-Liste als Freigabe-Kern
Das Herzstück ist nicht die Erkennung, sondern die Liste. Jede Vorbuchung erscheint als Aufgabe mit klarem Kontext. Ihr Team sieht auf einen Blick, was der Agent vorschlägt und warum, und entscheidet pro Position.
Positionen mit hoher Konfidenz, etwa die wiederkehrende Telefonrechnung desselben Anbieters, wandern nach unten und lassen sich im Stapel freigeben. Zweifelsfälle rutschen nach oben und bekommen die Aufmerksamkeit, die sie verdienen. So verschiebt sich die Arbeit vom Tippen zum Prüfen. Ihr Personal macht das, wofür es ausgebildet ist: entscheiden.
Ein Nebeneffekt, der oft unterschätzt wird: Die Liste ist auch die Lernquelle. Jede Korrektur, die ein Mitarbeiter vornimmt, ist ein Signal. Weist jemand denselben Lieferanten dreimal einem anderen Konto zu, zieht der Agent nach. Der Vorschlag von morgen ist besser als der von heute, ohne dass jemand Regeln pflegt.
Was der Mensch behält, was der Agent übernimmt
Die Aufgabenteilung ist keine Geschmacksfrage, sie ist rechtlich geboten. Nach Paragraph 57 Absatz 1 StBerG üben Steuerberater ihren Beruf eigenverantwortlich aus. Diese Eigenverantwortung lässt sich nicht an eine Software delegieren. Ein KI-Agent erzeugt Vorschläge, die Verantwortung für die Richtigkeit der Buchung bleibt beim Berufsträger. Der Agent ist ein sehr schneller Sachbearbeiter, kein Ersatz für die Prüfung.
Genau diese Trennung hält die GoBD ein. Die Grundsätze verlangen Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss jeden Geschäftsvorfall prüfen können, und Buchungen dürfen nachträglich nicht unbemerkt geändert werden. Das aktualisierte BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 hat die GoBD an den digitalen Datenzugriff angepasst. Ein Agent, der jeden Vorschlag, jede Korrektur und jede Freigabe protokolliert, liefert diese Nachvollziehbarkeit sauberer als ein handschriftlich kontierter Papierstapel. Der Freigabe-Schritt ist dabei kein Bremsklotz, sondern der dokumentierte Beweis, dass ein Mensch entschieden hat.
Das Muster funktioniert nicht nur für Rechnungen. Denselben Vorbuchungs-Ansatz nutzen wir für den kompletten Beschaffungsstrang, wenn Sie den Purchase-to-Pay-Prozess mit KI automatisieren, von der Bestellung bis zur Zahlung.
Kosten und Einführung
Die ehrliche Antwort auf die Kostenfrage: Es hängt vom Belegvolumen und der Systemlandschaft ab. Ein Agent, der nur PDF-Rechnungen aus einem Postfach zieht, ist schnell aufgesetzt. Eine Anbindung an DATEV, ein ERP und mehrere Eingangskanäle mit Freigabe-Rollen braucht mehr. Wichtiger als der Startpreis ist die Frage, was jeder eingesparte Bearbeitungsschritt in Ihrer Kanzlei wert ist, gemessen an der Zeit, die Ihre Fachkräfte heute mit Tippen verbringen.
Wir empfehlen keinen Big-Bang. Der Einstieg sollte klein und messbar sein:
- In den ersten zwei Wochen wählen Sie einen klar abgegrenzten Belegtyp, etwa wiederkehrende Lieferantenrechnungen, und setzen Anbindung und Vorbuchung auf.
- Danach schalten Sie den Freigabe-Workflow mit einem kleinen Team live, kalibrieren die Konfidenz-Schwellen und sammeln erste Korrekturen ein.
- Zum Schluss rollen Sie auf weitere Belegtypen aus und prüfen die Kennzahlen: Wie viel Prozent laufen im Stapel durch, wo hakt es noch?
So sehen Sie nach sechs Wochen echte Zahlen aus Ihrem eigenen Betrieb, nicht aus einer Anbieter-Broschüre. Und Sie behalten die Kontrolle darüber, wie weit die Automatisierung geht.
Häufig gestellte Fragen
Bucht der Agent selbstständig, ohne dass jemand kontrolliert?
Nein. Der Agent erzeugt ausschließlich Vorbuchungen. Ohne die Freigabe durch einen Menschen wird keine Position scharf gebucht. Das ist der Kern des Ansatzes und keine abschaltbare Option.
Was kostet ein KI-Agent für die Finanzbuchhaltung?
Das richtet sich nach Belegvolumen, Eingangskanälen und Anbindung an Ihre Systeme. Statt einer Pauschale rechnen wir mit Ihnen den Wert der eingesparten Bearbeitungszeit gegen den Aufwand. Ein abgegrenzter Pilot mit einem Belegtyp ist der günstigste Weg, das für Ihre Kanzlei zu beziffern.
Ist das GoBD-konform?
Ja, sofern der Freigabe-Schritt zwingend bleibt und jeder Schritt protokolliert wird. Die GoBD verlangt Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. Ein Agent, der Vorschlag, Korrektur und Freigabe lückenlos dokumentiert, erfüllt das. Das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 hat die Grundsätze zuletzt an den digitalen Zugriff angepasst.
Verliert mein Team dadurch Aufgaben?
Die Aufgabe verschiebt sich von der Erfassung zur Prüfung. Angesichts des Fachkräftemangels ist das ein Gewinn: Dieselben Leute schaffen mehr Mandanten, weil sie nicht mehr tippen, sondern entscheiden. Die anspruchsvolle Arbeit bleibt beim Menschen.
Funktioniert das mit E-Rechnungen und mit DATEV?
Ja. Strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 lassen sich sogar leichter verarbeiten als PDFs, weil die Felder bereits maschinenlesbar sind. Eine Anbindung an DATEV und gängige ERP-Systeme ist Teil des Setups.
Nächster Schritt
Wenn Sie mit DATEV arbeiten, ist der Vorbuchungs-Agent kein Fremdkörper, sondern eine Erweiterung Ihres bestehenden Prozesses. Wir zeigen Ihnen, wie sich der Freigabe-Workflow an Ihre DATEV-Umgebung andockt und wo der schnellste Hebel liegt. Sehen Sie sich unseren Ansatz für KI-Automatisierung rund um DATEV an und wir sprechen über Ihren konkreten Belegstrom.
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