Qualitative Daten: Das Herzstück des ESG-Reportings
Im Gegensatz zu quantitativen Daten, die sich in Zahlen messen lassen (z.B. CO2-Emissionen, Wasserverbrauch), sind qualitative Daten deskriptiver Natur. Sie beschreiben beispielsweise:
- Umwelt: Maßnahmen zur Reduzierung von Emissionen, Strategien zur Ressourcenschonung, Umgang mit Umweltgiften
- Soziales: Arbeitsbedingungen, Mitarbeitergesundheit, Menschenrechtsstandards in der Lieferkette
- Governance: Korruptionsbekämpfung, Diversität im Vorstand, Risikomanagement
Diese Informationen sind oft in verschiedenen Unternehmensbereichen verteilt und liegen in unterschiedlichen Formaten vor (Dokumente, Präsentationen, E-Mails). Hinzu kommt, dass bei der Erfassung oft ein Bezug zu in der Wesentlichkeitsanalyse erfassten IROs (Impacts, Risks, Opportunities) hergestellt werden muss. Das bedeutet, dass für ihre Erfassung oft einiges an Begleitinformationen berücksichtigt werden muss.
Excel: Ein Werkzeug mit Grenzen
Viele Unternehmen greifen zunächst auf Excel zurück, um ESG-Daten zu verwalten. Doch für die komplexen Anforderungen des ESG-Reportings ist dieses Tool oft nicht ausreichend:
- Fehlender Kontext: Zur Beantwortung der qualitativen Daten muss einiges an Kontext beachtet werden. Diese Informationen können nur schwer in Excel abgebildet werden.
- Mangelnde Struktur und Flexibilität: Qualitative ESG-Daten sind oft textlastig, umfangreich und schwer in starren Tabellenstrukturen abzubilden. Softwarelösungen bieten hier flexible Eingabemasken, die an unterschiedliche Fragestellungen und Datenformate angepasst werden können.
- Eingeschränkte Kollaboration: ESG-Reporting ist ein unternehmensweiter Prozess, der die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen erfordert. In Excel ist die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten umständlich und fehleranfällig. Softwarelösungen ermöglichen dagegen eine effiziente und kontrollierte Zusammenarbeit mit definierten Rollen und Zugriffsrechten.
- Schwierige Nachverfolgung und Versionierung: Bei der manuellen Datenpflege in Excel ist es schwer, Änderungen nachzuvollziehen und verschiedene Versionen eines Dokuments zu verwalten. Softwarelösungen bieten hier automatisierte Versionierung und detaillierte Änderungsprotokolle, die die Transparenz und Auditierbarkeit erhöhen.
- Mangelnde Automatisierung: Excel bietet nur begrenzte Möglichkeiten zur Automatisierung von Prozessen. Softwarelösungen können dagegen Workflows abbilden, Erinnerungen versenden und Reports automatisch generieren.
Softwarelösungen: Der Schlüssel zur effizienten Datenerfassung
Um die Herausforderungen der qualitativen Datenerfassung zu meistern, empfiehlt sich der Einsatz spezialisierter Softwarelösungen. Diese bieten eine Reihe von Vorteilen:
1. Zentrale Datenhaltung: Alle relevanten Informationen werden an einem Ort gespeichert und sind für alle Beteiligten zugänglich. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und sorgt für einheitliche Daten.
2. Strukturierte Erfassung: Vordefinierte Fragebögen und Antwortformate leiten die Nutzer durch den Eingabeprozess und stellen sicher, dass alle notwendigen Informationen erfasst werden. Zusätzlich werden dem Benutzer bei jedem Schritt relevante Informationen und Hilfestellungen angezeigt.
3. Workflow-Management: Automatisierte Workflows weisen Aufgaben zu, definieren Verantwortlichkeiten und überwachen Fristen. Dies sorgt für einen reibungslosen und effizienten Ablauf.
4. Versionierung und Dokumentation: Jede Änderung wird protokolliert und ist jederzeit nachvollziehbar. Dies erhöht die Transparenz und erleichtert die Auditierung.
5. Reporting und Analyse: Softwarelösungen bieten umfangreiche Reporting- und Analysefunktionen, mit denen sich die gesammelten Daten auswerten und in aussagekräftige Berichte überführen lassen.
6. Vorausgefüllte Antworten: Antworten können mit bestehenden Daten vorausgefüllt werden und unterstützen so die Verantwortlichen im Prozess.
Die richtige Software finden: Ein Überblick
Die Auswahl der passenden Software hängt von den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens ab. Hier eine kurze Vorstellung verschiedener Lösungen:
Projektmanagement Systeme wie Jira:
- Vorteile: Flexibel anpassbar, oft bereits im Unternehmen vorhanden, große Community und viele verfügbare Erweiterungen.
- Nachteile: Erfordert technisches Know-how für die Konfiguration, kann für ESG-spezifische Anforderungen zu komplex sein.
- Geeignet für: Unternehmen, die bereits Jira verwenden und über interne Ressourcen für die Anpassung und Automatisierung verfügen.
Workflow Management Tools wie AgilePoint:
- Vorteile: Benutzerfreundliche Oberfläche, gute Integrationsmöglichkeiten mit anderen Systemen, Möglichkeit zur Erstellung von personalisierten Formularen und Workflows, direkte Kommunikation mit einer Datenbank.
- Nachteile: Eher teuer, Funktionsumfang möglicherweise für kleinere Unternehmen zu umfangreich.
- Geeignet für: Mittlere und große Unternehmen, die eine Out-of-the-box-Lösung mit umfassenden Funktionen suchen.
Ein Webtool in Eigenentwicklung:
- Vorteile: Genau an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassbar.
- Nachteile:Teuer in der Wartung und erhöhter Schulungsaufwand für eines komplett neues Tool.
- Geeignet für: Große Unternehmen die sehr spezielle Anforderungen an den Reportingprozess haben.
Tipp: Der Deutsche Nachhaltigkeitskodex (DNK) entwickelt eine Open-Source-Plattform, die Unternehmen durch den ESG-Reportingprozess führt. Diese Plattform ist vor allem für kleinere Unternehmen interessant. Für größere Unternehmen ist sie möglicherweise nicht flexibel genug. Dennoch lohnt sich ein Blick auf das Projekt, da der DNK die Gesetzestexte verständlich aufbereitet hat. Diese Texte können als Inspiration für die eigene Softwareentwicklung dienen.
Fazit
Die Erfassung qualitativer Daten ist ein zentraler Bestandteil des ESG-Reportings. Mit den richtigen Softwarelösungen können Unternehmen diesen Prozess effizient gestalten, die Datenqualität verbessern und transparente, aussagekräftige ESG-Berichte erstellen.
